數字檔案系統安全管理策略分析

喬玉萍

摘要：數字檔案相比紙張檔案有很大的優勢，包括存儲量大、查找便捷等，但它也有一定的劣勢，數字檔案必須是依賴于計算機而存在，一旦計算機或者是存儲系統發生故障，數字檔案也就因此遺失。所以無論是企業、學校還是政府部門，在利用計算機進行檔案存儲時都會考慮到數字檔案的安全管理。基于此，本文將對如何進行數字檔案系統安全管理進行分析。

關鍵詞：數字檔案 系統安全 管理

數字檔案的出現大大減輕了檔案管理的工作量，將智能化、機械化管理融入進了檔案管理中。將檔案存儲于計算機之中，使得存儲量得以擴大，查找檔案也不再去檔案室翻閱，直接在計算機上搜索即可。正是由于這樣的優點，使得數字檔案已經在各領域得到了普及，但隨著它的普及，問題也就逐漸暴露，數字檔案完全依賴于計算機系統，所以一旦計算機出現故障或存儲系統出現故障，數字檔案也就會遺失。而計算機故障是不確定因素，隨時都有可能發生，這也就給數字檔案安全管理工作增加了難度。本文提出了數字檔案系統安全管理的幾點建議，主要是為了提升數字檔案的安全性，延長數字檔案的保存時間。

1、日常維護，防范未然。

數字檔案系統縱然有很多的便捷，但其安全性也的確較低，對數字檔案系統進行安全管理的第一項內容不是建設更完善的系統，而是要有維護系統的意識。再好的系統也有損壞的時候，不能因為有好的系統就放松警惕，最重要的是對系統進行日常維護，杜絕其發生大的問題，這是對數字檔案系統進行安全管理的最基本的一項工作。而事前預防的重要手段就是前端控制，主要內容包括在數字檔案系統建立時就重點分析該系統的承受能力，即遭受多大的損壞才能導致系統癱瘓，并制定解決方案。其次是對于計算機、軟件的選擇，為了保障數字檔案的安全，這方面一定要選擇較好的、性價比較高的設備。

2、對安全管理機制進行評估并不斷改進。

每一個數字檔案館都會設立一些管理規則，這也就是管理機制，管理機制不能是一成不變的，需要根據不同的時期進行改正，具體改正方法涉及兩個步驟，首先是定期或不定期對管理機制進行評估，評估主要是結合內部具體情況和外部較好的管理機制，發現其問題所在。評估涉及的數據不能太過單一，必須全方面考慮，收集所有需要的數據之后再進行分析。其次是根據評估所發現的問題提出具有針對性的對策，并給予改正。只有不斷重復評估、改正這一流程，才能保證數字檔案系統的安全性能。

3、提升檔案人員業務能力及個人素質。

數字檔案系統雖然依賴于計算機系統而存在，但對該系統的管理始終離不開人工的參與，并且對檔案人員的要求相比傳統的檔案館管理人員而言有了更高的要求。檔案人員要有熟練的業務能力，還要能夠熟練運用各項計算機軟件，在系統出現問題時能夠作出簡單處理，其次是要有很強的責任心、安全意識。數字檔案系統面臨最大的考驗就是檔案的安全，如果檔案人員沒有足夠的安全意識，也就無法進行這項工作。要提升檔案人員業務能力和個人素質并不是一件簡單的事，要對其進行檔案管理方面知識的培訓并不難，難的是培養其計算機技術。首先，檔案館管理者可以對檔案人員進行定期培訓，培訓其計算機操作水平，但僅僅依靠管理者組織的培訓顯然是不足的，所以可以不定期舉行計算機水平比賽，以此來激勵檔案人員學習計算機技術。除此之外，可以在招聘檔案人員時就考慮到應聘者的計算機技術，將計算機納入考核標準之中。

4、將數字檔案轉化成圖像、聲音等進行保存。

數字檔案存的檔案均是以數字信號為主，所以在讀取檔案和保存檔案時方式就比較單一，而如果將數字信號進行轉換，轉成圖像信號，那么就有了更多樣的保存方式和讀取方式。這就相當于將一份檔案拍成圖像在另外的地方進行保存，而要讀取該檔案時可以直接讀取圖像而不用在檔案庫中查找。這樣做不僅僅是為了提升其安全性，還可有降低檔案被人為篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的檔案，他們對選擇查找自己的數字檔案，但那份檔案早已轉換成了圖像檔案，即便是被修改了也可以迅速查出來。

5、信息備份。

在數字檔案系統管理過程中，信息備份是必不可少的環節，正是因為計算機系統的不穩定性，縱然是做了再多的安全管理工作，系統故障依然是難以預見的，對檔案系統進行安全管理的目的只是為了降低風險，將損耗盡可能降低，或者是盡可能避免風險。信息備份是大部分數字檔案館都會采取的手段，并且也是比較有效的手段。信息備份分為靜態備份和同步備份，大部分檔案館比較喜歡采用靜態備份，即離線保存信息。同步備份大多是將熟悉拷貝于硬盤、網絡等，檔案出現問題時進行檔案恢復。

綜上所述，數字檔案系統安全管理是一項需要多角度、靈活應對的工作，本文主要提出了五點對策，即日常的維護、評估管理機制、檔案人員素質提升、檔案轉化和信息備份。對數字檔案進行安全管理的目的并不是為了完全杜絕故障的發生，事實上，要完全杜絕故障也是不可能的，安全管理只是盡量降低損失，減少風險發生的可能性，并作出事后彌補。但總的來說，數字檔案系統安全管理需要的是防范于未然，不要“亡羊補牢”，而是在檔案遺失之前就作出應對措施，這是安全管理的難點，需要管理者不斷探索，不斷總結，以及不斷改進管理手段。

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