高校檔案管理工作信息化建設

薛斌　薛文

【摘 要】隨著社會、科技的進步，檔案信息化建設是高校檔案管理的發展趨勢，為了更有效的收集、管理和利用檔案，本文分析了高校檔案信息化建設中存在的問題及其重要性，并給出相關建議來推進高校檔案信息化建設。

【關鍵詞】高校檔案；信息化

21世紀的互聯網時代，人們獲取信息的主要途徑是通過網絡，同樣的，在高等教育學府，信息化進展亦飛速發展，高校檔案中，查閱者可以通過計算機在網絡獲取檔案資源及相關服務。高校檔案信息化建設是指高校檔案部門利用計算機、網絡等現代信息技術對檔案信息進行數據錄入、保存、搜索和管理，檔案信息化是現代檔案部門由傳統檔案管理模式轉變為高效率的數字化檔案信息技術管理模式的保證，其管理模式是以實體檔案信息為依據，將各份檔案的掃描件、案卷號、產生日期、產生部門和保管期等信息錄入檔案系統，為檔案的查閱利用提供了方便，亦使檔案的歸檔、整理更有序。

1 加強高校檔案信息化建設的重要性

高校檔案管理工作是高校中各部門的工作內容，及其在工作中有價值的歷史性資料的收集整理、裝訂保管等活動。高校檔案信息化建設是指利用現代計算機信息技術將檔案管理信息化、現代化，重新定義檔案的管理規范及理論，遵循時代的發展，實現網絡化檔案管理模式，高效的利用檔案。

面對21世紀社會的快速發展，高校招生人數逐年增加，每年產生的檔案也在成倍增加。高校檔案信息化建設能夠降低檔案管理員的工作量，提高歸檔、查檔的效率。檔案信息化建設為的是檔案管理的自動化、網絡化、實時化。建立高校專門的檔案信息化網站，只需歸檔時一次數據錄入，建立檔案數據庫，即可在檔案管理部門內部共享數據，為未來幾十年甚至更久的存檔和利用奠定了基礎。

2 高校檔案信息化建設存在的問題

2.1 對檔案信息化工作不重視

高校由于對檔案信息化的重視程度不夠，缺少對檔案利用的有效宣傳，師生對檔案的認識還停留在重“藏”輕“用”的階段，檔案館基礎設施的軟硬件配備不到位，發揮不出檔案信息化資源的優勢，導致高校檔案利用率不高。許多高校的檔案部門只注重保管而忽視利用，由于思想保守，認為手工管理即可滿足現在日益龐大的檔案數量，不愿意接受新知識、新技術，對信息化管理認知過少，整體業務素質偏低，抗拒新事物的產生，這些都對檔案信息化建設的推進產生了阻礙。

2.2 缺少檔案信息化專業人員

由于信息化建設開展的時間不長，檔案數量龐大，管理人員較少，工作較多，所以很少有機會參加專門的檔案信息化培訓。同時高校中大多數檔案管理人員都是半路出家，其多為整理傳統檔案管理經驗豐富的人員，雖然他們具備過硬的檔案管理能力，但是缺少順應時代的計算機操作能力和接受新事物的熱情，而過去的那種手寫賬目已經無法滿足現在每日大量的查閱者和歸檔數量，僅靠檔案過去的歸檔知識也無法勝任現在海量的信息化工作要求。

3 如何加強高校檔案信息化建設

3.1 提高高校檔案信息化建設的投入

為了進一步推進高校檔案信息化建設，校領導必須在思想上重視，保證在檔案軟硬件上保證資金投入。包括移動存儲設備、服務器、計算機、復印機、打印機、傳真機、裝訂機、裁剪機、攝像機、照相機等。同時完善高校檔案管理系統，建設數字化檔案館，做好檔案數據的統籌規劃與銜接，完善檔案數據庫，為提高檔案利用效率，服務本校師生及已經畢業的校友。

3.2 加強高校檔案管理員信息化管理意識及水平

高校檔案部門在收集檔案后，除了對檔案進行傳統整理加工，還需要將各份紙質檔案進行數字化轉化，將其轉化后的掃描件、電子版或者錄音錄像等信息保存在檔案系統中。定期培訓檔案管理人員，提高檔案管理人員的計算機水平、檔案信息化的工作技能，加強檔案信息管理技術同時提高檔案管理人員的專業素質，強化檔案管理人員的信息化管理意識，采取考核制度來激發檔案管理人員的積極性，除了提高檔案管理人員的工作技能，更要使其認識到高校檔案信息化建設的重要性。

3.3 提高高校檔案信息化安全管理

檔案信息化建設不僅是在資金、人才上的投入，高校檔案管理部門應該根據《檔案部門管理規范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，制定適合自身的檔案信息化管理制度和流程，提高高校檔案信息化安全管理，制定規范的安全措施，利用好信息管理資源，完善檔案管理工作的業務流程和技術規范，為檔案信息化建設奠定基礎。同時加強高校檔案網站安全建設，做好檔案網站的維護，完善檔案網站的功能，提高檔案管理人員的主動服務意識。

4 結語

隨著檔案管理網絡化的進步，信息化是檔案管理發展的趨勢，檔案信息體系是檔案部門服務功能在網絡時代的擴展和延伸，是建立健全檔案管理系統的重要進程，檔案信息化建設能拉近高校師生與檔案距離，是檔案管理部門為廣大師生及畢業校友提供更加便捷、親民的服務。高校檔案部門需要充分利用計算機技術，抓住信息化帶給檔案管理工作的便利，積極推動高校檔案信息化建設工作。同時高校檔案管理部門也要認識到檔案信息化后所面臨的傳統觀念束縛及檔案保密體制等風險，高校檔案管理部門要從軟硬件設備、專業的檔案信息化管理人員和檔案信息化管理制度等多個層面分析檔案信息化建設中存在問題，結合各高校自身情況，完善檔案管理信息化建設，充分發檔案信息化對檔案管理的作用。

【參考文獻】

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