文件生命周期理論視域下的電子公文管理策略

仲福娜

摘 要：隨著信息技術的高度發達和普及，在我國各級政府的行政管理過程中產生了大量的電子公文，如何對這些電子數據進行甄別、分類、歸檔、存儲成為公文管理的重要問題。文件生命周期理論恰好可以對電子公文管理策略提供理論指導，本文即淺析了在文件生命周期理論視域下的電子公文管理策略。

關鍵詞：文件生命周期理論；電子公文；管理策略

早在十二屆全國人大三次會議上，國務院總理李克強作政府工作報告時就提到要“推廣電子政務和網上辦事”，此后幾年又在不同場合多次要求“全面實行政務公開，推廣電子政務和網上辦事”。在電子政務建設加速的過程中，產生的海量電子公文亟需進行專業化管理。然而，現階段我國的電子公文管理領域，不論是方法論還是體制機制、具體管理實踐都還不能與電子政務的發展相匹配，致使大量電子公文不能充分體現其現實以及歷史價值，同時也不利于政府行政效率的提高。在這種狀態下，亟需我國檔案學專家學者以及電子公文管理人員汲取國際優秀檔案學理論成果，為電子公文管理提供理論指導，并設計出科學合理電子公文管理機制、流程、辦法。筆者認為，文件生命周期理論恰好可以對我國的電子公文管理策略提供理論指導。

1 文件生命周期理論與電子公文管理概述

文件生命周期理論發軔于二十世紀四十年代，該理論研究的問題主要是兩個，第一是文件從生成直到因價值耗盡而被銷毀的全運動過程；第二是文件生成以后由于具有長期的歷史價值而被永久保存的全運動過程。其最大的理論價值之一是改變了過去人們對文件管理單一、靜態的眼光和方法，形成了系統、動態的文件管理方法論。

二十世紀后期，電子技術和信息通信技術取得了飛躍式的發展。在文件管理領域，以紙質文本為單元的文件日漸式微，以電子數據為基本形式，以電子硬件為載體的文件成為主流，生成、傳遞、存儲方式的改變使得原有的文件生命周期理論已經不能很好地適應時代的發展。于是文件連續體理論充應運而生，作為文件生命周期理論的補充，它主要研究電子文件的運動過程和管理規律，將電子文件的生命周期概括為“往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”。國際以及國內學術界對電子文件生命周期的劃分均強調了對電子文件管理前端控制工作的重要性。

我國的電子公文是指從中央到地方的各級政府機關以及事業單位由國務院統一裝配的電子公文處理系統形成的標準化電子公文數據。國家機關作為我國社會管理工作的主體，其公文管理工作就顯得格外重要。

2 文件生命周期理論指導下的電子公文管理策略

文件生命周期理論對我國的電子公文管理工作有著重大的方法論指導意義，它為文件的價值界定和甄別提供了理論依據，為文件以及檔案的一體化管理明確了工作方向。在具體的電子公文管理實踐領域，應當采取如下管理策略：

（一）充分做好電子公文的前端控制

電子公文文件本身就具有運動過程一體化的特征，其生成、傳遞、存儲幾乎沒有明顯的地域、介質區別，因此在對電子公文管理的“頂層設計”就十分重要，做好了前端控制，后續的管理工作便會便捷、流暢。

1.構建完善的電子公文處理系統

電子公文處理系統應包括公文文件從設計、生成到最終保存或銷毀的全部環節，要實現相關硬件軟件的一體化設計。在設計架構中，應兼顧高效性和完善性，既方便公文管理的具體操作和全程監控，又要涵蓋公文管理的全過程要素。概括而言，電子公文處理系統應有系統設置、公文標準模板、公文撰寫、臨時公文管理、文件歸檔、查詢等子系統功能，同時嵌入先進的算法系統，使其擁有一定的自動分析、標注、分類等功能，降低人工公文管理的勞動量和錯誤率。

2.建立電子公文處理的標準化流程

電子數據天然具有標準化的特點，因為其產生和傳輸都是在標準化程序語言和設備中完成的，因此，進行電子公文的處理必須相應地建立高度標準化的流程。它既是實現電子公文高效管理的必由之路，也契合電子文件自身的運動規律。我國應以電子公文中心為核心，制定公文傳遞以及銷毀或保存的完善、精細的標準規定，同時制定標準化的傳輸流程；另外，還應建立標準化、自動化的公文管理控制流程，確保所有電子公文管理工作有法可依，有章可循。

（二）進行電子公文的全程一體化管理

澳大利亞檔案學專家弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）提出的文件連續體模型將電子文件的運動全過程納入由四維度、十六個要素構的成動態坐標體系，把電子文件從生成到銷毀或永久保存的各個環環節以及相關因素視為一個互相聯系的有機整體。該文件連續體模型對我國電子公文管理工作的借鑒之一就是應進行電子公文的全程一體化管理。

這要求電子公文管理工作人員要建立現代電子信息生態觀，以綜合動態集成的管理理念和以過程為中心的工作方法應對龐雜的電子公文管理工作的挑戰。在具體實踐中，應摒棄傳統的文書與檔案工作分管的機制，建立文書工作與檔案工作合二為一的一體化管理體制。與此同時，要加強對電子公文管理工作者的職前和在職培訓，樹立新理念，學習新技能，保證其能夠達到“文檔不分家”的工作要求；此外，應加強電子公文管理不同部門、不同人員之間的協同配合，建立便捷、暢通、高效的溝通及信息反饋機制，確保電子公文的一體化管理落到實處。

3 結束語

經過近一個世紀的發展，文件生命周期理論已經成為一個較為完備的電子文件管理理論體系，世界各國都在借鑒其理論成果指導本國的電子文件管理實踐。現階段我國的包括電子公文管理還存在一些體制機制障礙和現實工作短板，形成這種局面的一個重要原因就是我國的電子公文運動流程體系建立過程中沒有充分利用文件生命周期理論的理論成果，我國的電子公文管理人員對文件生命周期理論的研究不夠深入，理解不夠透徹，無法很好地用它來指導具體的電子公文管理工作。因此，學界同仁有必要進一步加深對文件生命周期理論的研究，也希望本文能夠給所有相關人員提供些許有益的啟發。

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