淺談學校檔案的管理方法

續(xù)小寧

摘 要：隨著計算機的普及與運用，學校檔案管理工作也逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化。由于電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的不同，使得檔案管理方法也需要相應改變。作者就多年學校電子檔案管理工作經(jīng)驗，談談談學校檔案管理方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；方法

隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學校檔案管理工作逐步實現(xiàn)了自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上也都依靠計算機來實現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此學校檔案管理的工作技術(shù)和方法也有了相應改變。

一、學校電子檔案的特點

電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存形式，它是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點以外，還具有自身特性：

（一）人不能直接讀出電子檔案所載信息，必須使用計算機進行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兛勺R讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。

（二）電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小，電子檔案顯得小巧的多，可以大大節(jié)約電子檔案存儲空間。

（三）電子檔案的信息可以輕松實現(xiàn)復制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。因此便于共享。但電子檔案還具有信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。

二、學校紙質(zhì)檔案的管理方法

學校電子檔案管理要做到集中、專人、規(guī)范。即各學校在各類工作中形成的全部檔案，由學校檔案室統(tǒng)一集中管理；要明確專人負責，完善檔案的收集、管理使用制度，實現(xiàn)管理規(guī)范化、科學化。

（一）學校檔案管理要求。學校檔案管理不但要求檔案柜位置合理、規(guī)格統(tǒng)一、分類清楚、案柜整潔美觀以外，還要求檔案盒規(guī)格要統(tǒng)一、標簽大小一致、字體規(guī)范。做到檔案首頁有目錄索引、一目了然、便于查尋，文字材料要統(tǒng)一、規(guī)范。

（二）學校檔案要分類管理。具體可分為文書檔案、教學檔案、學生檔案、教師檔案、德育檔案、音體美勞衛(wèi)檔案、特色建設(shè)檔案、特色建設(shè)和其他檔案，每類檔案還要根據(jù)存放的內(nèi)容進行分項存放。比如教師檔案可分為：領(lǐng)導個人成長檔案、骨干教師個人成長檔案、培養(yǎng)對象個人成長檔案、教師個人成長檔案、教師基本情況統(tǒng)計表、骨干教師基本情況、課改典型教師檔案、教師獎懲情況、教師業(yè)績考核資料、教師基本功訓練比賽材料和教師學歷復印件等11項。

三、學校電子檔案的管理方法

電子檔案的管理也可以按照紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)進行，只是具體方法上有所不同。

（一）信息收集。電子檔案信息通常可以分為三類：1、與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準確、可靠的標識關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號。2、在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。

（二）信息整理。電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

（三）檔案保管。電子檔案的保管要確保電子檔案載體的安全。需要定期維護和檢測，并適當進行備份；并嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

（四）檔案鑒定。電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內(nèi)容及某些形式特征進行充分的分析。

（五）檔案利用。電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：1、對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應設(shè)置保密級別和開放程度。2、對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗證機制保證原始電子檔案的真實性。3、安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

四、學校檔案存放和查閱要求

1、學校檔案存放要以類別和時間為序，每學期裝訂一次，左側(cè)裝訂，標清頁碼，便于查閱。每次裝丁應按內(nèi)容分類裝訂。

2、要做好防火、防潮、防盜、防蛀工作。

3、查閱檔案要經(jīng)校長批準。

4、檔案的保存期限、更新和銷毀，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、將教職工的人事檔案和其他檔案的目錄及時輸入微機進行電子檔案管理，便于管理和查閱。

總之，電子檔案與紙質(zhì)檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系，電子檔案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存儲和利用等諸多方面，既需要計算機和網(wǎng)絡(luò)輔助實現(xiàn)，同時又對工作人員提出了更高要求。只有通過制度、技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面共同努力才能保證電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，最終實現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢。

為進一步加強學校的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地發(fā)揮檔案在教育教學中的作用，特制定檔案管理辦法。