手工會計與電算化會計錯賬更正方法比較

張冬梅+肖調生

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）12-0101-02

摘要：隨著企事業單位會計電算化的普及，手工會計下的錯賬更正方法越來越難以適應電算化會計工作的需要。會計信息化環境下，必須區分手工會計與電算化會計工作的原理、流程、載體變化，合理采用與電算化環境相適應的錯賬更正方法既是適應會計信息化時代的要求，也是推動會計信息化工作順利開展的重要保障。

關鍵詞：手工會計 電算化會計 會計信息化 錯賬更正

入“互聯網+”時代，隨著計算機信息技術的發展，手工會計逐漸過渡到了電算化會計，會計信息化對企業提高核心競爭力和經濟效益意義非凡。在實施會計信息化的過程中，合理選擇并規范會計差錯更正方法，是會計信息化工作順利開展不可回避的問題，關系到會計信息化的質量與效率。會計信息化下，雖然各商品化財務軟件開發設計時也考慮到了多種控制錯誤的辦法，但只要有人工操作，會計錯賬就在所難免。各種會計差錯必然會影響到最終的會計核算結果，導致會計信息失真。針對手工會計與電算化會計不同環境下會計差錯的發生原因，筆者結合多年教學工作經驗，對差錯更正方法進行比較，以期為會計工作者提供方法指導。

一、手工會計環境下會計錯賬更正方法

現行的會計錯賬更正方法一般是基于手工會計而言的。由于手工會計工作是證-賬-表“三步曲”工作過程，會計差錯按照影響程度劃分為三類錯賬更正方法：劃線更正法，“劃線”是指在手工賬簿的錯誤記賬欄劃橫線，再更正在欄目上方1/2處，一般適用于手工登賬時會計憑證沒錯，轉抄賬簿時登記出錯。紅字沖銷法，是用于更正填制會計憑證時多記金額而導致賬簿多記的錯賬。方法是將多記金額填制與原分錄相同、金額用紅字登記的會計憑證，摘要備注沖銷某字某號憑證，稱為部分紅字沖銷法；也可將全部金額用紅字沖銷作一會計憑證，再填制正確的藍字金額會計憑證，稱為完全紅字沖銷法。這兩種方法填制的憑證都要過入相關賬簿，實現更錯。補充登記法，是用于更正填制憑證時少記金額或少記業務內容而發生的錯賬。方法是就少記金額補充填制藍字憑證且摘要注明訂正某字某號憑證，再經審核簽字過入相關賬簿。后兩種方法與第一種方法的區別在于，后兩種方法都是發生在會計憑證上的差錯而導致賬簿錯誤，屬于證錯而賬錯，而前者是證沒錯而賬錯。

二、電算化會計環境下會計錯賬更正方法

電算化會計環境下，會計工作雖發生了軟、硬件的變化，但工作目標不變，內容不變，本質仍然是對單位一定時期內發生的經濟業務進行記錄、記量、分析的數據加工處理過程。電算化會計工作循環仍體現手工會計的證-賬-表三段式工作過程，只是工作的載體、手段發生了改變而已。針對電算化會計的工作原理，賬務處理系統是整個會計信息系統的核心，會計數據庫分為未記賬的臨時憑證數據庫和經審核合法的正式賬簿數據庫。會計差錯更正也以是否影響賬簿數據庫而留下更正痕跡劃分為直接的無痕跡修改和間接的有痕跡修改。

（一）直接修改法（無痕跡修改法）。所謂直接修改是指修改直接發生在賬務處理系統中的會計憑證錄入上。差錯更正后只保存在憑證數據庫非賬簿數據庫，賬簿數據庫并沒留下曾經修改過的線索和痕跡，故也稱為“無痕跡”修改法。實際電算化工作中，“無痕跡”修改法常見以下五種情況：

1.憑證尚在錄入中。憑證錄入是電算化會計工作的起點，電算化憑證與手工憑證一樣都具有憑證七要素。但由于制單會計業務水平和其他人為因素，錄單時仍會發生憑證類別選擇、制單日期和附件張數、會計科目、摘要或金額、制單人等錯誤錄入，這時只要憑證未保存，可以在憑證界面直接修改。這一步是電算化錯賬最主要的發生時間，也是會計信息化下控制錯賬的關鍵步驟。所以業界有電算化環境下內控點前置之說。

2.憑證已保存但未審核。電算化會計憑證的處理程序是：制單-出納簽字、主管簽字-審核-記賬。其中審核是各軟件中設置的必需流程。對于已保存未審核或審核未通過的憑證存在錯誤的，可在總賬系統“憑證填制”窗口中直接編輯修改并保存。但此時，不是所有要素都能直接修改，如憑證類別、制單日期（默認總賬系統制單日期是序時的，即該張憑證不能超前上張制單日期）；如果該記賬憑證是來自總賬系統之外的子系統自動轉賬生成的，則必須在外部子系統中直接修改。需注意的是外部子系統憑證列表中的刪除操作只相當于總賬系統中的作廢處理，要徹底刪除錯誤憑證還須在總賬填制窗口作“整理”處理。

3.憑證審核后記賬前。憑證審核后，不能直接修改和刪除。其修改的數據庫技術原理必須是先取消審核簽字，即將憑證庫中“審核”字段的值清空，再對該庫其他相關字段的值進行修改。由于憑證審核和憑證錄入屬于不相容崗位職責，按照會計內部控制制度要求，兩崗是不能由同一人兼任的。發現已審核但尚未記賬的憑證錯誤，須先由原審核員在總賬系統“憑證”/“憑證審核”功能窗口中取消審核簽章；然后制單員調出該錯誤憑證進行修改并保存，再重新審核。顯然這種情況的直接修改并不直接，且要反向操作、經手多人操作，比較麻煩。

4.憑證記賬后結賬前。現行會計制度規定，記賬后的憑證一般是不允許刪除或修改的，確應修改的，經過批準，可采取反向操作功能，即取消記賬、審核后直接修改。由于制度規定的模糊性，加之軟件技術上的可行性，現實中許多單位發生了這種錯賬也習慣性地采用了直接修改的方法。具體方法是賬套主管在總賬系統“期末”/“對賬”窗口中，按“Ctrl+H”快捷鍵，激活“恢復記賬前狀態”功能；然后在“憑證”/“恢復記賬前狀態”窗口中，選擇“恢復方式”并輸入主管口令，系統將恢復為記賬前狀態；即反記賬反審核，修改正確后再重新審核和記賬。

5.憑證記賬后并結賬。記、結賬后的錯誤憑證，要實現直接無痕修改，也要利用財務軟件提供的反向功能，即反結賬、反記賬與反審核后直接修改。過程是由后往前反向操作，首先在“結賬”向導的月份選擇窗口，賬套主管按“Ctrl+Shift+F6”鍵取消當月的結賬，各賬簿記錄恢復到結賬前的狀態；然后調出錯誤憑證按前述3、4種方法反記賬、反審核并完成修改，再重新審核、記賬和結賬。

顯然，利用會計軟件的反向功能，技術上各種情況下均能實現無痕跡直接修改。反向功能方便了會計人員的事后糾錯，有利于清除數據冗余、保證賬證相符和數據安全。但筆者認為如不加以約束、任意濫用也會存在如下弊端：一是與現行會計法規要求不一致，違背了《會計核算軟件基本功能規范》關于會計數據輸入的基本要求和會計差錯更正方法的規定，導致財務人員隨意更改會計記錄，削弱了會計工作的嚴肅性。二是為會計造假提供了方便。在會計信息化下，如果財務軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、有痕跡的記錄，只靠操作日志簡單記錄反向功能應用情況，加之缺乏嚴格周密的內控制度，會計做假、造假和經濟違法犯罪活動會變得更加隱蔽，會計信息化的安全性將受到極大威脅。三是可能導致數據系統錯誤和財務混亂。在使用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目的核算體系可能發生調整；反記賬的原理是按記賬時留下的“線索”進行逆向處理，記賬次數及記賬后的后續業務等不可控，軟件設計時實際只能保留重要線索；ERP等大中型財務系統功能復雜，數據處理技術難度加倍，系統間的無縫連接和數據間的實時傳遞以及自動生成記賬憑證，都很難準確全面地恢復到記賬、結賬前的狀態。線索的不完整與部分處理的“不可逆”都將導致系統數據的前后不一致，很可能產生系統數據錯誤、財務混亂。鑒于此，除上述第3種情況反審核操作是將記賬憑證庫中“審核”字段的值清空，屬同一庫中修改外，第4、5種情況下的錯誤憑證應該嚴格采用有痕跡的間接修改方法。

（二）間接修改法（有痕跡修改法）。會計信息系統中，通過保留錯誤憑證和更正憑證去更正賬面數據以留下修改痕跡的線索，稱為間接修改法或有痕跡修改法。按照《會計基礎工作規范》第18條規定：對已審核并記賬的錯誤憑證更正，須用紅字憑證沖銷法或者藍字憑證補充登記法。總之，間接修改法既能區分會計人員的責任，又能留下審計線索，確保了會計信息的真實有效。會計信息化環境下，具體方法分為以下兩種：

1.補充登記法。記賬后，如憑證中會計科目無誤，只是金額錯誤——憑證金額少計，則采用補充憑證登記法，按少記金額重填一張藍字記賬憑證；如為金額多記，則采用紅字更正法，就多計金額填寫一張同科目和方向的紅字金額憑證，用以沖銷多計金額；補充的憑證正常審核-記賬即可。另還要在摘要欄中注明補充某字某號憑證。

2.完全紅字沖銷法。記賬憑證記賬后，發現憑證金額多記，會計科目、記賬方向或其他事項有誤，可采用紅字憑證沖銷法更正。即在總賬系統“填制憑證”窗口中，打開“制單”/“沖銷憑證”功能，彈出窗口中輸入要沖銷的錯誤憑證字號信息，系統將自動生成一張與原錯誤憑證完全相同的紅字憑證，用以沖銷原錯誤憑證，然后再填制一張正確的藍字記賬憑證，再對這兩張憑證進行審核并記賬，實現對原憑證的沖銷和重新更正。須注意的是，此方法的更正原理相同于手工會計下的完全紅字沖銷法，而不同于部分紅字沖銷法，因為加上原錯誤憑證，此方法前后共制單三張憑證，也不同于上述補充登記法下前后只完成兩張憑證。

參考文獻：

[1]張獻奇.會計信息化下錯賬更正方法芻議[J].財會月刊，2009，（12）.

[2]孫艷華.會計電算化的反復核反記賬反結賬[J].中國鄉鎮企業會計，2007，（3）.

[3]朱麗，黃進龍.如何應對會計電算化實訓中的錯誤操作[J].商場現代化，2009，（30）.

[4]熊緒進.會計信息化環境下的錯賬更正探討[J].財會研究，2010，（10）.

[5]史新浩.追溯重述法在重要前期差錯更正中的應用[J].商業會計，2010，（18）.