如何撰寫二級秘書業績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨特而頗具挑戰的鑒定方式。

關鍵詞：二級秘書；業績評估報告；制定工作計劃；監控目標完成

基金項目：重慶青年職業技術學院2016年度校級課題：“基于工作過程系統化開發高職院校商貿類專業學生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項目編號：CQY2015Y016

根據《國家職業標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書。所以在進行職業能力鑒定時，單獨增加了一項“業績實證評估”考試內容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內容，更是在其他職業資格等級考試中所從未出現過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式。“業績實證評估”由五個模塊構成，現就 “制定工作計劃、監控目標完成”第二個模塊進行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評估的是考生制定本部門“工作計劃”并監控目標完成的能力，屬于辦公室日常管理工作。各組織各單位各部門都有自己的工作計劃，但是要通過國家最高水平的鑒定，對選擇的工作計劃有以下要求：

1、計劃期限在6-12個月，意味著這個計劃屬于短期計劃[2]，內容比較詳細、具體，最接近于組織實施的行動計劃。但同時要有一定的時間跨度，表明該計劃涉及面較廣，有一定的復雜程度。

2、計劃可以由考生獨自完成，也可以帶領他人，也可與他人協作，但宜選擇團隊完成形式，因時間跨度較大，涉及面較廣的計劃一般需要多部門配合，這也與工作實際情況相吻合。

3、工作計劃是一張藍圖，設計出來后還需要不斷的修改完善，所以需要有相關部門的人員參與討論的過程和經調整后的正式計劃這一工作環節。所以考生宜在實際工作中注意資料的收集和整理，以便形成完整的工作記錄，而這一環節是檢驗考生是否有真實工作的試金石，如果比較缺乏工作歷練，很難完成這一環節。

4、證人證詞部分是考生的領導從客觀的角度來評價，包括對該計劃的全面性、可行性以及在執行過程中出現變化、出現偏差時考生的處理方式，這是全面評價考生的計劃以及執行能力，所以考生也需要經過多年的工作經歷和和鍛煉才能順利完成這一模塊的評估。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

該計劃由該考生負責，相關背景情況匯報如下：

制定計劃時間：2013年6月-2013年12月

制定計劃地點：營銷中心辦公室

交辦該工作領導姓名：錢（副總經理）

參與制定計劃人員姓名：孫（辦公室主任）、李（營銷科）、周（財務科）、吳（業務科）、鄭（辦公室副主任）

制定計劃的原由：公司下屬各網點為了增加市場份額，提高銷售收入，銷售政策相對寬松，對應收賬款的管理工作不夠重視，導致應收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應收賬款的產生。這將嚴重影響了公司資金的良性運轉，并可能產生大量的呆壞賬。為此，公司要求各網點負責人加大對應收賬款的管理責任，必須成立追賬組進行追收。

制定計劃名稱：重慶某股份有限公司關于加強2013年公司各網點應收賬款管理工作計劃

第二部分：證據內容

（一）制定計劃的草案

重慶某股份有限公司

關于加強2013年公司各網點應收賬款管理工作計劃（草案）

目前，公司應收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應收賬款的產生，這將嚴重影響了公司資金的良性運轉，并可能產生大量的呆壞賬。為了防止應收賬款包袱越來越大，緩解資金壓力，特制定該工作方案：

1、成立追賬組。各網點必須成立追賬組，由單位負責人任組長，組員由經驗豐富、年富力強的銷售人員和內勤人員組成。追賬組成員名單經單位負責人確定后在規定時間上報至營銷中心辦公室。

2、上報治理方案。各網點必須認真梳理2013年6月前的應收賬款明細，制定出詳細的《應收賬款追收計劃及逾期賬款處理方案》，并落實每筆款項的責任人。方案報公司財務部，公司將據此跟蹤各網點的收款進度和質量，兌現獎罰。

3、各網點制定收款方案指導原則：在正常完成銷售收入的同時，各網點應收賬款總額應逐月下降，逐月下降比例不低于10%。

4、呆壞賬處理：以前年度形成的呆壞賬，必須查找原因，追賬組必須上報壞賬明細表，不得消極對待或放任不管，對于呆壞賬，公司財務中心根據情況下達特殊政策，待各網點上報額度后下發。

5、獎罰措施：公司注重結果的考核，公司對應收賬款追收較好的公司給予重獎，否則重罰。

重慶某股份公司營銷中心辦公室

2013年5月1日

（二）制定計劃中與同事的討論記錄

對《加強各網點應收賬款管理工作計劃草案》的討論會議記錄

時間：2013年5月3日

地點：營銷中心辦公室

出席人員：趙（總經理）、錢（副總經理）、孫（辦公室主任）、李（營銷科）、周（財務科）、吳（業務科）、鄭（辦公室副主任）

主持人：孫（辦公室主任）

記錄人：鄭（辦公室副主任）

副總經理錢總

加大對應收賬款的追收力度是好事，但要防止出現某些網點為了減少應收賬款而采取措施，導致營業收入大幅度降低的現象。所以建議公司在控制總量的基礎上，給予各網點一定自主權，根據自身情況，提出下降額度和比例。

營銷科李科長

獎懲不夠明確，應明確獎勵和懲罰的標準，比如完成多少獎勵多少，未完成多少，如何懲罰，如果是扣工資，扣多少，從制度上起到激勵和威懾的作用，使全體員工共同參與到這一活動中。但是應注意懲罰力度不能過大，否則越到最后，賬越難收，對各網點負責人造成壓力過大，影響局面穩定。

財務科周科長

有些客戶即使加大追收力度，也有可能很難追回貨款，因為其惡意欠款，這將出現追收人員的付出與回報不相符合的情況。建議公司建立客戶信譽檔案，對惡意拒付的客戶產生的應收賬款，不能靠罰款了事，而是要分析，并對惡意拒付的客戶及早做出警告。

業務科吳科長

各網點按上述指導原則制定出6月以后的應收賬款控制流程的措施及方案，防止應收賬款額度繼續增大。該方案應在5月底前上報到公司，沒有按時上報和不報的，應處罰單位負責人。

總經理趙總

各部門意見較切合實際，辦公室在綜合各部門的意見上，盡快修改草案，并做出整體工作計劃，上報后經批準盡快下發。

2013年5月3日

（三）修定后的計劃

重慶某股份有限公司

關于加強2013年公司各網點應收賬款管理工作計劃（定稿）

目前，公司應收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應收賬款的產生，這將嚴重影響了公司資金的良性運轉，并可能產生大量的呆壞賬。為了防止應收賬款包袱越來越大，緩解資金壓力，特制定該工作方案：

1、成立追賬組。各網點必須成立追賬組，由單位負責人任組長，組員由經驗豐富、年富力強的銷售人員和內勤人員組成。

2、上報治理方案。各網點必須認真梳理2013年6月前的應收賬款明細，制定出詳細的《應收賬款追收計劃及逾期賬款處理方案》，并落實每筆款項的責任人。方案報公司財務部，公司將據此跟蹤各網點的收款進度和質量，兌現獎罰。

3、各網點制定收款方案指導原則：在正常完成銷售收入的同時，各網點應收賬款總額應逐月下降，到2013年12月，確保應收賬款占總銷售收入比例不超過10%。要求各網點在上報的方案中必須體現每月下降的額度和比例。

4、呆壞賬處理：以前年度形成的呆壞賬，必須查找原因，追賬組必須上報壞賬明細表，不得消極對待或放任不管，對于呆壞賬，公司財務中心根據情況下達特殊政策，待各網點上報額度后下發。對于惡意欠款的客戶，應及時發現并上報公司，由公司審查后統一處理。

5、獎罰措施：公司注重結果的考核，公司對應收賬款追收較好的公司給予重獎，否則重罰。

獎勵標準：凡是完成公司指導性指標的，給予追賬組每月集體2000元獎勵。

懲罰標準：凡是未完成指導性指標的，給予追賬組集體1000元罰款；同時，應收賬款每超過考核額度的1個百分點，扣發單位第一負責人工資1個百分點。

6、上報時間：各網點必須必須5月27日前將追賬組成員名單及在上述指導原則下制定的具體的《應收賬款追收計劃及逾期賬款處理方案》上報至營銷中心辦公室。

重慶某股份公司營銷中心辦公室

第三部分：證詞描述

1、應收賬款居高不下一直是公司存在的問題。該考生作為辦公室副主任，深刻領會了公司領導意圖，制定比較有效可行的計劃方案。

2、在編制計劃前，該考生對公司的總的應收賬款情況做了認真

分析，調研了公司的相關文件，并與我詳細溝通與交流，同時與各部門多次溝通，協調也非常順利。在此基礎上，擬定了計劃草稿，并召開了討論會，專題討論該方法，然后加以修訂，形成定稿。

3、計劃可行性強。整個計劃在考慮到公司實際的情況下，既有公司的總目標，又給予各網點一定的自主權，并制定了配套的考評措施。保證了計劃的切實執行，效果良好。

4、該考生應變能力較強，在各部門提出相應意見后，認真思考，匯總意見，在關鍵節點上均采取一定控制措施。

5、該計劃在實施過程中執行良好。

參考文獻

[1]國家職業標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業資格培訓教程二級秘書[M].中央廣播電視大學出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經濟師，碩士研究生。研究方向：企業管理、行政管理、市場營銷。