高校檔案安全保管工作規范化管理路徑探析

彭丹

摘 要：隨著國家體制改革的深化，各單位的各種管理體系也在不斷完善，特別是檔案安全保管工作，在這個數字化和智能化管理的時代，各單位都需要對自己的核心信息資源加以全方位的控制，減少信息安全隱患對管理的威脅，探索建立規范化的路徑。

關鍵詞：檔案安全；規范化；管理；路徑

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。從學校自身看，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。

1 檔案安全保管規范化管理在高校發展過程中的重要性分析

高校的檔案資源來自長期的行政、招生、教學、科研等活動過程中對學校文件、學生資料等的收集，其中包含文字信息、圖表信息以及聲像信息。這些檔案是學校活動以及學生成長的記載，更是廣大師生的智慧結晶，是學校過去活動的歷史記錄，是學校未來工作的參考。檔案是人們認識客觀現實并且把握客觀規律的一種依據，檔案工作在社會發展過程中處于重要地位，對各單位和個人都不可或缺，充當著承前啟后，繼往開來的角色。在信息技術高速發展的時代，一代檔案人理應順應時勢，利用現代化手段來提升檔案管理高度，尤其在安全與規范化方面。

2 檔案安全保管規范化管理在高校發展過程中需要提升的方面

（一）檔案意識缺乏與時俱進性。我國各個單位包含高校在傳統的發展過程中一般會出現重視建設，忽視檔案建設的現象，這種潛意識在現代檔案事業中已經形成一種定勢思維，很多人包含專業的管理人員都會認為，檔案管理十分簡單，無非就是對歷史記錄進行收集、管理和儲存，與單位事業的發展以及社會經濟建設沒有太大的關聯。事實上，所有的檔案勞動并不能直接產生明顯的經濟效益，所以，工作人員很容易會認為檔案管理工作與學校的科研、教學部門都沒有太大的關系，加之一些領導對檔案工作重視不足，根本顧及不上檔案的規范化與標準化管理，這些因素和特點直接導致極為負面的影響，制約檔案工作的進步，難以適應新時代的發展步伐。

（二）檔案管理規范化缺少資金投入和基礎設施建設。在新時期，檔案管理依然要遵循檔案管理的種種規則和要求，而科技的發展卻給檔案基礎設施的建設提出了一些新的要求。投入比以前更大，產出不見得會增大多少，基于種種新舊原因，一些高校在檔案基礎設施建設以及資金投入方面會出現這樣那樣的問題，基本設施也相對落后，嚴重的阻礙了檔案管理效率的提高，員工的工作積極性也受到了很大的影響。

（三）檔案管理人員素質參差不齊。在高校的檔案管理過程中，大部分檔案工作人員并沒有經過系統的訓練和專業的學習，更為甚者竟然是兼職人員。這樣的工作規格嚴重的阻礙了高校檔案管理水平的提升。檔案管理工作看似簡單，實質上專業性非常高，涉及的知識面非常廣泛，如果沒有經過學習或者系統培訓，很難勝任檔案管理工作。

3 高校檔案管理工作規范化的新路徑

高校檔案的規范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應用等四大環節，只有做到每個環節既相互獨立又互相聯系，才能夠體現出規范化的集約與高效。

（一）高校檔案的收集階段。收集階段是高校規范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學、學術研究、學生工作、招生就業等方面的工作內容進行系統的分析與嚴格的把關鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關部門的職責，依法治檔、依法管檔、“應收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質量保障。當前，高校普通在學生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學與學術研究、教師檔案等方面。

高校檔案必須以師生為本作為自己的發展方向，以“使用者至上，服務第一”的原則，收集、開發檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標，在檔案的收集中體現人文關懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務理念，使檔案收集工作服務于學生。

（二）高校檔案的分類整理階段。檔案的分類是高校檔案管理系統的第二階段工作，在這一環節中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關系。在分類階段，做好過程控制與監督檢查，實現程序化分類控制是關鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標準，做到事前有依據、計劃與布置，事中有檢查、監督，事后有驗收、總結。要摒棄傳統的根據“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復合型”分類法。

（三）高校檔案的保管階段。檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環節，高校要盡最大的努力實現檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數字化檔案，要引入穩定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統，推進檔案數據庫資源的數字化、信息化進程，做好日常的數據庫更新與維護，高校要指定專人進行系統軟件硬件升級，建立相關的數據備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網絡安全，為數字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關“標準化”建設，根據學校自身實際，出臺《檔案標準化保管辦法》以及《檔案標準化管理實施細則》、《檔案標準化保管考核規定》等規章制度，推進檔案的“標準化”進程。

（四）高校檔案的利用階段。“以人為本”是科學發展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環節能夠確保檔案的“應保盡保”和合理編排、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標。高校檔案管理部門要在合理設置密級，保證安全性的前提下，廣泛創新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務效能。檔案管理部門可根據用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數據包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務，主動建立與檔案使用者的聯絡紐帶，為其查詢和導航檔案資料，使檔案管理工作服務于學校的各個部門，為學術研究提供資源庫，為學生的成長與發展提供參照物，為學校領導的重大決策做好參謀。

總之，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。實現高校檔案規范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責，做到“應收盡收”，進一步完善檔案管理結構；在檔案的分類階段，要實現程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數據庫維護；在檔案的利用階段，要體現人本理念與個性人服務；最終才能夠更好的實現高校檔案管理工作的規范化。

參考文獻

[1]鄭顯暉.規范、安全、信息化：加強社保檔案管理工作的三個著力點[J].黑龍江檔案，2011（5）：51-51.

[2]李輝.檔案信息安全保障措施探析[J].才智，2014（33）：357-357.

[3]嚴小蕾.高校檔案工作規范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.

[4]李明峰，劉伯俊.談高校檔案工作的規范化管理[J].現代閱讀：教育版，2011（9）.