Excel的常用操作技巧及其運用研究

馮 冰瓦房店市機械制造中等職業技術學校，遼寧大連 116300

Excel的常用操作技巧及其運用研究

馮 冰
瓦房店市機械制造中等職業技術學校，遼寧大連 116300

Excel作為一款功能豐富的表格處理軟件，對于軟件的使用者而言，只有全面地掌握其中的使用方法和操作技巧，才能最大程度提升Excel軟件的工作處理效率。

Excel表格；操作技巧；函數

本文的研究在結合了多年的工作教學經驗后，重點總結了其中的使用技巧。

1 輸入技巧

1.1數字串的輸入

在Excel的日常應用中，數據輸入是最為基礎的使用環節，但使用者經常會發行，Excel系統在處理輸入信息時默認地將數字信息作為數值數據進行處理，這就導致我們輸入的電話號碼或是證件號碼等信息會以小數形式或是科學計數法的形式呈現出來。因此如何將錄入的各類數字信息改為字符串呢？操作技巧是在輸入數值前要預先加入“’”，然后再錄入所需的數字信息。比如我們要輸入一個號碼信息20160301，這是為了防止系統將之數學處理，就需要輸入’20160301，此時系統就能自動顯示出20160301并完成左側對齊。“’”這一符合意為西文引號，同樣的，輸入=“20160301”也能實現字符串處理效果。

1.2分數的輸入

分數是我們在進行表格處理中經常需要使用的，但如果直接在單元格里輸入分數，卻往往會出現偏差。比如當使用者直接錄入1/3后。會發現系統將數據歸為日期型并顯示為“1月3日”。輸入分數的技巧為先錄入一個“0”，即在輸入1/3的時候，需要輸入“0 1/3”，顯示的結果就是經過分數處理后的1/3。

1.3同一內容輸入在不同單元格內

當使用者需要在Excel表格中的多個單元格里錄入相同數據時，一遍一遍地重復輸入顯然是費時費力的，因此使用者只需要在一個單元格內輸入一次就可以對其他表格完成自動輸入功能。具體的操作技巧是在完成單元格數據輸入后，選中需要輸入相同內容的區域，通過CTRL+Enter的鍵盤組合加以實現。

2 快捷技巧

2.1ALT+回車鍵

ALT+回車鍵為單元格內的換行快捷鍵。在單元格數據錄入時，我們經常需要輸入兩行或者多行，如若直接用回車鍵進行切換，那么光標將會直接移至下一行單元格位置。因此為了能夠實現單元格內的換行，就需要使用 ALT+回車鍵的組合按鍵。

2.2SHIFT+鼠標拖動

SHIFT+鼠標為Excel表格中的行列轉換快捷鍵。在Excel表格處理中，使用者經常需要對表中的數據與信息進行多行多列處理。我們以圖1為例，如何將圖中的“數量”與“金額”兩整列進行調換移動呢？具體的操作技巧如下，首先我們需要選擇其中的一列，如B2：B9，將這列數據移動至D2：D9的位置上。則需要選中C2：C9這列，并移至B2：B9的位置，將D2：D9這列數據移動到原來C2：C9的位置上。當使用快捷鍵時，我們可以按下SHIFT鍵并將鼠標放置C2：C9的右側，等到出現“I”的形狀后松開鼠標，這是就能將兩列數據進行對調，這一快捷辦法同樣適用于行列轉換。

圖1　

3 對數據保護技巧

數據保護是Excel表格使用中一個較為使用的功能，它的作用是保證表格數據只能進行瀏覽操作，而不能進行編輯和修改的操作，以此保護數據表格中的數據。

3.1保護整個工作表

想要實現對整個表格數據的保護操作，操作中需要選擇“工具—保護—保護工作表”菜單項的操作方式進行實行，其中只需要輸入一定的密碼就可實現。而需要恢復編輯功能時，則同樣需要輸入保護密碼。

3.2工作表中部分區域的保護

在表格處理中，經常需要對一部分區域進行編輯，對另一部分區域進行數據保護，具體操作如下。

1）單擊選擇“工具”菜單—“保護”—“允許用戶編輯區域”菜單項，在對應的窗口中選擇“新建”選項，此時使用者就可以通過鼠標選擇對應的可以編輯的區域。此時我們會發行一個系統指定的允許數據編輯的工作區域，對于這個區域我們是可以進行編輯修改處理的。

2）有些時候我們需要編輯的區域可能并不是連續的，此時就需要我們在使用的過程中依據實際需求通過“新建”選項選擇需要自身進行編輯的區域。

3.3編輯修改與區域保護

鼠標單擊選擇菜單項：工具—保護—保護工作表，輸入取消保護的時候使用的密碼，并確定退出了這樣的一張工作表中，就能夠實現編輯修改和區域保護，滿足用戶的相應需求。

4 圖表格式的快速設置

ALT鍵+鼠標可以實現圖表的移動功能，在具體的操作中，表格中插入圖表后對齊問題往往會被忽視，隨意放置的現象時有發生，一般情況下，很少會有人對在意調整的圖表是否和某個單元格保持對其狀態，但是在各種EXCEL考試中，我們發現考試中經常要求考生將圖表放置在指定位置，例如將圖表放置在單元格A10：D25的區域內，這時候選擇將圖表移動到左側和A10單元格左上角相對齊的位置，然后再將圖表右下角縮放至于D25單元格右下角對齊的位置。想要將圖表和要求的區域對齊是比較容易實現的，但是想要使單元格邊緣與要求區域單元格邊緣保持絕對對齊，采用鼠標是非常不容易操作的，這時候就需要按下ALT鍵，然后稍微移動圖表就能夠實現絕對對齊。

5 結論

Excel表格處理軟件如今已在我們的日常生活中扮演著十分重要的角色，掌握好Excel表格處理運用的操作技巧和相關知識對于我們進行數據分析處理有十分積極的意義，能夠幫助我們事半功倍地完成一些工作。本文的研究只是Excel使用技巧的一部分，更多的內容還需要我們不斷地進行深入探討。

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［2］蘇翠英.應用EXCEL函數實現中職學生成績統計智能化［J］.辦公自動化，2012（24）：43-44.

［3］徐暉，傅曉玲.Excel中數據有效性的保證方法［J］.科技信息（科學教研），2007（36）.

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1674-6708（2016）170-0099-01

馮冰，瓦房店市機械制造中等職業技術學校。