事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

于長(zhǎng)江

[摘 要]檔案管理的信息化建設(shè)是為了有效提高檔案管理的建設(shè)水平，分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的相關(guān)問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行合理的分析，逐步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理水平，確保事業(yè)單位檔案建設(shè)的有效性和合理性。本文將針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行合理的分析，研究檔案管理的信息化發(fā)展意義，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)設(shè)計(jì)思路進(jìn)行合理的分析，確定其中存在的問(wèn)題及安全隱患，及時(shí)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)進(jìn)行合理有效的分析，建設(shè)安全可靠的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化；意義；方法

隨著事業(yè)單位的檔案管理信息技術(shù)水平的提高，檔案人員的檔案基礎(chǔ)模式水平已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)有的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理的核心任務(wù)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)體系的有效管理，針對(duì)檔案管理實(shí)際的要求，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行載體化分析，對(duì)管理難度和要點(diǎn)進(jìn)行分析。依照檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，逐步提高檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展效果，加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)水平。

一、檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)概念

檔案管理的信息化是在國(guó)家規(guī)定的管理標(biāo)準(zhǔn)下，對(duì)檔案活動(dòng)進(jìn)行有效的管理。根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資源進(jìn)行建設(shè)和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的提升，完善檔案的數(shù)字化管理形式，提高確保檔案管理的收集、存儲(chǔ)、傳遞，以信息化的發(fā)展模式提高社會(huì)的綜合服務(wù)效果。

二、檔案管理的意義

信息化檔案管理可以有效地提升工作效率，利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案制度的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理往往資料存儲(chǔ)管理困難，存在較大的安全隱患。信息技術(shù)檔案管理通過(guò)密碼對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)劃，將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)部，方便檔案的及時(shí)查閱分析，提高檔案的有效編程效果。避免檔案的丟失，確保檔案的完整性。利用現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)方法，可以有效地提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用，采用有效軟件應(yīng)用，可以提高檔案的處理速度水平，增加檔案管理的工作效率，確保信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的提升。在自動(dòng)化檔案技術(shù)管理的支撐下，只需要輸入正確的詞匯，就可以快速的查詢(xún)檔案，自動(dòng)進(jìn)行檢索，提高檔案的檢索效率。信息化的檔案管理實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫(kù)的及時(shí)搜集和整理，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效性，減少人力物力資源可能造成的各種浪費(fèi)問(wèn)題。

三、事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題

1.安全隱患。檔案信息化管理與普通的檔案管理不同，檔案中包含較多的保密文件，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理。加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)檔案的信息安全隱患進(jìn)行處理。檔案管理部門(mén)往往忽略網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際安全因素，造成網(wǎng)絡(luò)信息安全內(nèi)容受到影響。

2.檔案資源開(kāi)發(fā)管理不足。檔案信息開(kāi)發(fā)和利用管理不足，檔案信息資料采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有待提高。目前，我國(guó)的檔案管理開(kāi)發(fā)比例較低，一些數(shù)據(jù)建設(shè)沒(méi)有合理的開(kāi)展，往往存在較多的數(shù)據(jù)隱患，一些數(shù)據(jù)處理不及時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

四、加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)的對(duì)策

1.加強(qiáng)信息資源的檔案建設(shè)。檔案的信息化資源建設(shè)需要對(duì)檔案的信息優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，確定檔案信息的規(guī)模性，對(duì)檔案需求設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。目前，主要將實(shí)際的精力放在檔案資源管理上，按照實(shí)際的檔案信息化內(nèi)容進(jìn)行規(guī)模化建設(shè)，確保信息資源的管理模式的合理性。重視網(wǎng)絡(luò)局部核心價(jià)值理念的分析，從全局檔案管理出發(fā)，對(duì)事業(yè)單位的信息化資源進(jìn)行整合，加快檔案信息數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的合理性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源的數(shù)字化進(jìn)程快速發(fā)展。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，構(gòu)建具有網(wǎng)絡(luò)互通的環(huán)境，提高事業(yè)單位信息化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的發(fā)展水平，結(jié)合檔案資源的發(fā)展建設(shè)基礎(chǔ)，構(gòu)建社會(huì)信息資源的互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息共享。

2.檔案信息的規(guī)范性。根據(jù)檔案信息的規(guī)范性建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，衡量檔案管理工作的發(fā)展水平事業(yè)單位根據(jù)檔案信息化發(fā)展建設(shè)進(jìn)程，應(yīng)對(duì)國(guó)家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容、目錄、數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)，制定有效的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建符合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的應(yīng)用軟件，對(duì)數(shù)據(jù)硬件格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范，確定電子檔案的數(shù)據(jù)共享效果，從而有效解決數(shù)據(jù)檔案的完整性，提升電子檔案的共享效果。

3.建立安全管理制度。根據(jù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)水平，對(duì)檔案的服務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分析。事業(yè)單位的檔案管理需要加強(qiáng)檔案管理的信息開(kāi)發(fā)，最大限度的利用檔案信息的功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，建立起適用于事業(yè)單位整體信息安全的檔案管理制度，構(gòu)建嚴(yán)密安全的管理措施，確保事業(yè)單位的信息化檔案建設(shè)，力爭(zhēng)在各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效制度管理。

4.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。信息化檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效地拓展信息化發(fā)展渠道，促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理水平的建設(shè)，構(gòu)建起完整合理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)收集數(shù)據(jù)信息的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，對(duì)數(shù)據(jù)信息庫(kù)進(jìn)行更新，提高信息的安全性。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案技術(shù)的發(fā)展和建設(shè)，逐步形成適合資源共享的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的安全性。

5.提高事業(yè)單位檔案技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平。提高檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，努力對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí)和技術(shù)提升。按照科技發(fā)展對(duì)檔案的要求進(jìn)行建設(shè)，確定從業(yè)人員對(duì)新技術(shù)的操作熟練度，加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)信息的獲取能力，確定準(zhǔn)確評(píng)估的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。按照實(shí)際的檔案信息技術(shù)應(yīng)用方式，從中獲取適合的評(píng)估方案，通過(guò)加工處理，合理的分配職位，確保每一個(gè)員工都可以掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，提高事業(yè)單位檔案信息處理的技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案技術(shù)操作能力的培訓(xùn)。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理是以數(shù)字化技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)為前提，利用計(jì)算機(jī)改變檔案管理的現(xiàn)有技術(shù)處理方式，對(duì)事業(yè)單位的各方面檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，按照實(shí)際情況制定符合事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范細(xì)則，建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化安全平臺(tái)，提高信息化檔案管理的建設(shè)方法，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，不斷完善檔案管理的綜合工作效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)劃管理的時(shí)代化發(fā)展建設(shè)，確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

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