論檔案管理工作的改革和創新思維模式

梁素玲

摘 要：隨著經濟的快速發展，檔案管理工作也變成了政府部門、企事業單位工作中關鍵的組成部分。但是怎樣行而有效地實施檔案管理工作，這不但對檔案管理者而言是個考驗，更是對現有的檔案工作管理體制與運行機制的考驗。要想工作平穩有序地實施，那么對檔案工作管理體制實施改革和創新就勢在必行。

關鍵詞：管理機制；檔案管理工作；運行機制

檔案管理體制是指，在某一個系統的內部圍繞權力的劃分與運行而產生一種制度化的關系模式。隨著科技的進步，檔案工作的管理體制也在持續地改變，從最早的竹質記錄到后來的紙質記錄，再到當前的數字化記錄，檔案工作的方式一直跟隨社會發展的腳步。但檔案不單單是要把信息保存，更是要對信息實施管理，高效的管理體制才可以讓檔案發揮最大化的作用，那么怎樣展開與實施檔案管理工作，不但需要管理者把自身的職業素質提高，更需要對工作管理體制與運行機制實施改革和創新。

1 檔案管理工作運行機制的特點

中國現在的檔案管理工作運行機制是通過幾次改革而最終產生的，它具備“統一領導、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式與檔案統一管理的3方面特征。

（1）“統一領導、分級管理”的檔案管理體制是以“集中統一”為基本，由工作中央級的檔案行政管理機構負責全國的檔案；由地方的各級黨委與人民政府的檔案管理機構負責內部事務。這些是根據《中華人民共和國檔案法》規定的。

（2）“局館合一”的管理模式的產生，是在中國計劃經濟向市場和轉變經過中，政治管理體制改革在檔案管理方面的展現。把管理全國檔案事務的國家檔案局和負責檔案保管的中央檔案館2個機構有機統一，地方各級范圍內的檔案管理與保管工作需要由地方各級檔案管理機構分配，而且要受到中央的監督管理。

（3）在1959年正式使用檔案統一管理的體制，統一管理對于保證國家檔案信息的真實性和安全性有著關鍵意義。增強對檔案管理的關注和管理措施的優化，有效處理檔案管理經過中的實際問題，充分發揮檔案管理工作對社會發展和經濟建設的關鍵作用，是黨與國家領導人對檔案管理工作提出清楚確定的要求。

2 檔案管理體制和運行機制存在的問題

2.1 缺少基本檔案管理意識

一些單位和人把檔案工作歸類為檔案部門，而檔案部門的工作者也是就事論事，不可以把檔案管理工作和經濟建設聯系在一起，不可以把檔案管理工作作為別的部門的鏈接樞紐。有效運用檔案資源能夠為單位帶來巨大的經濟效益，但因為單位對檔案管理工作的不重視和檔案管理人員不高的專業素質，以至于運用檔案生成的經濟效益很少，讓檔案工作在本部門裹足不前，讓業務與建設之間存在脫節。

2.2 不可以對檔案工作實施重新定位

新時期的檔案管理工作不可以重新定義，對檔案管理工作的本質沒有全面的了解與深入的認識，以至于對檔案管理工作不到位，造成發生以下的問題：檔案資源流失；不完善的檔案資料；檔案運用不全面；不可以為社會提供全面、高質量的服務；歸檔不及時，查找效率低；沒有及時更新數據庫和統一分類等。

2.3 單位不重視

實際工作中也許還存在檔案管理人員工作態度不端正的問題，認為這事可有可無，沒能及時執行，讓檔案管理人員工作懶散、不用心，導致檔案收集質量差與運用效率低等。但是，從客觀上而言，不管是哪個單位，檔案工作都具備非常關鍵的作用。但就是因為實際中有些單位對檔案管理、運用工作的不重視，對檔案管理員工要求低，不組織他們實施專業的培訓，導致這些人員專業素質低等因素，使得可能由于運用檔案生成的經濟效益偏低。因此，提高單位對檔案管理的認識是一項重要的課題。

3 檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新

3.1 檔案管理體制的重點在于建設科學的管理責任制度

首先對于檔案管理要求上而言，檔案管理工作人員一定是知識型的高素質人才。另一方面管理者要轉變觀念，注重檔案管理人才的培養與挖掘，努力的去發現，培養，知識水平高，技術水平好，工作責任感強的全方位的高素質人才，而且可以持續的以一些激勵機制去激發他們的才干，從而把檔案管理工作的改革和創新做好。體制的標準是重點，標準檔案管理機制，加強工作責任建設科學的檔案管理系統，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的核心。隨著科學技術的發展，檔案管理方法更新與管理水平的提高，一定要明確每一個部門的職能，把每一個門類、不一樣載體的檔案統一管理，讓檔案管理和工作一起考核、共同發展。

3.2 檔案管理工作的改革和創新思維模式

現在的檔案管理工作，不僅僅只收集整理好檔案而言，還要將紙質檔案化為電子信息，融入改革創新思維，變為電子數據，方便人們查找和利用。

目前，各單位間管理形態、經營模式、產業規模形式多樣，假如在使用“一刀切”的傳統行政管理的形式去管理檔案，顯然已經不能滿足個性化的要求，不能順利對現代檔案管理工作進行開展。

因此，要樹立管理模式多元化的觀念，建立以開拓創新為目標的檔案管理模式，要產生以主管單位為主，下屬單位為輔，主管與下屬單位應加強溝通、資源共享、互相指導、交流；以科學創新結合檔案管理工作，善于利用數字檔案館和檔案入庫數據的平臺，在整理檔案數據時，將文件或歸納整理數據統一入庫，做到方便查閱和利用，以此來提高檔案的利用率，做到信息最大化，大大加強了管理的核心和工作效率的提高，減少翻閱查找時所帶來的不便。數字化數據入庫后，輸入關鍵詞或重要信息，出現相應內容的文件文號，這時間上比用檔案紙質查找減少了50%的時間，達到量化的目的。

檔案管理要保留陳舊檔案管理形式中的優良方法，同時與時俱進銳意進取。應用信息技術實施檔案管理，可以提升檔案管理工作的效率，加大檔案信息的保存容量，確保檔案資料保存的完整性。檔案的需求是多樣的，檔案管理工作更需要持續創新。

3.3 對檔案與文件的關系實施處理

檔案管理工作和文件管理有著非常顯著的不同，其中最大的不同就是文件管理不需要設置相關的管理機構，在檔案管理工作中，需要留意的一個關鍵問題是不要把檔案信息管理當做文件實施管理。在解決檔案和文件的關系中，把各類資料文件轉化變成檔案時，應該要實施嚴格的控制。通過整理收集文件，將數據統一錄入電子數據庫，然后進行分類和核對，利用信息轉化為紙質進行歸檔，達到備案目的。

3.4 增強檔案管理體制改革中的建設方向

目前，由佛山檔案局為主管部門，每年定期抽查各單位的檔案實施情況，而由各單位根據自身的檔案建設問題提出改善性的方法，這是一個很好的溝通交流平臺。檔案工作有了一項創新型的發展，就是數字化運用。這涉及到單位檔案數據的保密和運用問題。每年，檔案工作的培訓，都有增強電子化信息的實操和運用。因此，數字化運用是今后的檔案發展方向。進一步提高檔案管理在工作中的實操性是十分必要的，提高人員的專業培訓，加強法制建設，尊重歷史檔案對我們的影響，明確各級主管部門的行政管理職能和檔案館的公益事業特性。

4 結語

綜上所述，現在中國檔案管理體制依然存在許多不足，還不完善，所以，對目前體制實施改革變得特別關鍵。只有對其現行的管理體制與運行機制實施改革和創新，才可以切實有效地供應檔案管理工作的工作效率，推動檔案管理工作為社會的可持續發展供應優質服務，在發現一些新問題出現的時候，還需要進一步改革完善，建立適應社會主義市場經濟發展要求的科學檔案事業管理體制。

參考文獻

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[2]陳富強.關于我國檔案管理體制改革的研究[J].辦公室業務，2014（03）