事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策

徐明芳

摘 要：事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展業(yè)已渡過初步階段，正在面臨新的發(fā)展要求和挑戰(zhàn)，也只有實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，才能更好地滿足當(dāng)前檔案管理信息化的需求。基于此，本文結(jié)合筆者檔案管理實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，主要對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要意義及當(dāng)前數(shù)字化檔案管理中存在的主要問題展開探討，并針對(duì)性提出一些優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理；主要問題；優(yōu)化對(duì)策

雖然事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的程度相對(duì)比較淺顯，但其給檔案管理工作帶來的便利性、經(jīng)濟(jì)性卻是顯而易見的，并且這也是信息時(shí)代檔案管理工作必須要走的一條道路。所以說，在這種社會(huì)大環(huán)境下，我們對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策展開探討是非常有必要和有意義的。

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要意義分析

（一）有助于提升單位經(jīng)營效益

隨著人們獲取信息、存儲(chǔ)信息、利用信息的能力越來越強(qiáng)，人們的信息量愈發(fā)龐大，相應(yīng)需要管理的檔案也變得越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已無法適應(yīng)現(xiàn)代信息管理的需求，其很容易造成檔案管理工作質(zhì)量和效率的低下，不僅會(huì)影響事業(yè)單位的運(yùn)營效率，同時(shí)還會(huì)損傷政府單位的公眾形象。與此同時(shí)，如果檔案管理工作和數(shù)字化脫軌，許多工作還需要大量的紙張以及較大存儲(chǔ)空間、更大的工作量，這會(huì)造成人力、財(cái)力的浪費(fèi)，從而影響事業(yè)單位的經(jīng)營效益。采用數(shù)字化檔案管理模式后，以上問題都會(huì)迎刃而解，讓檔案管理工作變的更加簡(jiǎn)便、快捷、節(jié)約，從而有助于提升事業(yè)單位經(jīng)營效益。

（二）有助于提升單位辦公效率

傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案的收集、整理、保存、歸檔、調(diào)用等環(huán)節(jié)都比較復(fù)雜，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，并且信息準(zhǔn)確性和檔案利用效率也不高，同時(shí)繁冗的工作還會(huì)消耗工作人員的大量精力與工作積極性，從而降低工作質(zhì)量。但數(shù)字化檔案管理依托現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，讓檔案收集、整理與利用都變的更加高效、快捷、節(jié)能，并且各項(xiàng)工作基本都有專門的管理軟件來完成，這也能夠更好地保證檔案信息的準(zhǔn)確性，更主要的是減少了大量的重復(fù)工作，極大提升了檔案管理工作效率。

（三）有助于提升檔案利用效率

隨著區(qū)域交通的不斷完善，地區(qū)間的人員往來與交流日益頻繁、迅捷，其中許多活動(dòng)都不離開檔案。傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然無法適應(yīng)這種快節(jié)奏的生活與工作方式，并且頻繁的調(diào)動(dòng)也不利于紙質(zhì)檔案的保存。采用數(shù)字化檔案管理，檔案信息均會(huì)在數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，需要查閱、打印或者調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理即可，可謂是方便、快捷、高效。而工作人員在管理檔案時(shí)，只需要通過檢索功能，便能迅速從數(shù)據(jù)庫里查詢、調(diào)閱用戶想要的文件、檔案、資料等，不必在逐件去翻找，所以說數(shù)字化檔案有助于提升檔案利用效率。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中存在的主要問題

（一）缺乏數(shù)字化的辦公設(shè)施

數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)是相對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件及系統(tǒng)軟件等辦公設(shè)施，但目前許多事業(yè)單位的數(shù)字化辦公設(shè)施都存在軟、硬件陳舊，系統(tǒng)更新慢等問題，與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)脫軌較為嚴(yán)重，并且軟硬件辦公設(shè)施的后期維護(hù)工作不力，大大降低了辦公設(shè)施的利用率和工作效率。與此同時(shí)，部分單位的檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，也沒有具體的管理制度，使得檔案管理工作比較隨意、雜亂。

（二）檔案信息資源的利用率較低

目前，事業(yè)單位彼此之間以及與其它組織之間，并沒有建立起高效、快捷、全面的信息資源共享平臺(tái)，致使許多需要頻繁利用或者整體利用的檔案信息被分散保存，這樣不僅加大了信息的誤差率，降低了管理效率，同時(shí)也給檔案利用人員造成諸多不便。比如說人事信息，如果各單位之間保存的信息不一致，會(huì)給人民群眾的工作生活帶來許多困擾和麻煩。

（三）工作人員的綜合素質(zhì)仍需加強(qiáng)

檔案管理模式的信息化發(fā)展自然也要求工作人員充實(shí)信息化方面的知識(shí)和技能，但有部分老員工對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)接觸的較少，學(xué)習(xí)起來也非常的吃力，即便有先進(jìn)的辦公設(shè)備和管理軟件，其個(gè)人的工作技能也無法滿足工作需求。與此同時(shí)，信息化時(shí)代讓人們對(duì)信息的使用和依賴程度大幅度增加，這要求檔案管理人員建立起信息服務(wù)意識(shí)，提升工作效率，以免無法滿足人們的信息使用需求。

3 優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的具體策略

（一）適度增加預(yù)算，提升檔案管理的數(shù)字化水平

由于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的重要前提條件是現(xiàn)代化辦公設(shè)備的完善與升級(jí)，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研，在參照先進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式的基礎(chǔ)上，充分聽取技術(shù)人員、管理人員的意見與建議，針對(duì)性引進(jìn)符合單位實(shí)際需求的現(xiàn)代化辦公設(shè)備。與此同時(shí)，事業(yè)單位在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)編制科學(xué)合理的預(yù)算，適度增加在信息化、電子化方面的資金投入，盡量持續(xù)性更新軟硬件辦公設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)單位的可持續(xù)化發(fā)展。

（二）建立健全數(shù)字化檔案管理體系

從目前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)來看，檔案管理電子化、信息化是其未來發(fā)展的主流趨勢(shì)。所以，事業(yè)單位需要構(gòu)建起健全的數(shù)字化檔案管理體系，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)為事業(yè)單位之間、事業(yè)單位與其它組織實(shí)現(xiàn)信息資源的共享提供支持，以此來有效提升檔案管理工作效率、效益，更好地為人們大眾開展服務(wù)。具體措施主要有：對(duì)大量需要整理、歸檔的文件資料采用雙服務(wù)器的備份方案；對(duì)不同性質(zhì)的檔案資料，實(shí)行不同機(jī)密等級(jí)的安全保護(hù)工作；對(duì)不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，安排明確的責(zé)任人并嚴(yán)加管理，確保管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把檔案信息儲(chǔ)存載體的質(zhì)量與安全關(guān)卡，消除軟硬件方面的安全隱患，為數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行營造有利的條件和環(huán)境。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)

工作人員是檔案管理工作的執(zhí)行者、操作者，其綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取多元化的方式，全面提升工作人員綜合素質(zhì)水平。具體包括：1、對(duì)部分老員工而言，其最欠缺的便是現(xiàn)代化辦公設(shè)施的相關(guān)知識(shí)與操作技能，因此應(yīng)當(dāng)針對(duì)性展開培訓(xùn)工作，以由淺入深的方式，不斷提升他們的工作技能，同時(shí)定期進(jìn)行考核，詳細(xì)了解的工作人員對(duì)知識(shí)與技能的掌握情況。其次，建立嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管制度，對(duì)工作人員日常工作情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，并建立起相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)工作人員不斷通過學(xué)習(xí)提升自身素質(zhì)，以確保能跟得上工作發(fā)展需求。最后，還應(yīng)加強(qiáng)工作人員服務(wù)意識(shí)和能力的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位由管理型到服務(wù)型的深度轉(zhuǎn)變。

（四）進(jìn)一步完善檔案管理安全保密制度

在檔案管理中，無論是個(gè)人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會(huì)被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對(duì)不同的檔案，設(shè)立不同級(jí)別的保密制度，并且建立相應(yīng)的使用與管理權(quán)限進(jìn)行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應(yīng)具備檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)，只有在切實(shí)需要時(shí)才能夠打開所需要的信息。最后，配備專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)檔案、系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，并定期維護(hù)和檢查辦公設(shè)施，及時(shí)排除安全隱患，確保檔案信息安全。

4 結(jié)語

總的來說，檔案管理工作關(guān)系到我們的日常工作與生活，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高管理意識(shí)，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷優(yōu)化與創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式，提高檔案的利用效率和安全保密性，以此來促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，成為優(yōu)秀的服務(wù)型單位。

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