電子政務環境下的電子文檔一體化思考

摘 要：隨著電子政務時代的到來，我國檔案管理工作也面臨著新的發展機遇，本文主要研究了傳統文檔管理流程存在的問題、實現電子文檔一體化所需的條件、電子政務中的文檔一體化管理模型，以期電子文檔一體化工作順利進行。

關鍵詞：電子政務；電子文檔一體化；管理

隨著經濟全球化的挑戰，我國為了積極應對挑戰，各級政府已經將規范、提高電子政務建設、管理、創新能力當作一項重要的任務，提上了議事日程。

1 電子政務及文檔一體化管理概述

1.1 電子政務

電子商務其實就是在資源整合、信息共享的基礎上，加之通信技術、電子信息的支持，開展的政務活動。電子商務有效利用了網絡技術把服務、管理有機的結合在一起，通過互聯網將工作流程、組織結構進行重新優化重組，在一定程度上可以超越部門、空間、時間的局限，提供給社會、自身高效、規范、優質并且全方位、一體化的服務、管理。

1.2 文檔一體化

文檔一體化其實就是在文件生命周期理論的前提下，對網絡技術、計算機進行合理的利用，由系統論的角度著手，將檔案、文件開展科學管理以及統籌規劃的工作，促進其達到規范化、系統化的目標，進一步實現總體最大化的效能，保證由機關現行的文件再到館藏檔案管理的實效性。

2 傳統文檔管理流程存在的問題

2.1 難以對文檔管理過程實現前端控制、全程管理

眾所周知，傳統文檔管理模式可以被分為檔案管理、公文流轉這兩個主要時期，需要通過不同的部門開展管理工作。鑒于此，在一定程度上公文處理的工作人員難以針對檔案管理的相關要求對公文進行管理、歸檔，再加之在實際的工作過程中，檔案工作人員對公文的實際處理狀況進行充分的認識，致使在具體的干預中遇到難度，從而造成工作重復，導致不必要的浪費。

2.2 文檔管理完整性不足

傳統的公文處理程序相對比較復雜，需要經歷的環節較多，相關的處理工作人員在對公文實際流轉情況進行充分掌握的同時，也需要有效收集、整理公文處理工作中產生的材料。另一方面，在實際的歸檔、整理工作中，難免會出現配套歸檔材料不完善、收集不完全的現象，在一定程度上制約著文檔管理工作順利進行，造成了查閱工作的不便性。與此同時，由于文檔歸檔本身需要的周期較長，很難達到動態歸檔的目標，給檔案的存儲、整理、利用帶來一定的不良影響。

3 實現電子文檔一體化所需的條件

3.1 建設暢通的網絡通道

傳統的檔案管理過程中，計算機主要處于一個長期單機運行的狀態，單純進行簡單的條目管理。如今由于計算機網絡技術得到了越來越廣泛的使用，在一定程度上對檔案管理傳統的工作流程進行了打破，將計算機科學先進的技術對傳統的檔案管理模式進行了模擬，促進檔案工作有了突飛猛進的發展。目前，隨著電子政務內網逐漸成為政府信息交通過程中的重要干線，再加之實際的各種因素，檔案部門、文書部門在網絡發展中置于一個不同的位置中，甚至還出現了二者分離的情況，在實行物理隔離的過程中，在很大程度上對文檔一體化隔離工作帶來了局限性，制約著文體一體化管理工作順利開展。鑒于此，可以看出將文書、檔案部門彼此間的網絡通道進行充分的打通，已經被作為實現文檔一體化管理工作一種必不可少的外部環境之一。

3.2 統一文件、檔案工作的業務標準

將文件、檔案工作的業務標準進行統一，需要做好以下兩個方面：（一）有效依據文檔一體化管理的實際要求修改各自領域中之前的業務標準、規范；（二）協同相關的部門，進一步制定出一份適用于檔案、文件管理工作的標準、規范。如今，我國的文檔一體化管理模式主要可以分為：立卷協作模式、行政組織模式、協作配合組織模式、計算機管理模式這四種。將這四種模式進行比較，可以發現我國實際的電子政務計算機環境中一體化管理模式更加適用，這是因為計算機管理模式將前端的控制思想有效的進行了引入，把檔案管理工作在電子文件的管理、運作中進行了提前介入，也就是將初步的規范化管理工作涉及至歸檔前電子文件的收集、形成的程序中，把電子檔案和電子文件有機的結合在一起，將計算機在電子文件的傳遞、檢索、利用的優勢進行有效的發揮，實現了對電子文件規范化管理的目標。與此同時，達到了前端控制電子文件歸檔工作的目的，也就是對整個系統的文件產生、管理、處置工作進行有效控制。并且在電子政務這個平臺的基礎上，電子文件、檔案進一步構建了一個具有連續性的整體，文件可以在信息系統中進行組織、存儲、收集、歸檔、編目，再由網絡復制等科學方式促進其廣泛的利用。

4 電子政務中的文檔一體化管理模型

4.1 發文管理

第一步需要通過擬稿人員進行擬稿。第二步需要通過系統將其推送至審核工作者進行審核。如果審核未達標，這就需要將其返回至擬稿人員手中，展開修改工作。第三步推送至相關的負責人員，完成簽發工作。如果還需要會簽，這就需要通過系統利用相關的數據按照會簽流程對其進行處理。第四步通過系統將其推送至相關人員進行校對，如果沒有通過，需要返回至修改的工作人員中繼續處理。第五步進行登記，這時系統會對元數據進行采集，通過XML格式進行存儲，可以對公文的修改情況進行記錄。第六步通過系統開展繕印、用印工作，使用PDF格式將最終的電子文件進行顯示，與此同時通過對權限進行設置保證電子公文的真實性、原始性。另一方面，通過系統來實現自動分發的工作，監控整個發文過程涉及的發文跟蹤、發文代辦，以便對公文處理狀態進行隨時了解。

4.2 收文管理

第一步簽收已經接收的電子公文；第二步將電子文件進行分類；第三步登記簽收的電子公文，并且進行著錄；第四步對上行電子公文進行審核，而下行公文直接進行擬辦工作；第五步通過系統把公文推送至有關部門，并且進行公文的擬辦、批辦、承辦等相關的環節；第六步在進行收文代辦、收文跟蹤的基礎上，達到公文查辦、催辦的目的，同時鑒定需要辦理完畢的電子公文，對于不具有保存價值公文需要進行銷毀。另一方面，系統可以在收文代辦、收文跟蹤的基礎上實現對整個收文流程的監控，再配以XML格式對公文的辦公狀況進行存儲，構建相關的電子公文背景信息。

4.3 電子檔案管理

檔案管理的具體流程：第一步相關的檔案工作者在電子政務平臺的基礎上，對電子公文進行收集，同時開展驗收工作，包括了對公文內容、元數據的完整性、背景信息進行查看；第二步在電子檔案管理系統的前提下，對電子答案進行定期的整理；第三步展開格式轉換工作，存儲好電子檔案；第四步按照相關的電子檔案的保存要求，對存儲的策略進行制定，對存儲的介質進行有效選擇，切記在檔案管理過程中進行脫機備份，保證其安全性；第五步，由電子政務這個平臺進行對外服務。

5 總結

綜上所述，電子文檔一體化作為一門系統的科學，我們簡析了傳統文檔管理流程存在的問題、實現電子文檔一體化所需的條件、電子政務中的文檔一體化管理模型，目的是為了更好維護電子文檔一體化工作的高效性。

參考文獻

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作者簡介

梅萍，大專，湖北襄陽市襄城區檔案局。