淺析如何在創新中完善企業檔案管理工作

陳李明

摘要：創新是企業的當務之急，而企業檔案管理的創新也不例外。本文淺析企業檔案管理在創新中存在的問題，探討解決問題的方法和措施，希望能為企業檔案管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：企業檔案管理工作；存在問題；創新；完善

科學技術隨著社會經濟的發展而不斷發展，行業之間的競爭也在社會市場中越來越激烈，企業如果要保證自己能夠持續的發展，就要保持其在社會市場中的競爭力。企業的檔案管理工作是企業保持競爭力的關鍵因素之一。所以，企業的檔案管理工作一定要適應當前信息技術飛速發展的時代背景，在傳統的管理基礎上，建立新的檔案管理理念 ，不斷地完善和創新企業檔案管理工作。

一、 企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的革新與發展必須以傳統的檔案管理模式為基礎，所有的檔案管理工作都有其管理系統作為革新和發展的基礎。我國的檔案管理工作已經發展了很長的時間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經驗，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統的檔案管理模式雖然在信息技術環境下存在一定的局限性，但正是因為有了傳統的管理理念和方法作為基礎，才能實現管理工作的創新。現今正是進行企業檔案管理工作創新和發展的時候，一定要對過去的管理模式進行仔細的研究和總結，在傳統的檔案管理模式的基礎上尋求革新與發展。

（二）企業的檔案管理工作不能脫離實際。當前，我國眾多企業的檔案管理工作的革新仍然處于初級的狀態，創新的過程依然存在著大量的問題，會受到各種因素的制約。此外，檔案管理工作人員的責任意識不夠強，檔案管理部門的管理工作不到位，使得企業檔案管理工作的革新與發展進度相當緩慢。要進行檔案管理的創新就要立足于實際，找出創新發展進程中存在的問題，為檔案管理的創新打好堅實的基礎。

（三）對企業檔案管理工作的創新，不但學習檔案管理行業的相關知識，借鑒本行業成功的管理經驗，還要對相關行業的知識進行培訓和學習，提升企業自身的檔案管理經驗和豐富管理的內容。管理方式的不斷革新是企業發展的不竭動力，目前的問題是，在進行檔案管理工作創新的時候，沒有創新的理論，沒有創新的方法，也沒有創新的實踐經驗，就進行虛無縹緲的創新。如不懂得借鑒和學習其他相關行業的知識和成功的經驗，必將導致企業檔案管理的革新與發展緩慢滯后。

（四）企業內部相關管理者對檔案管理方式革新的重視程度不夠高，過多的追求管理成本的降低，創造更大的經濟效益，不能認識到的檔案管理工作對企業內部機制運行和發展的意義。并且很多的企業管理者直接忽視企業內部檔案的管理，認為檔案的管理工作并不能對企業的發展起到實質性的作用。企業內部的檔案管理人員缺乏工作的積極性和責任心。

（五）很多企業在檔案管理的工作方面依然采用人工登記、分類和保存的方法，造成大量人力和物力的浪費，不能適應當前的社會市場環境。企業沒有制定相關的制度，促進檔案管理工作的順利實施，造成檔案管理工作不能在規范的制度保障下進行革新。也使得各個部門之間的檔案關系混亂，造成檔案的重復或者檔案缺失。有的檔案管理人員是從企業的其他部門直接調用過來的，沒有具備專業的檔案管理理論知識和實踐操作經驗，造成管理人員在具體檔案管理環節中的操作失誤，致使管理效率不能有效的提高。

二、 企業檔案管理工作的實施措施

（一） 企業管理者加強對檔案管理工作的重視

處在社會經濟發展的大背景下，企業的決策者，應該提高對檔案管理的重視程度，正確的認識檔案管理對企業發展的作用。把檔案管理工作與企業的其他相關的管理工作有效的結合起來，配置有專業管理技術的檔案管理工作人員，并根據檔案管理工作人員的工作建立一定獎罰機制，加強對管理人員的教育培訓，使其樹立管理責任心，能夠主動積極的進行相關的檔案管理工作，提高管理的技術技能，保證檔案管理水平逐漸的提高，使檔案管理工作能發揮其在企業發展中的重要功能。

（二）改進檔案管理的方式

傳統的管理方式存在很大的弊端，作為現代企業檔案管理的基礎，隨著現代信息化的企業檔案管理方式的形成，傳統的企業檔案管理模式要適時地退出信息化的時代。在企業檔案的管理工作中要學會利用先進的計算機網絡技術，設置相關的數字化檔案管理，保證企業內部各運行機制實現檔案信息的實時查詢機制，保證企業檔案管理工作的效率，為企業在現代化進程中的發展提供有效的幫助。

（三） 加大檔案管理的投入

企業逐漸對檔案管理的重視程度提高以后，就會實現對檔案管理工作相關資源的投入，使得檔案管理工作機制更加的完善。并且設置專門的企業檔案管理的資源分享平臺，建立相關的檔案信息查詢渠道，使企業的檔案管理檢索的平臺機制更加完善，便于更好地推動企業的革新與發展。

（四） 完善檔案管理的制度

面對企業檔案管理的現狀，需要有一個良好的企業檔案管理制度作為保障，建立完善的企業檔案管理的制度體系。首先，要對檔案管理機構人員的設置進行明確的規范約束，使得檔案管理工作人員認清自己的崗位職責。其次，要有明確的制度規定各部門之間的責任，使企業各部門之間都能進行良性的溝通與交流，從而實現檔案管理工作內容和方式的革新，為企業的穩定發展提供相關的保障。

（五） 吸納專業的檔案管理人才

企業內部的檔案管理工作人員，很多是由企業其他相關部門人員在沒有一定管理技術的情況下，直接以檔案管理人員的身份進行管理的，這部分管理者是沒有經過系統的培訓的，所以沒有專業的管理技術，所以就不能保證檔案管理的科學性。企業可以通過招聘，或采用競爭上崗的方式，為企業的檔案管理引進受過系統培訓的專業的檔案管理者，有效的促進企業檔案管理工作的效率。

結語

綜上所述，企業檔案管理工作已經是企業能夠健康穩定發展的重要因素，目前部分企業內部的檔案管理機制存在著觀念上的落后，檔案管理方法的單調，以及檔案管理部門缺乏專業的檔案管理人才等。所以企業的領導層要不斷加強對檔案管理工作的重視程度，改進企業內部檔案的管理方式，加大對檔案管理工作的投入力度，完善檔案管理的制度保障體系，對檔案管理工作人員專業素質和技能的培訓，來實現企業檔案管理的革新與發展，從而更好地推動企業在當今信息技術時代的發展。

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