淺談如何有效做好檔案管理工作

王威

[摘 要]做好檔案管理工作是實現檔案管理現代化的重要中間環節，是實現檔案工作規范化、標準化的基礎，具有相對的獨立性。文書是檔案的歸宿，要強化檔案管理意識，樹立標準化的管理思想，在實際工作中，把實現檔案工作規范化、標準化作為檔案管理工作的標準。本文說明了做好檔案管理的重要意義，并闡述了具體措施。

[關鍵詞]檔案管理；意義；措施

檔案管理工作是對現行文件、歷史檔案由分散到集中的過程。隨著檔案管理工作的不斷深化，做好檔案管理工作是擺在各級管理人員面前的一個重要課題，要立足于我國現代管理的現狀，順應檔案管理工作的新形勢，逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員走上科學化、規范化和法制化的道路。眾所周知，實行分級管理維護檔案的完整與案例，便于社會各界利用，是檔案工作的基本原則，這一做法是為了防止和個人做出危害檔案事業的行為的發生，對鞏固社會關系和社會秩序起著重要作用。因此，各級檔案部門要依法管理檔案事業。

一、做好檔案管理的重要意義

1.檔案管理是企事業單位發展的重要基礎

企業或事業單位的檔案中記載著一切人事調動信息和資金調撥情況，是企業或事業單位成敗榮辱的珍貴的一手資料。檔案不僅是企事業單位開拓未來的基礎，也是對企事業單位內部資料進行優化管理提供的重要保障。管理工作信息化影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理實現了檔案管理工作的及時和靈活性， 用現代合理科學的管理方式有助于提高檔案管理的工作效率。

2有利于企事業單位及時了解生產情況

對檔案進行適時的歸納整理，可以方便企事業單位各個部門隨時調用檔案作為決策參考，也方便企事業單位的領導人及時分析出企業或事業單位的發展現狀、了解到企事業單位不同階段的生產情況以及設備調動情況，幫助企事業單位領導人通過優化調整制定出保障企業或事業單位平穩發展、促進企事業單位效益提高的科學發展計劃。

3.保障檔案信息的真實性

由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理才能確保檔案的卷案質量和不泄露。由于企事業單位的內部檔案涉及廣泛的信息有正面信息，也有負面信息。只有確保檔案的真實性才能準確地把握企事業單位的發展情況，從而根據信息制定正確的發展策略。因此，必須嚴格控制檔案錄入、調用等環節，從而確保檔案的真實性與準確性。

二、做好檔案管理工作的具體措施

1提高案卷錄入質量

在推進檔案工作標準化的工作進程中，提高檔案案卷質量是關鍵，我們必須解決好立卷方法問題，以有利于循序漸進的做好檔案管理工作，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高社會利用的效率。 首先要分級次著錄，對那些一卷內幾個文件進行文件組合。其次是分門別類，對于那些案卷基礎較好的案卷在著錄時可以直接在計算機程序上直接錄入，然后根據分類號，分門別類地進行整理，從而有效地提高了著錄速度。

2.利用各種資源，實現檔案現代化管理

（1）設計好檔案現代化管理總體方案

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，所以檔案的網絡建設組織管理就成了一個新的課題。檔案信息網絡建設工程就是把網絡作為主導力量和決策實施者，在整體協作的基礎上分期、分段、分區、分工地進行，才能有效地解決在新形勢下出現的新問題，因此這就對檔案管理者提出來更高的要求。

（2）推進檔案工作規范化、標準化

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護卷宗的完整性。

3.加快檔案信息化基礎設施建設

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計算機，或者說有了計算機而沒有進入網絡，檔案現代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現代化的起碼要求。建設系統工程，實現信息共享是一項系統工程，由于各機關單位日常工作每天都需要進行錄入、保管，因此該系統應采用高速掃描儀集中掃描。為了提高利用率，還應通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。

4.開展檔案現代化管理的宣傳工作

開展宣傳工作是優化檔案網絡建設軟環境的重要手段。宣傳的實質是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網絡建設者和組織管理者在觀念上、步調上的一致，為工程建設營造良好的人文環境。

綜上所述，隨著檔案管理工作的不斷完善，要發揮檔案管理工作的最大作用，就在實際工作中，不斷更新檔案管理制度，根據檔案信息資源的共享性，探索現代化檔案管理模式，從而為檔案資源的合理利用與管理做出有益貢獻。

參考文獻：

[1]范琪.淺析企業的檔案信息網絡化服務 [J].科技情報開發與經濟，2005.

[2]許曉明，丁修茂.檔案工作文集[M].北京： 中國文聯出版社.2004.

[3]周寧媛.加速檔案信息化建設提高檔案 服務水平[J].蘭臺內外，2006.

[4]王巖.事業單位檔案管理工作的改進措 施淺探[J].經營管理者；2013年13期.

[5]陳英.談基礎設施建設項目的檔案管理 [J]；廣東科技；2013年08期.