試論如何提高檔案文件保存與管理

任立國(guó)

摘 要：檔案文件電子化是檔案管理的方向，是科學(xué)規(guī)范管理和保存檔案的重要途徑，這能提高檔案利用率，提高檔案信息的時(shí)效性，一次投入多次產(chǎn)出，擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。這要求我們必須做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作，做好歸檔整理電子文件和保護(hù)電子檔的工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，更高效地做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)越來(lái)越深入到我們?nèi)粘５墓ぷ鲗W(xué)習(xí)及生活中，成為我們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚妮o助工作。檔案管理系統(tǒng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、音像及其其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而。許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1 檔案管理和保存的重要性

科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國(guó)家歷史上任何時(shí)期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性，及時(shí)解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。

2 檔案管理過程中的問題 分析

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性， 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

3 提高檔案文件保存與管理對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化。即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念。實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2 實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政的投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持。同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

3.3 建立規(guī)范的管理機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度，檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

3.4 建立復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)，信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)。不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作千頭萬(wàn)緒，收集是建筑檔案工作大廈的第一塊基石，提高檔案文件保存與管理，應(yīng)當(dāng)針對(duì)目前收集工作中存在的一些不足和問題，完善并執(zhí)行提高檔案文件管理制度，把握重點(diǎn)，強(qiáng)化措施，把規(guī)范所有案卷制作和歸檔管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要任務(wù)來(lái)抓好抓實(shí)，只有通過收集工作集中統(tǒng)一管理，才能確保部隊(duì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

參考文獻(xiàn)

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