基于開展“兩學一做”檔案工作的管理研究

張欣玉

摘 要：檔案管理是一項復雜且較細致的工作，隨著計算機技術的進步，網絡、多媒體的普及，檔案管理工作取得了極大的進步，在內容和模式上也發生了極大的改變。本文對當今檔案管理工作的內容和模式做了細致的分析，并針對檔案管理中內容和模式的變化提出了相應的措施，以期對現代檔案管理工作的開展提供理論和實踐支持。

關鍵詞：檔案管理工作；內容與模式轉變

隨著計算機和多媒體技術的不斷發展和進步，檔案管理工作的內容和模式也發生了巨大的變化，其信息化程度、數字化程度大為提高。由此看來，互聯網的發展給檔案管理工作的進步帶來了發展機遇與契機。能夠高效合理的應用互聯網技術能夠使檔案管理工作高效且有效的完成。在互聯網時代，傳統的檔案管理模式也不再適應新時期的要求。本研究對數字化形式下的檔案管理工作的轉變做出的了分析并針對各個轉變提出了相應的應對措施。

1 對當今檔案管理工作內容轉變的分析

在檔案管理工作的內容方面，隨著信息化時代的到來，在檔案的收集、保存等方面都發生了顯著地變化。

1.在檔案的收集方面，傳統的檔案為紙質的，因此檔案管理人員只需收集最終的檔案，并進行歸檔整理。對于整個檔案收集過程，檔案管理人員對檔案的內容無從了解。而電子檔案的使用，其創建過程都會記錄下來，檔案管理人員也會對檔案的內容有所了解。

2.在檔案的保存方面，對傳統檔案的保存往往要耗費大量的人力和物力，由于檔案的數量多又相當的復雜，因此對于檔案管理工作，不僅需要投入大量的人力物力，其保存過程也相當的復雜。但是，在目前的檔案管理工作中，對于數量龐大的檔案，傳統的檔案管理方法已經不能適應其特點，只有使用現代化的技術如計算機技術、多媒體技術等，才能解決傳統的檔案管理方法不能解決的問題。如，現代化的檔案管理方法的使用，可以有效的解決檔案丟失的問題，并且對檔案的保存也相對的高效和有秩序。

3.現代的檔案管理方法存在的風險。雖然現代的檔案管理方法相較于傳統的檔案管理方法有很大的進步，但是也存在一些問題。在傳統的檔案管理中，多為實體管理，因此導致大數量的檔案丟失的可能性不大。但當使用電子檔案時，對存儲檔案的設備有了更高的要求，設備一旦出現問題和故障，就會使大量的檔案丟失。這就需要檔案管理人員對設備及時的進行更新，并對檔案進行備份，以防檔案的丟失出現不可逆的后果。另外，使用電子檔案的過程中存在的另一個風險是對檔案數據庫的非法訪問會對數據庫進行的惡意的修改。因此，對檔案的訪問要設置好相關的權限，并做好防病毒入侵的情況，避免對整個檔案管理系統的安全造成威脅。

2 對當今檔案管理工作的模式轉變的分析

在傳統的檔案管理工作中，對檔案的管理一般是依據其秘密等級，秘密等級不同，管理也有所不同。但相同的是，對于實體檔案，只要有效的進行管理，都能保證檔案的安全。而在當今信息化程度較高的背景下，檔案的形式也發生了變化，電子檔案的普遍使用使檔案管理工作更為高效。例如，在傳統的檔案管理工作中，如若借閱相關的檔案，首先要做的是辦理一定的手續，如果借閱人需要資料，就會將資料帶走，因此出現檔案和檔案管理分離的情況。但是當使用電子檔案時就不會有這種情況的發生。此外，現代的檔案管理工作由于計算機和多媒體技術的使用，不僅提高了工作效率，也極大地減少了人力物力，對檔案的利用程度也大為提高，由此整個檔案管理工作向前邁出了一大步。

3 針對檔案管理工作內容和模式的變化提出的措施

在目前的檔案管理工作中，不僅要改變檔案的管理內容和模式做出相應的轉變，更為重要的是要提高對檔案的利用效率，這也是現階段對檔案管理工作提出的要求。因此，在檔案管理的過程中，要完善相應的管理體系，如簡化檔案管理系統，使之只輸入關鍵詞或相關的詞就能夠完成對檔案的檢索。另外，提高檢索的效率，減少檢索需要的時間。總之，為完善檔案管理工作，使檔案發揮其價值，本研究提出以下幾點具體的措施。

1.充分利用計算機、多媒體技術，使檔案管理工作電子化

在計算機、多媒體普及的時代背景下，各企業單位要抓住此次發展契機，順應電子檔案發展的趨勢和要求，促進檔案管理由傳統的管理模式向電子化的現代管理模式轉型，將檔案的管理與信息化、電子化緊密聯系，將信息化和電子化貫穿到檔案管理的全過程。

2.轉變檔案管理理念，開拓新的檔案管理思路

檔案管理工作自身具有復雜且單調的特點，所以常常引發相關工作人員的抵觸情緒，由此導致工作倦怠，并在工作中處于被動的狀態。以上所述會影響工作的順利開展，因此要想提高檔案管理工作的效率和水平，必須從思想上做出轉變，樹立正確的工作理念和管理意識。

3.建立健全檔案管理制度

在現階段，檔案的數量激增，因此對檔案的管理工作提出了新的要求。相關的企事業單位應將檔案管理制度建立健全，用制度保證檔案管理工作的有序進行。此外，也應創新管理的形式，豐富管理內容，使之與現今檔案的特點相適應。最后，對檔案管理人員的工作水平也應給予一定的重視，定期的做管理培訓，以提高其工作技能。

4 結論

要適應檔案管理的要求，提高檔案管理的管理水平、提高工作效率和檔案的利用率，就需要恰當的分析現今檔案管理的特點和要求，根據分析的結果制定相關的制度并在相關工作人員的培養上多下功夫。以促進檔案管理工作由傳統的工作模式向現代電子化的工作模式轉化。

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作者簡介

詹秀梅（1976-），女，漢，大本，初級館員，天津塘沽505信箱裝備技術有限公司。