醫院檔案管理存在的問題及對策

謝麗霞

摘 要：隨著醫院的不斷發展和等級醫院的評審要求，檔案管理工作已引起醫院領導的高度重視，逐步使檔案管理達到規范化、標準化、制度化。

關鍵詞：醫院檔案管理；存在問題；對策

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、衛生行政等方面形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像，是醫院管理中的重要組成部分，是醫院的寶貴財富。我院是一所有著近百年歷史的三級甲等綜合性醫院，擔負著泰州地區醫療、科研、教學研究工作，醫院檔案歷史悠久，檔案管理具有一定的代表性，隨著醫療事業的不斷發展，醫院形成的檔案門類、數量在不斷增加，檔案的利用率不斷提高。但是，醫院檔案管理工作中仍存在一些問題，還不能完全適應醫院發展的需要。

1 檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理機構不健全

由于歷史原因和醫院行業管理要求，我院文書檔案、科技檔案、財務檔案、病理切片檔案、X線膠片檔案、檢查影像圖文檔案以及病歷檔案等分屬不同科室管理，形成在一個單位多部門管理檔案的格局，這樣對檔案的完整性和安全性是很不利的，造成管理混亂的局面。并且各科室也沒有專職檔案員，檔案管理業務知識缺乏，檔案整理不規范又沒有時限性，使許多應該歸檔的文件材料沒有及時歸檔管理。

1.2 檔案管理硬件設施跟不上

由于辦公用房緊張，檔案庫房面積小，檔案柜比較陳舊，沒有配備空調、除濕機等相關設施，條件比較簡陋，使得檔案不能得到很好的保存。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

我院從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從醫療、行政等部門轉崗過來的，缺乏檔案專業畢業的人才，而且存在專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷不高。

1.4 觀念落后，創新意識不強

由于檔案工作效益的滯后性，不了解檔案事業發展具有社會化、系統化和專業化的特點，每年只是立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，就萬事大吉，習慣于坐等待收的服務方式，對遇到的新情況、新問題胸中無數，不及時捕捉新信息，難以開創檔案工作的新局面。

2 加強醫院檔案管理的對策

2.1 領導重視，加大硬件投入

我院2011年年底，經江蘇省衛生廳批準成為國家三級甲等綜合性醫院，是集醫療、教學、科研、預防為一體的國家三級甲等綜合性醫院。為了提高醫院整體功能，使檔案管理工作能夠跟上醫院發展的步伐，符合三級甲等醫院檔案管理工作的要求，院領導把檔案管理工作納入到重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。2012年年初，我院成立了綜合檔案室，并投入大量資金新建檔案庫房、購置密集架、安裝中央空調、防盜門、防紫外線窗簾，添置了除濕機、溫濕度計、滅火器、電腦、復印機、檔案系統軟件等檔案管理設施設備，配備了專職檔案員。使各個門類、不同載體的檔案能夠得到統一管理。使醫院檔案管理上了一個新的臺階。

2.2 擴大宣傳，增強檔案意識

加強檔案管理人員檔案法規的學習、宣傳，充分利用室藏檔案和資料，積極醫院院報、宣傳欄、院內網和“國際檔案日”等途徑宣傳檔案工作，介紹醫院檔案部門的工作性質和職能，宣傳醫院檔案工作在醫療、科研、教學等方面發揮的積極作用，使全院職工認識和了解醫院檔案工作，增強他們的檔案意識，提高他們支持和參與檔案工作的積極性。

2.3 建立健全檔案管理制度，強化規范管理行為

綜合檔案室成立后，我院制訂了相應的管理制度，逐步完善了檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、安全與保密、鑒定與銷毀及庫房管理等各項規章制度，要求相關科室每年定期將歸檔材料收集整理后移交綜合檔案室統一管理，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。

2.4 逐步整改，保證檔案質量

各門類檔案已按檔案管理要求和省級達標單位標準逐步進行完善。根據醫院實際情況編印了檔案分類方案及歸檔范圍和保管期限表。將近幾年的檔案按新要求及歸檔范圍和保管期限整理組卷，所有的室藏照片檔案、資料檔案、實物檔案重新整理分類編號，并將2001年以后的卷內文件目錄著錄入檔案管理軟件，方便了檔案的查詢。

2.5 提高檔案管理隊伍的素質

醫院每年要求檔案管理人員參加市檔案局、市衛計委舉辦的檔案人員業務培訓班的學習，以及省級以上的檔案管理培訓，并鼓勵檔案管理人員利用業余時間參加檔案管理繼續教育課程的學習，目前已有4名檔案管理人員取得了檔案管理專業本科學歷，5名檔案管理人員取得了副研究館員的職稱。通過培訓學習加強了檔案管理隊伍的整體素質，也增強了檔案管理人員愛崗敬業和職業奉獻的精神，提高了檔案管理人員的內在修養，并在檔案管理過程中培養了他們的熱心、耐心和細心。

2.6 改變服務方式，變被動為主動

我院檔案管理工作改變了過去坐等待收的服務方式，由被動管理向主動管理轉變，每年定期主動地向各部門收集材料并加以整理歸檔。在日常工作中，及時把握醫院發展動態，捕捉信息，了解全院各職能、臨床科室的各項活動，搜集在工作中形成的具有保存和利用價值的信息材料。

2.7 積極開展編研活動，為利用者服務

近幾年我院共撰寫了《醫院年鑒》、《醫院珍藏》、《案例與心得》、《開心寶貝》、《醫院工作制度》、《崗位職責》、《重要文件匯編》、《十年追趕 十年超越》、《圖說十年》、《圖說人醫》、《藕花深處》等出版物及醫院管理叢書，通過編研資料來真實反映醫院的歷史面貌和發展過程。

3 結語

近年來，我院的檔案管理水平得到了不斷提高。我相信在院領導的高度重視下，通過努力使我院的檔案管理水平和綜合實力與醫院的業務發展相適應。在今后的工作中，只要我們堅持改革創新，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，與時俱進，科學地管理檔案，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。才能不斷提升醫院檔案管理水平，使檔案事業保持可持續發展。