關(guān)于成人高校電子文檔的管理

曾云

成人高校與普通高校相比，具有辦學(xué)規(guī)模相對較小，人力物力相對不足；辦學(xué)形式靈活多樣；學(xué)員的來源多為在崗工作人員，在校學(xué)習(xí)的時(shí)間較短，流動性較大等特點(diǎn)。相對于普通高校檔案管理工作的難度較大。加上近年來由于成人高校合并或機(jī)構(gòu)改革，有些是幾所學(xué)校合并升格而成的，原有的檔案管理運(yùn)作方式不靈活，使用起來十分繁瑣不便，這在一定程度上抵消了機(jī)構(gòu)改革的效應(yīng)。因此，成人高校建立檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)成人高校各部門對檔案管理軟件的共同操作就顯得十分必要。

1 電子文檔的類別劃分

1.文書檔案類。①文件的起草、簽發(fā)歸檔。各類請示、申請、報(bào)告的起草、修改、傳閱、會簽等，按時(shí)間順序分類排列編號，進(jìn)行歸檔。這一塊由校辦公室負(fù)責(zé)編制和修正。②科研、教學(xué)類?？蒲腥藛T的科研計(jì)劃、科研成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文，分系排列編號。教學(xué)計(jì)劃、課程安排、授課時(shí)間、授課教師、教學(xué)任務(wù)完成的進(jìn)度等，這一塊由教務(wù)處負(fù)責(zé)編制和修正。③學(xué)籍管理類?？煞譃殚L訓(xùn)班、短訓(xùn)班。長訓(xùn)班一般是學(xué)歷培訓(xùn)，包括脫產(chǎn)、函授、遠(yuǎn)程教育等子目錄；短訓(xùn)班可根據(jù)實(shí)際情況分為干訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育等子目錄。每一個(gè)子目錄中包含有學(xué)員的花名冊，入學(xué)登記表，考試考核成績，畢業(yè)或結(jié)業(yè)登記表，畢業(yè)、結(jié)業(yè)證書號等，這一塊由學(xué)生管理處負(fù)責(zé)錄入、修正。④財(cái)產(chǎn)財(cái)務(wù)管理類。包括財(cái)務(wù)的預(yù)算、收支運(yùn)作、月報(bào)年報(bào)，基建、基建維修、教學(xué)設(shè)備的添置，各類固定資產(chǎn)的登記等，這一塊由后勤負(fù)責(zé)錄入修正。

2.人事檔案類。人事檔案只對教職員工的基本情況的有關(guān)材料數(shù)據(jù)錄入。如出生年月、籍貫、性別、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、工資級別、政治面貌、獎(jiǎng)懲情況等，由政工人事部門負(fù)責(zé)錄入修正。教職員工的詳細(xì)檔案以紙質(zhì)檔案另行保存。

2 電子文件歸檔方式和途徑的選擇

由于電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡易而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

1.借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各部門計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立，越來越多的重要數(shù)據(jù)、文件被傳輸上網(wǎng)。這些數(shù)據(jù)、文件經(jīng)業(yè)務(wù)管理部門的挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案管理部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。

2.選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃，檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔。如上述的各類文件、科研、教學(xué)、學(xué)籍、財(cái)務(wù)、人事等文檔，計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行鑒定、編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

3 應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1、加強(qiáng)對電子文檔的保護(hù)。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，這時(shí)保密問題是檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的最大障礙，必須高度重視。一是要重視系統(tǒng)內(nèi)部的泄密問題，要加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建設(shè)。電子文檔與互聯(lián)網(wǎng)接通后，面臨著網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，以及來自內(nèi)部的攻擊等，只有管理人員在操作中嚴(yán)格按照程序管理好帳號、密碼才能防止事故的發(fā)生。二是要關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化。當(dāng)電子文檔系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害，檔案管理人員要從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面加以綜合防范。三是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限的管理。完善服務(wù)器審查制度，制定不同層次的訪問者的存取信息的權(quán)限，防止人為的泄密或盜取密碼口令等。

2.遵循電子文檔的歸檔原則。其一，按時(shí)歸檔原則。要求已經(jīng)形成的正式電子文件要及時(shí)向檔案館（室）移交，可以網(wǎng)絡(luò)傳輸，也可用硬拷貝的形式送交到檔案館（室），由檔案管理人員設(shè)置一個(gè)個(gè)文件夾，對各部門形成的電子文件進(jìn)行分類管理。其二，歸檔的電子文件校對監(jiān)督原則，應(yīng)由有關(guān)人員組成校對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性鑒定，同時(shí)劃分出不同的保管期限，然后用殺毒軟件對這些電子文件進(jìn)行檢測，確保無病毒后，再將這些電子文件分別轉(zhuǎn)錄到應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)相隔離的存儲器中，或刻錄成光盤，脫機(jī)保存。

3.賦予電子文檔的管理和操作相應(yīng)的權(quán)限。已形成的各類電子文檔，歸檔到檔案管理部門后，檔案管理人員只對其編制相應(yīng)的檔案號，設(shè)置相應(yīng)的程序和密碼即可。由于參加培訓(xùn)的學(xué)員在將來的職評、晉級、應(yīng)聘中對相關(guān)檔案使用的頻率較高，各處、系、部、室要嚴(yán)格把握好管理權(quán)限，可賦予各處、系、部、室兼職檔案管理信息項(xiàng)目的操作權(quán)，對相關(guān)錄入、存貯過程的執(zhí)行權(quán)，以及單獨(dú)授權(quán)的修改權(quán)，而其他任何人員對各類信息資料只有查詢權(quán)，以確保信息存取的及時(shí)、有效和安全。