淺議如何做好文書檔案管理工作

藺國偉

摘 要：文書檔案是任何單位、組織、團結生產實踐以文字形式的歷史體現，是重大決策、重大工程、重要事項等的真實記錄與憑證，對保障員工切身利益、促進社會的不斷前進具有不可替代的重要作用。只有保障文書檔案的完整性與真實性，不斷提高檔案管理的質量，才能更好開發與利用檔案信息資源。隨著辦公自動化、信息化、智能化的不斷發展，進一步加強和改進文書與檔案管理的必要性也不斷增強。筆者通過結合自己文書檔案的管理實踐所產生一些想法與思考與諸君分享，希望對文書檔案新手有所助益與借鑒。

關鍵詞：文書檔案；管理；措施

一、文書檔案概述

（一）文書檔案的業務職責

文書檔案管理主要包括文書材料的立卷、收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等業務，各業務既相互連接，又相互制約，而“利用”是其中的中心環節，其它環節均為“利用”服務。文書檔案具有工作的“參謀”、宣傳教育的素材、歷史的憑證等重要作用，為科學研究提供基礎支撐，其在任何單位的重要性都不言而喻。加強文書檔案工作，服從服務本單位工作大局，是辦公室的重要職責。

（二）文書檔案承載廣泛

文書檔案既是對一個單位生產實踐的文字載體、更是對重要工作、重大事項的一種真實、有效的記錄與反映。文書檔案的載體包含單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等，以及上級部門所下發的各類文件。檔案內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

（三）文書檔案聯系緊密

文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，文書檔案的質量更是直接影響著檔案管理的質量。二者相輔相成，互為補充，不可或缺。

二、文書檔案管理中的常見問題

（一）文書檔案管理不規范問題

受檔案規范化管理意識薄弱、重視程度不夠、職責分工不明確、檔案管理制度流于形式等因素的影響，部分單位文書檔案的管理利用不符合相關管理規定，在日常實踐中經常發生這樣的問題：不能將分散的文書檔案資料及時歸檔、不能及時將使用完畢的文件歸檔、未及時歸檔的文檔無故流失等不規范性現象，影響了文檔管理標準化、自動化、數字化、智能化建設的深入推進。

（二）文書與檔案工作銜接不到位問題

文書檔案工作由文書和檔案兩塊業務組成，彼此既有區分也有聯系，既有分工也有統一。目前比較流行的文書和檔案“分塊管理”制度誠然有其有效性和科學性，但在現實工作中也會存在文書人員的檔案管理意識較為單薄或檔案人員對于文書工作很少有考慮等銜接不到位的問題，在某種程度上讓文書和檔案工作產生分歧，不能真正做到文書檔案管理有機銜接與統一融合。

（三）檔案人員檔案管理意識弱化、責任心缺乏問題

因部分檔案人員管理意識較薄弱，重紅頭文件管理，輕無編號或一般性文件管理，致應歸檔文件未及時歸檔；少數檔案人員責任心不強，沒有認真記錄整理相關檔案文件，造成檔案文件真偽性不明，原件與復印件不分，文件材料分散不好管理等問題，無法確保檔案完整性、真實性、可靠性，導致檔案文件利用價值喪失或降低，法律依據性不強。

三、進一步加強和改進文書檔案管理的措施與建議

文書管理工作是否到位直接影響著檔案管理工作效率，甚至影響辦公室業務效率和質量。鑒于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作量大且雜，個人認為，應該從完善制度、嚴格標準、智能辦公、人員素質等方面入手，進一步加強文書檔案管理工作。

（一）完善制度，保障隊伍，提高文書檔案管理水平

一是完善并貫徹檔案管理各項制度及配套措施，大力促進文書檔案管理規范化、標準化建設；二是建設專業檔案人才隊伍，并在力所能及地范圍內為其創造較好的工作條件和環境，使其能夠安心于文書檔案管理工作；三是不斷強化檔案人員責任意識，認真細致做好文件資料收集整理工作，統一登記造冊，統一編號存檔，統一管理利用，不斷提升文書檔案管理水平。

（二）智能辦公，數字建設，推行一體管理

隨著辦公信息化、數字化、智能化的不斷發展，文書和檔案之間的界限日益模糊，關聯日益緊密。神華集團今年力推的檔案數字化掃描工作就是文書與檔案管理高度融合的具體體現。經過檔案數字化掃描、分類、電子存檔及入庫等程序，將文書和檔案信息導入到應系統，通過智能辦公進行有效管理，達到資源共享，實現“多途徑檢索”、“一次性輸入輸出”的信息化管理效果，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范，促進文書與檔案工作無縫銜接與一體管理。

（三）學習培訓，實踐應用，提升檔案人員素質與技能

一是積極參加參與本單位的檔案管理實踐，在踐中學，在踐中悟；二是利用業余時間自學檔案管理知識，不斷夯實專業知識儲備；三是參加有關檔案管理培訓，不斷提升自身檔案管理水平；四是加強兼職檔案人員知識技能培訓，普及有關文書檔案收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編 號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，不斷提升單位檔案管理效率。

四、結束語

筆者認為，不斷加強和改進文書檔案管理工作的重點在于建設一支穩定、專業的檔案人才隊伍，強化檔案人員檔案意識、標準意識、規范意識、責任意識，嚴格執行檔案管理各項制度規定，利用新型辦公系統及相關技術大力推進搞好文書與檔案工作的有機融合與銜接，建立精簡、高效、協調的檔案管理機制，持續提升文書檔案管理水平與質量。