自主研發的教務電子檔案管理系統應用效果研究*

李丹，馬微，曹艷麗，林英，劉冰

（牡丹江醫學院，黑龍江牡丹江157011）

自主研發的教務電子檔案管理系統應用效果研究*

李丹，馬微，曹艷麗，林英，劉冰

（牡丹江醫學院，黑龍江牡丹江157011）

隨著社會信息化高度發展，教務檔案電子化已經是發展的必然趨勢。筆者高校自主研發了教務電子檔案管理系統（即EEAM系統）進行試運行。本文通過調查問卷對EEAM系統進行了調研，通過數據分析得出教務檔案管理者的信息素養越高對電子檔案的管理系統越認可，同時通過數據的頻率分析，可以為EEAM系統的后期修訂和完善提供有針對性的依據。

教務檔案；管理系統；EEAM系統

在高校的各項管理工作中，教務管理是核心工作，而教務檔案的管理則是教務管理中一個重要的內容之一。教務檔案管理工作是為提高教學質量、促進教育教學水平、培養高質量的人才提供服務的。由此可見，教務檔案管理工作是學校管理工作中一個重要的組成部分，教務管理水平的高低體現了學校教學管理水平的高低，關系到學校在當前社會競爭中的發展與地位［1］。

在當代高校擴招和社會信息化高速發展的背景下，教務檔案作為高校教學中的重要信息來源之一，除了要真實呈現高校管理工作的歷史記錄外，還要為教學評估提供檔案信息服務。因此，無論是從管理層面、還是服務和利用層面上講，建立教務電子檔案管理系統都具有其積極的重要意義［2］。

筆者學校根據工作需要自主研發了教務電子檔案管理（Educational electronic archives management）系統（以下簡稱EEAM系統），在教學職能部門和所有教學單位中進行試運行，經過近一年的使用，筆者自定義調查問卷對EEAM系統的應用效果進行了問卷調查，以期從問卷的數據分析中找到如何改進完善EEAM系統的有效途徑和方法。

一、研究方法

本次調查對象選擇了筆者學校的教學管理人員，包括教學職能部門的管理人員和各教學單位的教學管理人員。調查問卷采取現場發放回收的方式進行。

筆者自定義了調查問卷，共分為兩個部分。第一部分調查了被調查者的自然情況，包括性別、年齡、學歷層次和信息素養等情況；第二部分針對使用者對EEAM系統的穩定性、美觀性、操作方便性、安全性、導航功能功能設計、功能模塊設計、使用頻率、查找獲取文件的便利性、檔案資料的共享性、權限分級的滿意度、是否提高了工作效率和質量以及EEAM系統與傳統紙質檔案存檔的共存性等方面進行了調查。

采用SSPS16.0軟件進行統計學分析，計數資料采用頻率和百分率進行表示。將問卷第二部分的題目進行量化計入EEAM系統總體評價，然后與被調查者的性別做t檢驗進行分析，與被調查者的年齡和學歷層次進行方差分析，與被調查者的信息素養進行相關性分析。所欲統計數據以P＜0.05為差異有統計學意義。

二、調查結果與分析

發放問卷50份，回收問卷50分，回收率100%，有效問卷50份，有效率100%。

表1　EEAM系統總體評價與被調查者性別的比較

從數據對比結果來看，P＞0.05，無統計學意義，說明被調查者的性別對調查結果沒有影響。

表2　EEAM系統總體評價與被調查者性別的比較

從數據對比結果來看，P＞0.05，無統計學意義，說明被調查者的年齡對調查結果沒有影響。

表3　EEAM系統總體評價與被調查者學歷層次的比較

表4　學歷層次兩兩相關比較

由上述統計數據分析結果可以看出被調查者學歷層次的高低對EEAM系統使用的認可度顯著相關。大學本科與碩士研究生對EEAM系統的認可度沒有差異性，但是具有博士學歷的被調查者與其他學歷層次的調查者對EEAM系統的認可度有差異性，說明高學歷的教學管理人員更能接受EEAM系統，認為在信息化的今天，檔案管理的信息化是檔案管理工作的未來發展趨勢。

表5　EEAM系統總體評價與被調查者信息素養的相關性分析

從上表可以看出r=0.351，P=0.012＜0.05，具有統計學意義。說明被調查者的信息素養的高低與EEAM系統的總體評價顯著相關，信息素養越高的教學管理人員更能夠接受EEAM系統，對EEAM系統給予了較高的評價。

表6　EEAM系統的滿意度調查n（%）

表7　EEAM系統的使用頻度調查n（%）

表8　 EEAM系統的對提高工作效率和質量的調查n（%）

表9　EEAM系統與紙質檔案的共存性調查n（%）

從對EEAM系統設計的各方面指標的頻數分析數據上來看，有72%-82%的被調查者認為EEAM系統無論是在系統的穩定性、系統的美觀性、操作的方便性、系統的安全性、導航功能的實際上、功能模塊的設計上、查找獲取文件的功能上、檔案資料的共享性還是權限分級的設置上都認為是“滿意”或“一般”，只有8%以下的被調查者對EEAM系統的個別方面“不滿意”，12%-22%的被調查者對EEAM系統的各方面設計“非常滿意”。由此可見，對于EEAM系統我們還將在細節處進行修訂完善，以期達到用戶的使用要求，為學校教務檔案的管理信息化提供保障。

從數據分析上看，有84%的被調查者在工作中會經常使EEAM系統，使用頻率可以到達“每周至少一次”或“幾乎每天都使用”（半數以上的試用者可以達到這個頻率）?？梢奅EAM系統的設計比較符合學校教務管理工作的需要，能夠在工作中發揮電子文件收發、檔案管理等功能，同時也有近80%的被調查者認為使用EEAM系統后，的確提高了工作效率和工作質量。對于檔案管理的信息化正在發展進程中，在實際工作中我們應該如何平衡電子檔案管理與紙質檔案管理工作呢？通過調查有半數以上的教學管理者從實際工作出發，一致認為在檔案管理工作未來的發展幾年內，無論是電子檔案管理還是傳統的紙質檔案管理都不能完全占領檔案管理工作領域，二者在檔案管理工作都有著舉足輕重的作用，要有機的結合，相輔相成，充分發揮各自的優勢，只有這樣才能構建檔案管理新框架，將檔案管理工作做到盡善盡美［3］。

三、加快檔案管理信息化的建議

教務檔案管理工作的真實性也記錄了高校生存和發展的歷史進程，同時教務檔案管理工作價值和功能決定了其在學校教學管理中的重要地位，所以教務檔案室辦好學校的重要基礎工作之一，這就要求學校領導和教學管理人員要更新觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識。尤其在高科技不斷涌現的今天，已經打破了傳統檔案管理的發展格局，在電子檔案管理發展的進程中，我們要加大在人力、財力、設施上的投入，建立嚴謹的檔案管理秩序，提高檔案管理的標準化程度，形成科學的檔案管理方法，才能使教務檔案管理工作盡快的想現代化管理發展。

通過研究數據可以看出，對于EEAM系統在今后的高校教務檔案管理工作中要不斷的根據實際工作需要修訂完善電子平臺建設，無論是系統的穩定性、界面的美觀性、功能模塊的設計和使用的便利行，還是高效的檢索工具的設置，權限分級設計等方面都要隨著社會信息化程度的提高而不斷改進完善，尤其是要加強檔案信息安全保障體系的建設，加強對檔案工作的管理、監督和指導，加強對檔案信息的安全性管理，加強檔案備份的安全性管理，加強檔案共享的安全性管理，同時也要加強檔案的網絡安全性，保證電子檔案信息的質量，確保檔案的安全性、真實性和完整性。

高校教務檔案管理工作的重要性決定了檔案管理工作者要具備專業的職業素質，即教務檔案管理工作者要樹立強烈的事業心和責任感；要不斷提高自身的專業知識和專業能力；要有嚴謹的工作作風、愛崗敬業的職業道德；要強化服務意識，甘于奉獻的服務精神。檔案管理信息化的發展決定了檔案管理工作者要具有較高的信息素養，從文中統計數據分析來看，信息素養高的被調查者更容易接受EEAM系統，對檔案管理的信息化更能認同。所以要提高教務檔案管理者的綜合素質，教務檔案管理者不僅要掌握現代科學管理素質、現代科學知識，還要掌握辦公自動化知識和各種檔案管理軟件的使用，提高管理者的信息素養。只有這樣才能優化檔案管理工作，提高檔案的管理效率，構建專業的檔案管理服務平臺。

總之，隨著計算機技術的廣泛應用，高校教務電子檔案管理系統是學校檔案管理工作發展的必然趨勢，我們不僅要對EEAM系統進行開發使用，后期還要不斷的進行修改和維護，以期達到電子平臺為教學管理服務的目的，同時教務管理人員也要加強自身綜合素質的提高，為高校教務檔案的管理工作提供人力和物力的保障。

［1］呂小明.高校電子文件管理研究［J］.中國高教研究，2010（2）：68-69.

［2］劉明婧.高校教務管理信息化建設現狀及對策［J］.教育與職業，2013（12）：41-42.

［3］陳勇，謝余生.電子文件與紙質文件管理流程的比較分析［J］.檔案學研究，2007（6）：54-55.

（編輯：王曉明）

G434

B

1673-8454（2016）05-0038-03

牡丹江市科技局計劃項目“高校教務電子檔案管理系統的設計與研發”（G2014b1580）；黑龍江省學位與研究生教育教學改革研究項目“牡丹江醫學院研究教育教學質量保障與評價體系的構建”（JGXM-HLJ-2015138）；黑龍江省學位與研究生教育教學改革研究項目“學科建設與研究生教育資源配置的微觀層次研究”（JGXM-HLJ-2014148）。