如何籌劃組織大項活動

宋永栓

結合自身的工作實踐，我認為搞好大項活動應把握好三個方面的內容：一是什么是大項活動。二是大項活動籌劃組織的基本步驟。三是籌劃組織大項活動需要注意的幾個問題。

1 什么是大項活動

（一）定義。通俗地講，就是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人員參與的重要活動。比如：各種慶典儀式、運動會開閉幕式、各種文藝演出、部隊的閱兵慶典、作戰演練、專題現場會、大比武、專業培訓等，都是比較常見的大項活動。

（二）特點。大項活動具有三個鮮明的特點。一是要有明確目的性。籌劃組織必須要搞清楚這項活動的目的是什么，才能有的放矢。二是要有嚴密的計劃性。大項活動涉及的點多面廣，容易出現紕漏和疏忽，而且大項活動環環相扣、層層遞進，一旦出現失誤很難彌補，因此必須要周密計劃、嚴密實施。三是要有眾多的人員參與。有眾多的人員參與是大項活動的一個重要特點，就是有較多的人員參與才能算得上大項活動，但需要注意的是，并不是參與人數多就是大項活動。例如：我們每天例行的出操，參與人數很大，但它是常態化的活動，就不能稱為大項活動。

2 大項活動籌劃組織的基本步驟

大項活動的籌劃組織一般可以分為籌劃、準備、實施、收尾四個階段。

（一）籌劃階段

一是受領理解任務。一方面是受領上級首長的決策部署，一方面是受領本級首長的決定指示，無論哪個方面，都必須準確理解任務的含義、充分了解上級的意圖。

二是建立健全組織。受領任務后，第一步就是成立領導小組，把指揮架構、任務區分或責任體系建立起來。

三是擬制方案計劃。就是根據上級部署要求和本級首長決心意圖，結合實際研究設計活動實施的具體方案計劃。一般應包括4層方案：第一層，總體方案，主要是組織領導、職責分工、議程內容、階段劃分和有關要求；第二層，各組方案，領導小組下設的各小組都要制定方案計劃，包括具體工作、責任分工、階段劃分和時間節點；第三層，任務方案，各小組擔負的每一項項任務，都要制定方案計劃；第四層，重要場所和重要環節方案。

四是發出預先號令。就是根據本級首長定下的初步決心，向參與活動的相關單位和人員明確先期準備活動。

（二）實施階段

這是活動的“重頭戲”，也是提高活動質量、確保活動順利完成的關鍵所在，重點需要做好7項工作：

1.召開預備會議。人員報到后，召集參加活動單位的聯絡員召開預備會，對日程安排、服務保障措施和注意事項等內容進一步作出明確，征求各單位意見建議，并就開展好活動提出具體要求。

2.組織正式會議。負責會場工作的人員，要提前進入會場，檢查會場設置和設備，擺放和核對會議材料，督促音響、攝影、攝像等保障人員到位；按座次劃分引導與會人員入場就座；按照會議流程，督促工作人員做好音頻視頻切換、場地轉換等相關保障；堅持全程參加活動，及時協調解決出現的矛盾問題，靈活處置停電、人員調整、內容變化等各類突發情況，保證會議有條不紊地進行。

3.組織現場觀摩。現場觀摩主要需要做好（1）現場準備、（2）組織流程、（3）觀摩臺搭建、（4）音響調試、（5）講解員合練、（6）活動休息區設置、（7）標示牌設置等前期準備工作。與會代表出發前，要提前通知觀摩現場工作人員提前做好各項準備。

4.組織現場展示。現場展示主要有展板展示和解說、多媒體動畫演示、模擬展示、實兵實裝演練等匯報內容。這其中的每一項內容都需要前期充分的準備，現場展示前，要與各點位搞好溝通協調，指導各點位做好相應準備，及時反饋觀摩進展情況。

5.安排分組討論。分組討論前，要協助各組落實好討論場所，與各組召集人保持聯系。分組討論時，會務工作人員要全程跟會保障。

6.回收會議材料。活動印發的屬于保密范圍的文件材料，在活動結束時應予以回收，以防發生失泄密問題，尤其對臨時赴會借閱文件的人員，發文時一定要登記和交代清楚，離會時及時回收。

7.組織人員返回。要在活動結束前摸清底數，提前征詢車次、歸程，預購車票，并分別按時間做好送站安排。與會首長返回時，要提前報告本單位領導，以便送行。

（三）收尾階段

俗話說的好，“編筐編簍，貴在收口”。活動結束并不等于工作結束，不能有松口氣的思想，還要一鼓作氣做好收尾工作，主要有以下6項內容：（1）會務用品的整理歸還；（2）活動情況的梳理上報；（3）活動材料的合訂留存；（4）活動經費的報銷結算（5）相關精神的貫徹落實（6）活動組織的總結講評。

3 籌劃組織大項活動需要注意的幾個問題

1、上下協調要快捷見底。上下協調，核心就是信息的獲取和分發，信息運轉流暢，整個活動才能流暢。對上協調重在及時準確，有以下個方面需要注意：①上級要求，對活動組織有沒有最新指示；②行程變化，越是高級別的首長，越是容易臨時變換行程；③人員變動，這將涉及保障工作各方面，如有變動，必須第一時間通知各個小組；④實時位置，首長什么時間出發，現在已到達哪里，決定著旅首長的行程。

2、請示報告要準確嚴格。遇事請示報告是最基本的準則之一，特別是在重大活動中，層次高、影響大、節奏快，請示報告不按程序、不準確、不周全所帶來的負面影響就更明顯，甚至難以挽回。這方面要做到“四個不能”：①不能越級報告。按級報告是工作最基本的程序，越級請示報告看似動作快，但卻造成工作被動、埋下安全隱患。②不能倉促報告。③不能不報告。杜絕未經領導同意就擅作主張，特別是越過首長向上級過多強調客觀理由，造成工作被動。④不能有報告無提醒。大項活動的重要環節要多次報告，不要怕麻煩，防止首長因工作忙而忘了。

3、情況處置要靈活穩妥。一種是按預案處置。這就要求我們制定預案要盡可能全面周密，充分預測預想，寧可備而不用，不能用而無備，組織者對預案要非常熟悉，牢記于心。另一種是隨機處置。事實證明，在大多數突發情況下，只要不慌亂，通常都來得及反應，處置的方式因時而異、不一而足。

4、環節銜接要緊密流暢。這里要搞好四個方面的銜接。①報到與接待的銜接，做到分工明確、禮節周全、引導到位；②活動與食宿的銜接，做到提前招呼、準點就餐、按序就座；③活動轉場的銜接，做到標志清楚、對接及時、人人有底；④活動議程的銜接，做到計劃在先、預有排練、現地調控；

5、細節處理要精益求精。具體有10個細節，供大家參考對照。①材料，看有無錯字、漏字、缺頁、錯頁、夾紙、排版等問題，特別是正反頁的材料，不能看了正面不看反面。②幻燈片，看文字有無錯情，圖片有無硬傷，播放有無卡殼，大屏顯示后有無變形、變色等。③音響，看音量、音質是否正常，所有話筒都要連續試講至少2分鐘以上，看效果如何。④席卡，看有沒有錯擺、漏擺、不按規矩擺放等問題。⑤椅子，看有沒有損壞、有沒有污垢、穩不穩，事先要坐一坐。⑥茶水，看水溫是否合適、供應是否充足，如果會議時間較長，中場休息要及時更換水壺。⑦空調，提前打開，調試好溫度，會議進行中根據實際情況及時調整，要防止因倉促打開空調把制冷和制熱搞錯。⑧衛生，包括會場衛生、住宿衛生、餐飲衛生等，對一些死角都要逐一看到、摸到。⑨秩序，要考慮到領導的生活習慣，對單位廣播做出相應調整。⑩影像，及時安排攝影攝像保障和錄音，有時活動組織的很成功，但拍出來的照片質量不高，直接影響到資料留存和使用，還有的領導不大愿意把錄音筆放在面前，這時要靈活采取各種方法，確保錄音清晰可用。以上10個細節，組織者要親自把關，確保萬無一失。