淺談檔案管理的信息化建設(shè)的重要性

谷穎

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的思維方式等都發(fā)生了巨大變化，特別是檔案管理信息化的建設(shè)以及發(fā)展越來越迅速。檔案管理根據(jù)它的基本性質(zhì)及其主要作用來講，是一項具有管理性、服務性的工作。本文首先說明了檔案管理信息化的重要性，然后分析了檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，最后詳細闡述了檔案管理信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；思想觀念；數(shù)據(jù)庫；人才

1 檔案管理信息化的重要性

（一）有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，在全球信息化的推動下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統(tǒng)勢在必行。現(xiàn)代化信息設(shè)備的應用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時間，加快了經(jīng)濟建設(shè)的步伐。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息

從實際上來講，檔案是一種資源，對于機關(guān)事業(yè)單位來說，地方的發(fā)展和單位所辦業(yè)務都被檔案真實地記錄。領(lǐng)導班子制定決策時，除了要結(jié)合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯誤決策的重復出現(xiàn)，更加能夠為制定新決策獲得靈感，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務

檔案信息化資源時效性強，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現(xiàn)尤為突出，此外，還適合于進行綜合研究，并表現(xiàn)出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，然而一旦建設(shè)完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產(chǎn)出。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現(xiàn)，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質(zhì)量和服務效率也明顯提高。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

（一）對檔案管理信息化的認識程度不足

對檔案管理信息化的認識程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時間投入，很多檔案管理部門人員認為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

專業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題。這一問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當前現(xiàn)代化的計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導致檔案信息化管理人員不能夠滿足應有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認識程度不足，不能夠嚴格的按管理的要求來進行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

（三）缺乏資金支持

檔案信息化管理的過程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設(shè)備需要大量的資金支持，而在當前很多單位和部門的缺乏檔案建設(shè)資金來源，使用其它經(jīng)費來進行建設(shè)也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關(guān)的經(jīng)費，但是相對于檔案管理信息化建設(shè)來講，遠遠不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導致在相關(guān)設(shè)備的采購中，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達不到應有的標準，影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

3 檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設(shè)才能獲得保障。這是因為任何體系的建設(shè)都離不開人的作用和參與，最終的實施更是需要依靠人的努力和主觀能動性的發(fā)揮。管理人員綜合素質(zhì)的提高，是檔案管理信息化建設(shè)工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

（二）設(shè)計和實施高效實用的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

檔案管理部門要充分認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)，制定一套完整的檔案管理制度，引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術(shù)，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

在設(shè)計和實施相關(guān)檔案信息化管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計是作為檔案管理的信息化建設(shè)中最重要、最基礎(chǔ)的一項工作內(nèi)容，是系統(tǒng)對所有檔案信息進行集合的一個工具，它既包含有檔案本身原有的數(shù)據(jù)信息，也包含有檔案管理過程中新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，因此數(shù)據(jù)庫是整個系統(tǒng)乃至整個檔案管理信息化建設(shè)工作的重要組成部分，因此以管理嚴謹和使用便捷作為設(shè)計原則，防止信息化管理系統(tǒng)出

現(xiàn)漏洞，進而損失重要的檔案資料。在設(shè)計檔案管理系統(tǒng)的時候，按照各領(lǐng)導和各個科室的工作內(nèi)容設(shè)置不同的管理權(quán)限，并建立檔案信息化管理的局域網(wǎng)，就可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，并共享其檔案信息。進而改變過去通過紙質(zhì)檔案了解人員檔案信息的傳統(tǒng)模式，也讓其管理服務形式由被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃铡?/p>

（三）強化信息化硬件建設(shè)，確保信息化管理的實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保信息化建設(shè)中所需要的設(shè)備和機械工具，這是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。隨著計算機技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，以及打印機、復印機、各種通訊設(shè)備等技術(shù)的應用，極大的提高了工作效能，實現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強化和加快檔案資料的信息化建設(shè)，機關(guān)事業(yè)單位的主管部門和相關(guān)單位應該購置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。為此，機關(guān)事業(yè)單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設(shè)施，如：電腦、復印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

（四）培養(yǎng)檔案管理信息化的創(chuàng)新型人才

檔案管理信息化建設(shè)不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業(yè)應面向社會，結(jié)合社會實際，及時調(diào)整并改進檔案管理專業(yè)的教學模式，不僅從課程內(nèi)容、教學方法方面進行改進，而且也要在檔案教學手段、教育分層和教育模式等方面進行全面改革創(chuàng)新。

檔案管理部門要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發(fā)展的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。要實現(xiàn)這一點，就必須優(yōu)待高素質(zhì)的檔案管理人才。針對這一點，在工作條件和生活待遇上就要做到對高素質(zhì)創(chuàng)新人才給予特別的關(guān)心和照顧，解除其生活上的后顧之憂；研究高素質(zhì)人才成長和流動的基本規(guī)律，以形成檔案館的最佳人才管理團隊，從根本上為檔案管理單位的長遠發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上，在現(xiàn)在這個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的時代，檔案管理部門應該以社會信息化為基礎(chǔ)，應用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案管理工作變得與時俱進、開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)真正意義上的管理信息化建設(shè)，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的繼續(xù)發(fā)展。

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