當(dāng)下中學(xué)人事檔案管理之芻議

摘 要：當(dāng)下大多數(shù)中學(xué)人事檔案管理工作相對(duì)滯后，嚴(yán)重影響了新時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要討論了我國(guó)目前中學(xué)人事檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題，并根據(jù)問(wèn)題談?wù)剛€(gè)人的一些看法并給出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；人事檔案；管理

目前我國(guó)中學(xué)人事檔案管理還相對(duì)比較滯后，存在各種各樣的問(wèn)題。大都采用傳統(tǒng)分散式管理方式，導(dǎo)致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現(xiàn)問(wèn)題各部門之間找不到具體的負(fù)責(zé)人。因此，分析我國(guó)中學(xué)人事管理中存在的問(wèn)題并根據(jù)問(wèn)題找出合理的解決方法對(duì)中學(xué)人事檔案管理有一定的必要性。

1 中學(xué)人事檔案管理的模式與現(xiàn)狀分析

1、管理模式分類的標(biāo)準(zhǔn)

中小學(xué)人事檔案的管理模式不是固定的，常見的有學(xué)生的教務(wù)處檔案、教師的員工人事檔案、其他工作人員的工人人事檔案等。每個(gè)學(xué)校的檔案管理模式也不盡相同，因此，探索出符合中學(xué)自己的人事檔案管理模式對(duì)學(xué)校人事管理及發(fā)展很重要。

2、當(dāng)前中學(xué)人事檔案管理模式

當(dāng)前中學(xué)人事檔案的管理模式主要分為兩種。一種是不同部門和人員的檔案由不同的部門檔案處管理，比如學(xué)生、教師、員工等分別管理；還有一種是集中進(jìn)行，建立專門的綜合檔案管理處，對(duì)所有人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這兩種管理模式各有利弊，不能籠統(tǒng)地說(shuō)哪種模式好哪種模式不好，具體要看學(xué)校的情況，通常規(guī)模比較大的學(xué)校采用統(tǒng)一管理的模式，而規(guī)模較小的學(xué)校出于人員和資金的考慮一般是對(duì)檔案進(jìn)行分別管理。

3、我國(guó)中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀的概括性分析

我國(guó)中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀可以概括為兩句話，一是大都采用傳統(tǒng)分散式管理方式，導(dǎo)致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現(xiàn)問(wèn)題各部門間找不到具體的負(fù)責(zé)人；二是現(xiàn)階段我國(guó)中學(xué)人事檔案改革起來(lái)比較困難，來(lái)自各方的阻力比較大。

2 我國(guó)中學(xué)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案的損壞與丟失

目前很多學(xué)校檔案的保存還在采用紙質(zhì)的方式，時(shí)間一長(zhǎng)，“八防”不到位，紙質(zhì)檔案很容易損壞，而且在保存期間很少對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一旦要用到檔案或檔案進(jìn)行移交時(shí)，給檔案者造成嚴(yán)重的影響；這次市里要求黨員檔案規(guī)范整理時(shí)發(fā)現(xiàn)一部分黨員找不到黨組織關(guān)系，找原單位補(bǔ)上費(fèi)了好些時(shí)日和周折。還有一些檔案管理人員，由于專業(yè)水平和個(gè)人素質(zhì)的原因，對(duì)檔案隨意擺放，最終導(dǎo)致檔案丟失。比如，我在接手檔案管理后整理黨員民主評(píng)議登記表時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)找不齊2012年的所有黨員民主評(píng)議登記表。這些檔案一旦丟失補(bǔ)起來(lái)非常麻煩，有些重要的檔案根本無(wú)法彌補(bǔ)。

2、管理手段相對(duì)落后

一方面，學(xué)校的檔案管理工作者有不少都是教師的親屬或退休員工，也有不少是教師兼職的，沒(méi)用受過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)和技能，更不用說(shuō)專業(yè)的檔案知識(shí)了；另一方面還受制于學(xué)校的軟硬件條件和資金限制，檔案管理的配套設(shè)施跟不上。比如目前我校只有庫(kù)房，沒(méi)有借閱室，也沒(méi)有獨(dú)立的工作室，甚至連獨(dú)立專用的復(fù)印機(jī)、掃描儀都沒(méi)有，更不用說(shuō)高級(jí)的管理軟件了。所有這些因素加起來(lái)就導(dǎo)致了現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理手段的相對(duì)落后。

3、人事檔案材料收集不及時(shí)、不規(guī)范

中學(xué)人事檔案管理人員在在收集檔案材料時(shí)不積極、不主動(dòng)。例如中學(xué)新生在移交檔案時(shí)存在收集不齊的情況，一旦漏交，學(xué)生檔案的審核工作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，以后再補(bǔ)交，其流程更加繁瑣。這種現(xiàn)象很大程度上是檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應(yīng)該盡職盡責(zé)，積極收集相關(guān)人員的檔案材料。個(gè)人認(rèn)為，尤其是學(xué)校里的綜合檔案員要在每一學(xué)年開始時(shí)就布置任務(wù)，最好給每個(gè)部門提供每一學(xué)年要移交的清單，甚至是一些模式、樣板，方便了自己也方便了別人，這樣在各個(gè)部門移交檔案給綜合檔案室時(shí)有條不紊，也不會(huì)缺東少西。

4、人事檔案材料字跡不規(guī)范，手續(xù)不完整

我國(guó)組織部出臺(tái)的《干部檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。但是在現(xiàn)實(shí)中，中學(xué)檔案管理人員在處理檔案移交歸檔時(shí)看到簽字就批準(zhǔn)，不管簽字清不清楚，也不看蓋章是否完整，這給檔案弄虛作假提供了可能。

3 中學(xué)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

1、 黨員檔案與人事檔案合并管理

很多中學(xué)對(duì)檔案管理不夠重視，一些學(xué)校甚至沒(méi)有庫(kù)房。尤其忽視黨員檔案，把黨員檔案單獨(dú)隨意管理，有的學(xué)校甚至沒(méi)有黨員檔案存放的地方。我校采取的是相對(duì)獨(dú)立又兼容的方式，一個(gè)黨員有兩個(gè)檔案盒，其中一個(gè)是有關(guān)黨員的各種資料證明。一些學(xué)校管理分散，黨員檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，同時(shí)也造成了黨員檔案移交時(shí)的困難。有的學(xué)校對(duì)黨員檔案的保密性做的不夠，有的甚至隨意對(duì)外公布黨員檔案資料，對(duì)黨員的安全造成了威脅。把黨員檔案與人事檔案合并在一起管理，既可以節(jié)省人力資源，不需要單獨(dú)的黨員檔案管理部門，又可以充分利用人事檔案管理的軟硬件，確保黨員檔案的安全保存。

2、人事檔案管理工作的規(guī)范化

人事檔案的規(guī)范化要努力做到四個(gè)方面，一是檔移交的程序化，既在檔案移交時(shí)一定要按照規(guī)定的流程走，例如有關(guān)部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規(guī)范化，既對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性要做認(rèn)真的鑒定，檔案信息不真實(shí)、不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化，例如配套電腦的落實(shí)，文件處理工具的完備，檔案管理軟件的日常維護(hù)等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時(shí)間，市場(chǎng)檔案維護(hù)事項(xiàng)的規(guī)范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進(jìn)行。

3、加強(qiáng)中學(xué)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)

一方面要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化帶來(lái)的便利，把中學(xué)檔案的管理逐步完成向信息化、自動(dòng)化和數(shù)字化的過(guò)度；二是要對(duì)中學(xué)檔案的信息進(jìn)行時(shí)時(shí)更新，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。信息化、數(shù)字化的檔案管理能使中學(xué)檔案管理起來(lái)更加高效和便捷，同時(shí)也對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能提出了更高的要求。

同時(shí)，信息化、數(shù)字化的管理對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件提出了更高的要求。在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于人事檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于人事檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問(wèn)題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來(lái)進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。目前，我校綜合檔案室已上報(bào)高級(jí)檔案管理軟件預(yù)算。

4、提高檔案管理人員素質(zhì)

雖然現(xiàn)階段檔案的管理已經(jīng)趨于信息化，但是管理的基礎(chǔ)工作和日常維護(hù)還是要靠管理人員。但是中學(xué)的檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)普遍不高，所以要著力提升管理人員的素質(zhì)。具體可以通過(guò)三個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)，一是在檔案管理人員的招聘時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，有條件的話盡量選拔專業(yè)的檔案人員，避免因靠關(guān)系走進(jìn)來(lái)的員工，對(duì)新員工的專業(yè)技能要提出要求；二是對(duì)已經(jīng)招聘的檔案管理人員可以進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，如由學(xué)校補(bǔ)貼來(lái)供他們進(jìn)行相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，條件允許的情況下提供一定名額出國(guó)學(xué)習(xí)交流等。一學(xué)年來(lái)，本人已經(jīng)多次參加省、市級(jí)各類檔案培訓(xùn)，獲益匪淺。此外，作為檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，不能用老眼光（一份報(bào)紙一份清茶）來(lái)看待當(dāng)下大趨勢(shì)下的檔案員這個(gè)職位，要有緊迫意識(shí)，要有現(xiàn)代檔案數(shù)字化的理念，并逐漸用數(shù)字化來(lái)管理檔案。通過(guò)這幾個(gè)方面的努力，相信中學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)一定會(huì)有所提高。

4 總結(jié)

以上僅是從當(dāng)下新背景中學(xué)人事檔按管理的角度談了個(gè)人的看法并給出四點(diǎn)建議，以供參考，以期與同行一起探討，交流經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

何敏（1968-），女，浙江溫州平陽(yáng)人，大學(xué)本科，華東師范大學(xué)，中學(xué)高級(jí)語(yǔ)文教師，研究方向：現(xiàn)階段研究檔案管理。