電子政務背景下的公文管理實現與研究

王雨甜

摘 要：電子政務的發展使得政府在人民的監督下工作透明化。在這樣的發展背景下，公文管理的方式發生了變革，這無疑對政府提出了更高的要求。基于電子政務背景下的公文管理之所以難，一部分是源于電子文件本身具有一定的復雜性，其次是電子文件在保存、經轉、分享的過程中存在一定的風險性，因此要想實現電子政務背景下公文的有效管理，對政府而言是一項重要的課題。由此，本文將對其展開分析探究。

關鍵詞：電子政務；公文管理；研究

公文管理關系著政府發布信息的及時性，為公共服務的準確性以及政府職責落實的全面性等。隨著電子政務的發展，電子公文逐漸成為電子政務推進過程中一項重要的環節。在這樣大的背景下實現公文的管理，既突破了傳統的管理方式，給人們帶來便利，同時也給工作人員帶來了挑戰。因此，本文對于電子政務背景下，公文管理的實現研究具有重要意義。

一、電子政務背景下公文管理存在的問題

首先，電子政務的發展是在信息技術的發展，時代的進步等基礎中面對政府工作透明化的方向中逐漸推行的。這種推行目的使得人們將目光過多的關注在政府工中，而忽略了電子政務的其它能力。在電子公文產生的當代，保持傳統的處理政務的程序，顯然是不和諧的[1]。

其次，在電子公文處理過程中，逐漸暴露的問題主要包括幾個方面：①從事于電子公文處理的工作人員缺乏專業培訓，導致文件處理呈現不規律性，缺乏必要的邏輯。②在文件處理以及歸檔等方面缺少必要的制度規范，從而導致文件容易丟失。③文件本身存在一定的復雜性，格式很多，在處理過程中容易出現相互混淆的現象。④很多文件沒有在經轉過程中及時的接收，從而導致文件的丟失。此外，文件的內容因為由于各種原因缺乏可靠的真實性，尤其是隨著信息技術快速發展的背景下。

二、電子政務背景下公文管理實現的策略

（一）加強電子公文管理的基礎設施建設

基礎設施的建設是確保電子政務背景下有效實現公文管理的基礎。但是，目前在我國還不具備相對完善的基礎設施，政府機構及相關部門并沒有深刻的意識到基礎設施建設的重要性[2]。

基礎設施的建設首先是結合信息技術的多樣化和智能化形成一定的保護信息系統，確保文件信息的安全，其具體體現在信息的真實性，不可隨意操作性等。其次，要實現部門間信息傳遞的快速聯合工作，保證電子文件在工作落實過程中具有一定的效率。同時也要通過確立一定的法律法規，保證電子公文從產出到歸檔的整個過程在法律的監督下進行。

（二）將電子公文管理納入電子政務建設范疇

電子公文之所以不受重視，在發展過程中出現了一系列的問題，其主要原因是電子政務的發展范圍與應用領域受到了限制，這種限制不是其自身具備的，而是因為人們注重的方向所導致的。將電子公文管理納入到電子政務建設范疇，可以加強政府對電子公文管理的力度，意識到電子公文管理的必要性。同時，使得電子公文管理工作的開展也在國家和人們的監督之下完成。

將電子公文管理納入到電子政務建設的范圍中以后，還要通過完善相關電子政務體制，凸顯電子公文管理的重要性，避免電子公文管理在電子政務建設過程中呈現“形同虛設”的現象[3]。

（三）規范政府信息系統開發與公文管理

政府信息系統的規范水平不僅決定了電子公文的信息質量，同時還關系著文件的技術屬性以及安全保障等。然而，我國政府信息系統的開發存在一定程度的隨意性，使得文件在管理過程中呈現出復雜性、多樣性從而導致文件管理混亂，影響著各部門共享文件，交流工作的效率。

同時具備電子公文管理和電子文件管理功能的信息系統是電子政務背景下對公文實現有效管理的基礎條件。要求在政府信息系統開發過程中便實現對公文和文件的管理，而不是留給后續的工作者，從而在各個環節中發生混亂。因此政府應該加大對于政府信息系統的建設，使其具備較高的質量，快速的存取功能以及一定的功能整合作用。

（四）規范政府信息系統軟件的用戶需求設計與信息管理標準

政府信息系統軟件為實現政府信息一體化發展提供了重要的平臺。在這樣的系統軟件中，可以實現資源的快速共享，同時為歸檔后的電子文件質量奠定了基礎。因此需要加強電子公文信息的質量建設，將軟件的用戶需求進行規范化，避免漏掉或者重復，保證工作效率[4]。

三、結論

綜上所述，通過總結我國公文管理在電子政務背景下表現出的問題，提供了一些針對性的建議措施。公文管理在政府執行工作，服務人民，下達國家政策等幾個重要環節均有一定的指導性作用。因此，在電子政務背景下，政府應該加大公文管理工作的建設力度，強化公文管理工作人員的專業素質，同時結合時代提供的技術條件，完善各種運行體制。

參考文獻：

[1]趙翠杰.基于工作流技術的電子政務之公文管理研究與系統實現[D].河北工業大學，2006.

[2]高森.面向服務的黨務電子政務平臺的設計與實現[D].電子科技大學，2013.

[3]李蓉.電子政務公文交換系統的設計與實現[D].山東大學，2013.

[4]許霖.城管部門的電子政務公文審批系統的設計與實現[D].電子科技大學，2014.