淺談做好工程檔案管理工作的重要性

汪晶

摘 要：隨著工程項目在各地以不同的形式展開建設，工程檔案管理工作的重要性就日益凸顯出來。工程檔案管理全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，做好建筑工程檔案管理工作非常必要。

關鍵詞：工程；檔案；管理；重要性

在工程建設過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等。這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。

一、在建項目檔案管理存在的突出問題

1.工程檔案不能及時歸檔

工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交按工程項目管理要求，檔案應隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，領導對工程檔案的不夠重視往往造成工程檔案遲遲不能及時歸檔。

2.檔案資料經常缺失

在建工程項目檔案涉及專業面廣、數量巨大，從前期到最后的竣工備案移交。任何一個環節疏忽都有可能造成資料丟失，且經過多層環節傳遞移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏，特別是對于工程中的一些細節資料，普遍不被人們重視，或因人員的變動所以在實際工作中的遺失幾率較高。造成最后工程竣工時檔案歸檔率偏低，檔案的嚴重缺失。

3.歸檔信息與實際不相符

該類問題主要體現在設計與實際產品的不一致或替代性信息資料方面。一些設計單位不了解設備廠家產品信息，而設備廠家定型產品沒能按典型設計生產產品，一些集成廠商只提供設備總裝資料，而沒能提供單元設備資料或提供的是通用替代性資料。

二、工程檔案在工程建設施工階段的重要性

1.工程檔案是建設工程的重要組成部分

在一個工程項目開工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設是不可分的，所以這部分文件材料作為工程檔案的一部分而進行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，對這些材料的質量把好關是至關重要的，對工程中所需要的材料在進場除了有出廠合格證以外，還要進行相關的檢驗，通過對材料的各種能進行檢測，從而保證材料的質量，這部分檢測文件對工程是十分重要的依據。

2.工程檔案是建設工程質量的直接反映

工程檔案不僅可以直接反映工程的質量，還可以間接的反映隱蔽工程的質量。在工程建設中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對這部分隱蔽工程的質量我們是無法直觀看到的，所以只有通過照片、錄像及現場記錄等內容即工程檔案的記錄來對工程質量進行評價，針對這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無可替代的。

3.工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節

影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

4.工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段

首先，由項目管理單位把關，在建設工程取得《施工許可證》之前，項目管理單位一定要與施工單位簽訂《工程竣工檔案責任書》，并填寫《工程竣工檔案責任人登記表》，從一開始就把工程檔案的要求、責任告知施工單位，要求他們明確分管領導和專門資料人員，對工程資料終身負責，提高對檔案責任意識；其次，對工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經常性業務指導，發現問題及時整改；第三，是工程竣工前對建設工程檔案預驗收，預驗收合格后方能舉行竣工驗收會，由質量監督站查驗資料備案后，再完整向檔案部門移交工程竣工檔案，辦理移交簽證手續。

三、工程檔案在工程建設完成后的重要性

1.工程檔案是城市建設和管理的重要依據

現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛很復雜。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建單靠人的記憶是不行的。只有以城市建設重點工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

2.工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據

工程檔案在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力。通過對它的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。

四、結語

建筑工程的檔案管理對于城市的建設和城市后續的維護工作有著重要的作用，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。我們應增強各級人員對工程檔案重要性的認識，增強專職檔案管理員的管理水平和業務水平，將工程檔案管理工作納入到現場質量管理范圍中去，保證工程檔案的原始性；實行嚴格的審查監督體制，保證工程檔案管理工作的順利開展；加強檔案工作人員的檔案業務技能培訓，提高檔案管理意識。

參考文獻：

[1]徐英浩.淺談施工檔案在施工管理中的作用[J].上海煤氣，2004，（5）87-88.

[2]張晶.淺談建設工程檔案管理[J].黑龍江科技信息，2012，（1）.