從財務視角探析企業(yè)合同管理內控措施

楊　華

從財務視角探析企業(yè)合同管理內控措施

楊華

在全球經濟一體化的大背景下，合同的性質和形式隨著經濟業(yè)務內容的變化不斷呈現(xiàn)出復雜化、多樣化的特征。企業(yè)進入市場后，簽訂合同及實際履行合同的過程中所面臨的不確定因素也越來越多，這些直接影響著企業(yè)的經濟效益和社會效益。所謂“工欲善其事，必先利其器”，如何具有前瞻性地規(guī)避合同風險或將風險控制在可承受范圍內，是企業(yè)財務管理中一項重要的課題。本文通過論述中小企業(yè)合同管理現(xiàn)狀，分析并識別合同管理的內部控制流程關鍵點，粗淺提出企業(yè)合同管理的改進措施，旨在提高中小企業(yè)的管理水平和綜合競爭力。

中小企業(yè)財務視角合同管理內部控制措施

一、引言

市場經濟在某種意義上是法制經濟，或契約經濟。企業(yè)重要的經濟往來基本上是通過合同形式建立并實現(xiàn)的。經營成敗和合同管理之間有著密不可分的關系。當前，一些施工企業(yè)頻繁地通過招標投標，參與市場化競爭，與此同時，市場的缺陷以及合同管理意識的淡薄，使企業(yè)常常不可避免地遭受法律風險、經營風險、財務風險的影響。常見的諸如，合同主體資格預審缺乏、訂立合同內容過于簡單粗糙、條款有失公允、賠償?shù)忍幚砑m紛約定不明、超越資質等級簽約、借用他人資質獲取承包資格、肢解中標合同非法轉包或分包無資質的施工隊等，導致施工項目難以控制進度，無法保證工程質量，從而使企業(yè)合法權益受到侵害，信譽形象受損，索賠之路漫長艱辛，甚至訴訟失敗損失慘重。這些由于合同管理不當最終引發(fā)的財務風險給管理者敲響了警鐘。“工欲善其事，必先利其器”，如何以財務視角探析合同管理中內部控制各關鍵環(huán)節(jié)風險識別，前瞻性地規(guī)避合同風險或通過內部控制將風險控制在可承受范圍，如何在認清當前企業(yè)合同管理過程中存在的問題下，方向性地提出管理措施，推進單位合同管理工作科學化、規(guī)范化、法制化，保證提升企業(yè)的市場競爭力和發(fā)展持續(xù)力，是當下企業(yè)財務管理者必須思考的一個重要課題。

二、當前中小企業(yè)在合同管理中存在的問題

（一）財務人員對合同管理參與度不高，內控基礎薄弱

一項經濟業(yè)務的出現(xiàn)，企業(yè)財務人員從前期合同談判，到合同簽訂、合同履行，以及最后合同結算的整個合同管理過程中，基本上很少參與，也無積極主動參與的意識。財務人員只負責報銷、核算、統(tǒng)計方面的工作，導致內部控制基礎薄弱。

（二）缺乏一整套制度及合同保障體系，存在許多控制盲點

部分企業(yè)缺乏完善的合同管理制度體系建設，更談不上利用信息系統(tǒng)進行系統(tǒng)化合同管理控制，合同管理的內容及流程不明確，缺乏必要的審查和評估步驟，對合同管理沒有有效監(jiān)督與控制，使得從談判訂立到履行、考核和糾紛處理整個合同管理工作無章可循。

（三）缺乏合同管理人才，整體素質水平偏低

企業(yè)缺乏專業(yè)的合同管理人才，或管理人員知識面不寬，思想責任意識不足，對合同管理工作不夠的重視。企業(yè)中尤其欠缺兼具經濟管理知識與法律知識且實踐經驗豐富的管理人才，導致現(xiàn)代信息技術開展實施合同管理工作的難度較大。

三、從財務視角探析合同管理的內部控制關鍵環(huán)節(jié)

合同管理是企業(yè)的風險管理，合同訂立、履行、糾紛處理是合同管理中的主要流程，具體涉及締約談判環(huán)節(jié)、文本擬定環(huán)節(jié)、合同審核環(huán)節(jié)、合同簽署環(huán)節(jié)、合同履行環(huán)節(jié)、合同結算環(huán)節(jié)六個環(huán)節(jié)的風險識別。

第一，締約談判環(huán)節(jié)。應識別合同對方的主體資格某些要素是否不具備、信用狀況及履約能力是否不足、對合同條款重大問題的識別力不足，以及涉及合同內容的專業(yè)知識是否能夠支撐的簽約風險。

第二，文本擬定環(huán)節(jié)。應識別內容是否已違反國家規(guī)定，合同條款是否存在重大疏漏、重大誤解或顯失公平或遭受欺詐，示范文本合同應識別權利與義務與實際情況是否產生沖突矛盾的風險。

第三，合同審核環(huán)節(jié)。應識別出是否未恰當修正審核后的合同，承辦部門是否未按審核意見完善修改的風險。

第四，合同簽署環(huán)節(jié)。應識別代理人是否超越權限，合同專用章是否使用及保管失當，合同是否存在篡改的風險。

第五，合同履行環(huán)節(jié)。應識別雙方是否能全面有效履行義務，是否未及時補充約定不明確的重要內容，是否對履行不當未及時采取有效措施止損，是否未恰當處理合同糾紛的風險。

第六，合同結算環(huán)節(jié)。應識別財務是否違反合同約定期限、金額、方式付款，是否不及時催收到期合同金額，是否未按合同正確辦理結算業(yè)務的風險。

四、企業(yè)加強合同管理內部控制的措施

（一）財務部門實施合同全過程內部控制

財務是企業(yè)管理的核心，是整個合同管理系統(tǒng)中的一個關鍵環(huán)節(jié)，做好合同管理要充分發(fā)揮關鍵環(huán)節(jié)的作用，通過合同訂立前的風險預測、風險辨析、執(zhí)行中的資金支付控制、合同收尾階段的驗收和履約監(jiān)督等，保證合同管理程序的良好運行，實現(xiàn)全過程的財務管控。財務對風險的界定要有超前意識，應及時收集和分析與風險有關的各種信息，并預測可能發(fā)生的風險，提出監(jiān)控預警。此外，對合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況密切關注，對外簽訂的經濟合同，須經財務主管審核并簽署意見，再由財務部蓋具合同專用章，交由財務部統(tǒng)一存檔。

（二）完善企業(yè)合同管理制度，充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全面有效管控

企業(yè)應完善合同管理制度，使管理工作有章可循。其主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，以“合同”為中心，以“合同文本”“合同審批”“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應用，通過各流程來建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，供所有合同相關不同角色的人員使用。把一些對生產經營活動和經濟效益影響大的合同，挑出來作為合同的重點管理對象。從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由財務部門及法律顧問參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，通過建立合同管理制度，做到管理職責明確，流程清晰規(guī)范，實現(xiàn)全面有效管控。

（三）加強人才培養(yǎng)，普及全員法律知識，提高合同管理水平

人是提高管理水平的第一要素，提高合同管理人員的整體素質是合同管理的首要任務，也是當前企業(yè)的迫切需要。由于企業(yè)項目施工合同涉及知識面廣、內容多，因此需要法律意識強、實踐經驗豐富、綜合能力強、專業(yè)技術知識水平高的管理人才。企業(yè)可采用外聘、定向培養(yǎng)、內訓等方式，從人才市場引入合同管理人才，或定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人才。還可以由中高層領導帶頭組織學習《合同法》等一系列法律相關知識，掌握合同簽約技巧，強化法制觀念，增強合同參與人員的責任感和風險意識，提高全員合同管理水平。

五、結語

隨著市場競爭的加劇，企業(yè)建立合同管理責任和風險控制措施變得尤為重要。財務的內控管理職能要想得到有效發(fā)揮，必須讓財務人員積極參與到合同管理中來，做好風險識別分析，更好地履行內部監(jiān)督控制職能，從而及時有效地防范財務風險，真正為企業(yè)經濟健康持續(xù)發(fā)展保駕護航。

（作者單位為江西省核工業(yè)地質局二六三大隊）

［1］于忠強.施工企業(yè)合同管理中存在的問題及解決對策［J］.技術與市場，2015 （03）：112-113.

［2］黃欣.施工企業(yè)合同管理中的問題及對策［J］.水利水電施工，2007（02）：12-13.