機關單位檔案管理研究

周映雪

摘 要：檔案管理作為機關單位重要的管理體系之一，其規范化可以體現出機關單位的管理水平。所以，建立完善和科學的檔案管理體系對機關單位有著重要的意義。本文對機關單位的檔案管理現狀進行研究，并發現管理中存在的問題，針對問題提出具體的措施，以提高機關單位檔案管理的水平。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；規范化

1 機關單位檔案管理現狀

提高機關單位的檔案管理水平，不僅有利用員工提高工作效率，還保證了歷史的真實情況。而機關單位的檔案資料是國家資源的一部分，特別是在《檔案法》、《檔案法實施辦法》實施后，我國檔案管理工作得到了更穩定的發展，同時機關單位也更加重視檔案管理中在，并加強了對相關人才的培養，使我國檔案管理水平得到整體的提高。就目前而言，我國部分機關單位的檔案管理水平已經達到了一級管理的標準，綜上所述，我國檔案管理水平已經逐漸呈現制度化和規范化。

2 機關單位檔案管理中存在的問題

2.1 忽視檔案管理工作

在執行檔案管理工作時，許多機關單位對檔案管理并沒有進行正確的認識，更不能了解它可以在單位中發揮的重要作用，所以檔案部門常常成為擺設，而且許多員工都不希望自己在檔案部工作。因此，檔案部門職能和其他部門合并或者被精簡。除此之外，在人員配置上，單位常常采用兼職的方式對工作人員進行安排，這些員工往往不具備相關的專業知識，且由于不是在編人員，工資就普遍較低，導致這個崗位上的員工呈現流動性，而選擇這項工作的員工，由于不被重視，工作熱情就會降低，在工作過程中就不會積極主動，檔案管理的發展就受到了限制。

2.2 管理方式嚴重滯后

上述我們已經了解到機關單位的檔案管理工作已經有了一定的發展，但是同其他管理體系相比，仍然存在一定的差距，其制度并不能跟上單位的自身發展，甚至一些內容已經不能使用于本單位的發展現狀。在管理過程中，檔案資料往往由本部門自行保管，例如財務部門中的檔案，通常都是由技術部負責管理。這種管理方式較為落后，且各個部門之間不能及時的進行交流，導致檔案之間的管理存在一定的差異性。

2.3 檔案管理科學化水平低

隨著我國互聯網的不斷普及，社會發展逐漸信息化，許多機關單位都已經實現了辦公自動化。而電子檔案正是信息化中的產物，計算機技術不僅可以有效的節約員工的工作時間，還可以更加方便的對檔案進行查找、修改、復制和閱讀。所以，傳統的檔案管理模式已經不能滿足機關單位的需求，而信息化可以更好的完成檔案管理的工作。此外，和傳統的檔案方式相比，檔子檔案的保持時間可以更長久，且不易受損，保密度更高。所以，加快檔案管理的科學化成為機關單位所面臨的主要問題。

3 加強檔案管理工作

3.1 深化認識，強化責任感

首先提高對檔案管理的認識，機關單位領導需要認識到檔案管理中在在單位中的重要性，并將這種意識傳達給單位員工，樹立良好的管理意識。并定期對檔案管理工作進行檢查和監督。其次，加強員工工作的責任感。檔案管理部門可以定期對本門的工作情況進行總結，并將存在的問題上報給領導，為檔案管理人員創造良好的工作環境，并對各個部門的檔案管理情況進行監督，讓部門間溝通和交流更加流暢，定期對檔案管理人員進行培養，特別是對相關的法律法規知識進行及時的學習，在管理的過程中可以更加規范，增加員工工作的責任感，提高員工積極性。

3.2 依法加強企業檔案管理工作

我國對檔案管理工作，已經制定了相關的法律法規，所以機關單位在實施管理制度時，需要結合相關的內容，提高檔案管理的規范性。此外，隨著信息化的發展，機關單位可以建立相關的網絡檔案管理，提高檔案資料的完整性和保密性。而檔案部門也可以和其他部門相互合作，并參與到設備開箱、基建工程驗收等相關技術工作中，對技術中產生的資料進行保管，并形成獨立的檔案資料。對于檔案管理部門而言，由于涉及的資料種類眾多，所以在進行管理的過程中，可以對檔案進行細致的分類，實現檔案管理的標準化，并未檔案管理的信息化奠定良好的基礎。

4 提高機關檔案管理水平的措施

4.1 提高重視度

由于檔案管理工作在機關單位中有著重要的作用，所以對人才的要求就比較高，對人員之間的協調能力也有一定的要求。所以在工作過程中，可以成立相關的檔案管理小組，并由主要領導擔任組長一職。建立檔案管理體系時，需要結合機關單位的實際情況，讓制度的內容更有針對性，且在實施的過程中具有操作性。此外，對于相關的人員需要定期進行培養，檔案管理工作并不是一成不變的，而是隨著企業的發展逐漸產生新的作用，因此員工需要對自身的專業能力進行提升，并更好的使用檔案管理工作的發展，隨著檔案工作的發展，所需要的資金也會有些提高，因此機關單位要重視資金的支持，保證檔案工作可以更好的進行。

4.2 細化歸檔范圍

對于機關單位而言，由于涉及的活動較多，所以對于有價值的資料都應該歸納于檔案中，提高檔案資料的完整性和準確性，并為單位提供更好的服務。但是在對檔案資料進行豐富的過程中，不能只重視數量，而要對檔案質量進行提升。那么，在歸納時就必須按照相關的規定進行，確保檔案資料的有效性和科學性。

5 總結

對于機關單位而言，檔案管理工作是單位水平的一種體現，也是對自身情況進行審核的有效資源，并保證單位發展可以更加穩定。雖然我國檔案管理水平已經得到了發展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高檔案管理水平就成為機關單位的首要任務。本文提到一些機關單位在檔案管理中存在的問題，最后針對問題提出相關的措施，認為在建設和實施檔案管理工作的過程中，應該對其進行正確的認識，并加強相關的人員的責任心，以達到管理水平的提高，并進一步促進檔案管理工作的發展。

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