如何做好檔案的管理工作

【摘要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與時代的進(jìn)步，檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著越來越重要的作用。無論是在國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)水平、科技發(fā)展，還是在企業(yè)的經(jīng)營管理檔案的作用都是無可替代的。由此檔案的管理工作的重要性不斷突顯，如何做好檔案的管理工作是當(dāng)下我們最關(guān)注的問題之一，本文將探索現(xiàn)今檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題以及就現(xiàn)存問題提出幾點對策，在現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢下探索企業(yè)檔案管理的新思路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中所形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。當(dāng)前的檔案管理的工作中存在著許多問題，如：檔案的管理人員專業(yè)水平相對較低、單位不重視，制度不完善、不能夠正確運(yùn)用新的技術(shù)和設(shè)備等。因此，要想更好地規(guī)范現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要堅持與時俱進(jìn)的原則，分清檔案管理工作的重要作用，以科學(xué)合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計劃；從現(xiàn)實出發(fā)，更新管理觀念，促進(jìn)管理人員責(zé)任感的形成，激發(fā)其工作熱情，進(jìn)而提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，使其更加符合法律要求。

1.檔案管理的工作的現(xiàn)狀以及存在的主要問題

1.1檔案的管理人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平相對較低

目前，我國從事檔案管理工作的工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平相對較低，是我國檔案管理工作的最大問題。為了能夠讓檔案管理信息化建設(shè)的工作開展順利，就必須要求專業(yè)化素質(zhì)十分高且對檔案的管理工作了解十分詳細(xì)且熟練的工作人員?，F(xiàn)在檔案管理員一般趨于老齡化且學(xué)歷較低，甚至還有兼職或者直接轉(zhuǎn)崗的。因為他們并沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，因此他們的檔案管理方面的無論是操作水平還是理論知識等都不能符合要求。同時由于一單位的這種檔案管理工作的工作人員的調(diào)動加上一些工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，很容易造成一些檔案數(shù)據(jù)的丟失，在進(jìn)行檔案資料的整理時處于十分被動狀態(tài)，使檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性都降低。同時由于工作人員一直處于機(jī)械的工作狀態(tài)嚴(yán)重影響檔案的工作水平的同時使檔案管理也失去了創(chuàng)新和發(fā)展的水平。

1.2單位不重視以及制度不完善

單位領(lǐng)導(dǎo)不重視是也是現(xiàn)今檔案管理工作中存在主要問題之一，它是導(dǎo)致檔案管理工作人員工作態(tài)度不端正的直接原因，從而間接導(dǎo)致檔案利用的效率低下。無論對于哪個單位，檔案的重要性都是不容置疑的。如果懂得充分用檔案資源來總結(jié)出對提高工作成效無益的做法來改進(jìn)工作方式以及生產(chǎn)工藝，從而達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的作用就是一個很好地結(jié)果。而如今的現(xiàn)狀是大多數(shù)的企業(yè)并不重視檔案工作的管理，對檔案工作人員不僅不會進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)而且要求極低，從而不可能通過對檔案管理分析中提高自己的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3檔案的管理工作技術(shù)落后

隨著科技不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案的管理管理工作也應(yīng)該跟上時代的腳步將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用其中。其中的許多企業(yè)都運(yùn)用了計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行更方便快捷的檔案管理。但是大部分的企業(yè)單位的檔案管理工作并沒有跟上時代的步伐缺少電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備，依靠舊的手工方式和原始的手段進(jìn)行檔案的裝訂保管工作。還有一些單位雖然應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)單還只是粗淺的利用，進(jìn)一步深層次利用的需求意識并不成熟。這些方面極大的降低了檔案管理的工作的效率，是檔案的管理工作的首要改革之處。

2.加強(qiáng)檔案管理的對策及檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢

2.1提高檔案的管理人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平

檔案管理人員在檔案管理工作中起著至關(guān)重要的作用，檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)水平高低在檔案管理的工作中有著決定性的作用。因此培養(yǎng)具有較強(qiáng)專業(yè)知識和管理經(jīng)驗的企業(yè)檔案工作人員是提高檔案管理工作科學(xué)化水平以及工作效率的重要途徑之一。主要方法有，首先，要對檔案管理人員有學(xué)歷較高的要求，而且必須是專職的工作人員。其次，對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作方面的理論知識以及技術(shù)的培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員能夠適應(yīng)當(dāng)今科技發(fā)展的潮流，更加熟練的掌握計算機(jī)操作以及軟件開發(fā)和維護(hù)和企業(yè)檔案管理的有效制度的流程等技術(shù)。與此同時提高對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心，每個工作人員都要樹立愛崗敬業(yè)的精神，積極思索，不斷進(jìn)行檔案工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的前進(jìn)動力。

2.2制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)要對現(xiàn)今檔案管理工作給予高度重視，在薪酬待遇方面應(yīng)該給予檔案管理人員相對優(yōu)越的條件。同時制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，做好企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，形成檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化體系。首先，各檔案管理的單位應(yīng)該按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身特點制定出具備完善系統(tǒng)的管理方案，從而起到提高檔案的利用率及質(zhì)量，優(yōu)化和集成檔案資源，從而促使檔案管理工作的有序化和規(guī)?；?。其次，根據(jù)實際情況中遇到的一些問題，制定出檔案文件歸檔的詳細(xì)步驟，在具體的執(zhí)行過程中也要做到嚴(yán)格按照自動化的規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，來保證檔案管理工作的系統(tǒng)的完善。再次，制定定出更加合理的崗位責(zé)任的制度要求，而且明確要求每個崗位的職責(zé)和任務(wù).而且一定要熟悉每個人自己的工作流程，認(rèn)真且嚴(yán)格的完成自己工作任務(wù)。單位要幫助企業(yè)員工檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，吸引更多優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.3促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)

為了加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，首先，單位要加大資金投入力度，建設(shè)檔案信息化管理所必須的網(wǎng)絡(luò)等硬件、計算機(jī)、檔案室等設(shè)施，以及必要的軟件信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫，并且做好檔案的管理工作，保證檔案資料的安全性和完整性，為檔案的查找利用提供十分便利的條件。其次，檔案管理人員的素質(zhì)加上企業(yè)管理培訓(xùn)，從而使檔案信息化管理操作技能和計算機(jī)技術(shù)水平得到提升，這樣才能滿足檔案信息化管理工作及現(xiàn)代化要求。與此同時，在新媒體時代，檔案管理人員應(yīng)該更多地關(guān)注當(dāng)前媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的進(jìn)展、動態(tài)，讓公眾及時了解，促進(jìn)與提升檔案信息的利用率。同時我們需要將數(shù)字信息化技術(shù)廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理能夠擁有一個專門的系統(tǒng)實現(xiàn)檔案材料的保存"管理"利用一體化，這也將為檔案的發(fā)展提供一個巨大的飛升空間。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段我們國家的檔案管理的工作中存在許多的弊端及不足，我們要在提高對檔案管理的工作提高認(rèn)識的同時，充分利用現(xiàn)代化社會發(fā)展的科技技術(shù)，做到檔案工作的與時俱進(jìn)不斷創(chuàng)新，開拓檔案管理工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

[1]何旋.談如何做好檔案的管理工作[J].才智，2015（21）

[2]徐章蕊.新形勢下做好檔案管理工作的思考[J].商，2013（08）.

[3]李淑華.新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].才智，2013（24）.

作者簡介

劉麗（1982--）；女；籍貫：黑龍江省甘南縣甘南鎮(zhèn)；本科；館員；研究方向：檔案管理。