基于財務信息化的高校內部控制體系建設

董瑤

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）14-0060-02

摘要：財務信息化作為一種信息技術手段可以更好地提高財務工作的效率和財務管理的效果，同時財務信息化下的內部控制的特殊性為高校內部控制體系的建設帶來新的變化，本文對信息化環境下高校內部控制體系建設提出改進措施，加強對高校經濟活動的風險防范和監督，以達到提高公共服務的效率和效果。

關鍵詞：財務信息化 高校內部控制

一、引言

2012年財政部頒發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中明確指出，內部控制的主要目標是合理保障單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整。加強高校財務內部控制（內部會計控制）建設是高校健康穩定發展的重要保障。近年來，隨著高校信息化建設的不斷發展，財務信息化軟件在高校中廣泛應用，如預算管理系統、會計核算系統、薪酬管理系統、學生收費管理系統、票據檔案管理系統等。財務信息化的應用，使得高校內部控制環境發展了很大變化，同時也給會計核算和財務管理方面帶來了很大的風險，因此高校應該重視財務信息化給高校內部控制帶來的風險，同時結合財務信息化下的高校內部控制的特殊性，提出相應改進措施。

二、財務信息化下高校內部控制的特殊性

（一）信息系統代替傳統手工記賬，會計核算環境發生變化

高校使用財務系統處理各項經濟業務活動的財務數據，實現了會計電算化、無現金支付、無現金收費等，使得賬務處理的環境發生了變化，會計部門的組成人員不僅包括財務、會計專業人員，還包括財務系統的管理人員及計算機專家。進而財務部門不僅需要完成基本的賬務處理，還需要利用計算機完成更為復雜的經濟業務，如利用財務系統全校各教職工自主查詢各部門預算執行情況，節省各部門至財務處現場查詢的時間，利用薪酬系統實現自主查詢個人工資；原先應有幾個人員處理的業務，現在會計人員可以通過個人權限在系統中進行操作、簽批、審核、復核等工作，避免了會計憑證的來回傳閱與丟失。為保證會計系統能夠正確、及時、可靠的反映經濟業務活動，應建立和完善高校內部控制體系，內部控制制度的范圍和控制程序比手工記賬更加廣泛、復雜。

（二）信息化改變會計憑證存在形式，控制的重點發生轉移

隨著信息化技術的引進和財務管理系統的使用，財務經濟業務處理方法和處理程序發生了很大的變化，各類會計憑證和財務報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存介質都發生了很大的變化。各類基礎會計資料的書面形式的資料逐漸減少，甚至有些已經消失。信息化使得每一項經濟業務發生時由業務人員輸入計算機，并由計算機自動記錄處理，原來的書面資料轉變為以文件、記錄形式存儲在磁性介質上。傳統手工記賬內部控制管理的重點是人，所有的經濟業務都是通過工作人員手工完成，因此控制的重點是對人員的控制；而隨著信息化技術的引進，內部控制的重點由人轉為計算機、網絡數據與人，內控的重點發生了變化，同時控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

（三）信息化下高校內部控制范圍擴大，提高了控制舞弊的難度

傳統手工記賬時的內控范圍主要是對經濟業務活動的控制，對于經濟業務活動過程中主要風險點進行防范；但是在信息化條件下，內部控制的范圍延伸為財務信息系統的安全管理、數據管理、系統操作人員的權限管理和經濟業務活動管理。內部控制范圍的擴大，可能存在由于財務信息系統的管理不善導致財務數據信息被篡改，以及未經授權的人員通過財務系統和網絡瀏覽財務數據、復制、偽造、銷毀等操作。利用計算機舞弊具有很大的隱蔽性和危害性，舞弊被發現的難度比手工會計系統更大，而且利用計算機造成的危害和損失可能更大。

（四）信息化下高校信息傳遞方式發生改變，各部門間緊密關聯

傳統方式下，高校信息傳遞主要是通過紙質傳遞方式，在信息化環境下，主要是通過電子、系統數據以及紙質文檔進行傳遞，這使得信息傳遞更加便捷方便。但是目前許多高校各部門系統相對獨立，導致資源不能共享，如學生收費系統與學生教務系統不互通，不能及時根據學生學籍變動情況及時更新費用標準，并沒有達到信息傳遞的高效率，因此在信息化條件下，高校各部門間需要實現信息系統的緊密聯系。

（五）信息化下高校內部控制對會計人員綜合素質的要求提高

傳統手工記賬對于會計工作人員只需要掌握必備的財務知識即可完成相關工作，隨著信息化時代的到來，對會計人員的綜合素質的要求不只是對于財務知識的掌握，同時需要掌握各種財務信息系統的操作管理以及安全維護技能。

三、完善財務信息化下高校內部控制的對策

（一）優化基于財務信息化下的內部控制環境

1.建立內部控制職能部門，加強各部門溝通協調。高校應成立內部控制職能部門，明確主體責任，做好內部控制牽頭作用，并能實現各部門之間的溝通協調。高校相關主管領導應重視財務信息披露工作，定期公布相關信息，避免信息流通不暢影響部門間協作，避免信息孤島，保障學校信息共享，進而提高工作效率。

2.更新高校財務組織結構，合理設置崗位責任制，加強權限管理。高校財務處應該按照信息化的分工，及時調整崗位設置和人員權限，將信息化系統的功能與財務系統相結合。一是崗位設置方面，為保障財務處理的有效性，財務處應按照不相容崗位相互分離原則設置崗位，存在連續性和申請審批性質的崗位不可以由同一人兼任，系統中有類似功能模塊也不能由同一人兼任。明確各崗位職責權限，同時以書面形式說明各會計人員在財務信息系統中需要完成的操作和擁有的權限。另外，財務處可以設置財務信息系統專門管理人員，加強對賬務處理的監管力度。二是權限管理方面，財務系統管理員根據各崗位職責，分別授權不同崗位人員在財務系統中的操作權限，授權清單必須得到財務處長的審批。同時系統管理員可以給其他人員設置權限，但是其本身沒有使用系統的權利，只可以在系統管理模塊進行授權、系統維護以及數據備份等操作。

3.不斷組織學習，提高財務人員內控意識、專業知識和信息化技能。在財務信息化條件下，對于高校內部控制的會計人員綜合素質的提高有了更高的要求。高校會計人員不僅要時刻保持內控意識，掌握財務會計專業知識的同時，還需要掌握計算機方面的知識和技能，才能保障財務信息化環境下高校內部控制有效運行。因此高校財務應該加強財務人員信息化培訓工作，不斷強化會計信息系統的應用能力，從而為內部控制工作的開展打下堅實的基礎。

4.加強財務信息系統的安全建設，創造高效安全有效的信息化環境。有效的財務內控機制可以保證財務信息系統為高校決策者提供及時準確的財務信息和數據，從而實現高校資金使用的效益性和分配的合理性。需要專門的人員及時更新和維護財務數據信息，保證財務信息的時效性，避免財務信息滯后造成財務決策的失誤。同時要提高網絡安全意識和防范能力，使得財務數據信息的安全性得到保證。系統管理員定期檢查操作日志，定期對系統軟件安全性進行檢查，定期做好財務信息數據的備份工作，定期對財務管理信息網絡進行病毒防護，保障財務信息網絡局域網內的安全。高校應該設置專門的財務系統管理人員，負責系統的設置和維護工作。

（二）構建風險評估機制

高校建立經濟活動風險評估評估機制，對經濟活動存在的風險進行全面、系統、客觀評估。同時由于信息化引進導致的內部控制環境的變化，要求高校要重視財務系統的風險防范，指派專人負責系統管理，明確系統管理員的權限和分配權限的審批流程，杜絕舞弊風險。重視財務系統數據泄露風險，加強系統安全管理和防范措施。

（三）充分合理利用財務系統，完善經濟業務活動控制

目前，高校內部控制體系建設仍不健全，約束力內容仍不全面，特別是在財務信息化條件下，高校內部會計控制制度建設，不僅需要基于涉及的主要經濟業務活動，從預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目等方面健全內部會計控制的制度建設，還需要建立財務系統管理辦法，規范系統操作流程和風險防范。一是資金支付系統：首先建立嚴格的資金支付審批制度。設置不同層級的人員審批不同額度、不同用途的資金。嚴格執行現金盤點機制，不定期的對庫存現金與現金日記賬進行核對，必要時與銀行對賬。另外，出納與會計崗位不相容，財務章由一人管理，支票等憑證由另一人管理。二是工資管理系統。為保障高校工資數據的準確性，應建立工資系統的內部控制機制。每一項工資的發放應由人事處提供工資發放明細，財務處會計人員進行審核，審核無誤后再發放。三是收費管理系統。在信息系統環境下，應實現學生收費系統與會計賬務處理系統之間的同步，進而提高學生收費管理的質量。另外，高校應派專人復核學生收費系統中的數據，同時檢查是否與賬務處理系統的記錄一致，保障財務信息的及時性。五是票據管理系統。收到學生學費之后，財務應及時開具收費收據，同時應指派專人購買管理票據，及時處理作廢票據。

（四）加大審計力度，執行評價監督機制，保障內部控制體系有效執行

充分發揮內部審計部門的作用，在信息化環境下，不僅要對經濟業務活動進行監督，還需要加強對財務系統的審計。嚴格考核內部控制執行情況，建立內部會計控制制度執行情況的考核機制，設定考核項目及指標，對各項經濟業務的執行情況進行量化考察，提高內部會計控制執行的有效性。

四、結束語

綜上所述，高校應順應時代的要求，充分合理利用信息化手段，在改善的信息化內部控制環境下，不斷完善健全高校內部控制體系，保障財務系統的安全有效，進而預防腐敗，保障高校各項經濟業務活動合法合規，資產安全、使用有效，進而提高高校公共服務的效率效果。

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