淺議存貨購進環節的內部會計控制

叢遠兵

摘 要：存貨占據了企業流動資產的半壁江山，完善的存貨內部控制一方面使得存貨資產的完整性得以保證，另一方面對存貨流程關鍵點加以控制，能夠有效地降低經營風險和采購成本。因此，建立健全有效的存貨內部控制對于企業而言刻不容緩。本論文主要針對企業存貨購進環節可能出現的問題，結合存貨的基本業務流程，從存貨采購計劃及其實施，存貨采購環節的合同控制，存貨采購業務會計控制幾個方面進行研究，以求通過對內部會計控制來保證資產的安全性和完整性。

關鍵詞：內部會計控制；存貨；采購

一、存貨購進環節內部會計控制現狀分析

1.存貨購進環節內部會計控制的現狀分析

存貨占了流動資產比重的40%-60%，在生產制造環節以及銷售過程中的重要價值，不少人企圖用它來控制利潤，達到偷稅漏稅的目的。

對工業生產型企業來說，采購環節是生產經營的初始環節，目的是要及時采購原材料符合生產需要，價格實惠，質量過關。因為采購直接關系到貨幣資金的減少以及負債的增加且業務發生頻繁，工作量大，涉及部門多。在缺乏透明度還不夠科學完善的內部制度的影響下，及其容易產生種種管理漏洞。比如采購人員中飽私囊，與供應商簽訂虛假合同；有的放棄物美價廉的商品，犧牲企業的利益，搞人情買賣，從中拿回扣傭金，這些都是現實中常見的現象。類似于以權謀私、偷梁換柱等問題，都會導致企業無法采購到合適的商品，高價卻不一定買到好的商品或原料，這就容易造成資金的浪費和損失。

2.存貨購進環節內部會計控制中存在的問題

企業在存貨購進環節的主要問題如下：

（1）弄虛作假，故意混淆采購成本與其他有關費用

許多公司為了直接扣除，將在采購過程中發生的本應計入采購成本的運輸成本，裝卸成本，保險費，入庫前的挑選整理費和整理費用和其他費用，直接計入當期損益；采購環節發生退貨時，不做存貨的進項稅額轉出，卻計入作為“營業外收入”、“其他業務收入”、“應付賬款”等會計科目進行作假處理，用來虛增收入和利潤。

（2）采購人員圖謀私利

詢價與確定供應商業務未分離，使得采購人員有機會圖謀私利，簽訂假合同騙取企業貨款。

（3）監守自盜、虛報損失

材料保管人員監守自盜，利用職務之便將存貨財產轉移私下出售，虛報夸大損失，借此謀取個人私利。

（4）實施“調包計”

將采購或庫存物資進行調換，以舊換新，以次充好。混淆不同型號、不同價格的物資，用來滿足個人私欲。

存貨內部會計控制能否實施對企業而言是一個亟待解決的問題。存貨會對企業流動資產產生很大的影響，所以揭示存貨購進環節業務中業務的脆弱性，對確保資產的安全和有效使用具有非常重要的意義。

二、存貨購進環節內部會計控制中問題的成因

1.會計系統沒有充分考慮到內部控制

企業沒有充分考慮到內部會計控制的存貨采購業務，導致在計劃經濟的設計中的會計制度，保留了缺陷。若是缺少日常會計記錄，過度簡化會計資料會使得經濟活動發展的軌跡無法得到連續的反映。

2.內部控制缺乏具體的標準和尺度

不同類型的單位建立的內部控制模式也大相庭徑。比如大型企業的內部控制較為嚴密；而中小型企業為了達到人力資源使用率的最大化，內部控制就較為粗糙，內部控制評價就會缺乏具體的標準，而所有這些業務處理都應有一個明確的標準。比如對采購業務，先付款后提貨如何處理，貨到后發票未到又如何處理，商品發生現金折扣、商業折扣等又如何處理等等。

3.存貨內部控制意識薄弱及職責不明確

現實中，因為存貨數量較大，容易造假，存貨內部控制輕微疏忽，就會給予貪污盜竊者腐敗和盜竊機會。因此在存貨的采購過程中出現了虛假購買的現象。

企業應完善崗位責任制，對企業進行庫存管理，明確各部門之間的職責和崗位，特別是不相容的崗位之間要形成相互分離、相互制約和監督。在實際工作中，庫存采購，驗收和付款，這些業務在正常運作中，一般不允許個人獨立運作。如果詢價與確定供應商的職務未分離，會導致個人吃回扣，損失企業的利益。

三、加強企業存貨購進環節內部控制的對策和建議

1.完善企業存貨的內部控制制度

（1）建立科學合理的內部會計控制體系

①引導經營管理思想。存貨內部控制是內部會計控制的重要環節，以保證會計信息數據的真實性和完整性，以達到企業的利潤更為豐厚的目的。

②實現企業穩定經營。建立和完善合理有效的庫存內部控制管理體系，不僅可以記錄錯誤的預防和控制，對人員舞弊行為，盡快查明原因，以便準確、及時地制定和采取糾正措施。還可以達到有效地降低經營風險和采購成本的目的，保證企業持續經營穩定發展，達到效益最大化。

③實現現代化管理。內部控制是實現現代化管理的基礎和前提。只有全面強化內部控制，才能保證責任制的真正落實。

④糾正不正當行為。實行現代審計方法的前提就是內部控制。完善內部控制制度，才能明確內部控制的范圍和內容，健全的內部控制制度是為基礎審計保駕護航。完善內部控制制度，是審計的基礎。

（2）建立健全存貨購進環節的計劃、合同的訂立和審批制度

作為存貨會計控制的一個組成部分，采購的計劃執行也很重要。企業必須嚴格按照計劃對存貨購進環節發生的業務進行申報，并將不同業務分為不同崗位的人員完成。由采購部門根據生產部門提供的物料需求計劃和材料請購單制定采購計劃，從而提出具體的采購目錄，經由關主管人員簽字審批。會計人員需要及時、準確地計算存貨的采購成本，以保證會計數據的真實性和準確性。

將存貨采購計劃與存貨購買數量的計算結果進行比較，可以檢測出該計劃的實施程度。會計控制人員除了檢查存貨計劃執行完成的情況外，還要在檢查過程中對原始資料進行核對，找出該計劃未能完成的客觀和主觀的原因，并對癥下藥提出改進建議，以保證進貨計劃的完成，滿足企業正常生產需要。

存貨的采購合同是由采購部負責管理和會計控制人員的這一部分負責監督和檢查。檢查合同是否具有法律上的可行性、安全性和合同履行的情況，是會計的重要內容。在合同簽訂前，會計控制部門應根據授權情況對合同內容進行檢查。對于已經簽訂的合同要進行核對，包括購買數量和到貨時間。根據采購計劃和生產部門的需要，控制庫存數量的購買，根據生產需要控制的時間購買，有可以不缺的材料或停機現象。

存貨采購在采購人員授權的領導下，按照合同規定，授權的內容應經有關部門批準；采購人員不得變更合同授權的內容，根據計劃簽訂合同后，將合同副本送到會計部審核并保留。

在日常工作中，會計控制人員應該對原輔材料等供應商建立檔案，通過電話查詢或其他可進行的方式了解供應商的詳細信息。了解其信譽情況并對相關信用問題進行核查。實踐證明，這一部分的會計控制也十分關鍵和必要的。

（3）采購環節的內部控制的其他措施

①請購。在購貨之前，采購業務必須按照申報程序走，倉儲部將生產經物料需求計劃報送到采購部門，請購單由相關的部門負責人審批并簽字同意之后，交到采購部門。

②采購。采購部門在接到請購單后，核實采購申請單是否合理，估算采購所需資金，由采購部門主管簽字審批。根據審批后的請購單，由采購部門派不關聯的人員對不同的供應商進行詢價，具體內容包括價格、質量、折扣和付款條件及交貨時間等，供應商的確定由主管負責，隨后重新簽訂購買合同，合同內容和采購訂單一致。采購合同簽訂后，由采購人員負責訂購和采購。

2.對存貨內部控制環境加以改進

控制環境的好壞影響到整個企業內部控制的效果，要注重塑造企業的內部控制環境。企業管理者應該加強內部控制環境的建設，完善公司的各項的管理制度，重視培養各個部門員工的內部控制意識，與存貨的購進、保管、領用環節相關的部門尤其需要重視。

3.明確職責分工并分離不相容業務

企業應將存貨管理部門不相容職務互相分離，明確職責分工，形成全面而科學的內部牽制機制。

第一，將詢價與確定供應商分開，由不關聯的人員負責，這就可以達到充分監督的第一步。第二，物流和采購環節分開，例如采購授權批準、執行業務、監督審核職務等幾項工作應該分開為不同的業務環節，進而由兩個以上的人加以操作。第三，要加強監督控制，派相關會計隨同倉庫保管員定時地對企業的倉庫存貨進行盤查，發現問題時及時上報并糾正。例如，作為企業的材料會計人員必須給予企業存貨足夠的重視，必須在有效的時間內及時反饋企業庫存數量和質量，防止在庫存短缺的情況下，出現管理上的漏洞。

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