淺談我國事業單位檔案管理問題與措施

王威

摘 要：隨著檔案事業改革發展的不斷深入，人們對檔案信息的需求也越來越多，檔案利用率的增多給檔案工作提出新的更高要求。要切實適應新形勢發展的需要，各級必須做好新時期檔案工作，提高服務質量。本文從分析我國事業單位檔案管理中的問題入手，闡述了問題的具體處理措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；措施

隨著檔案工作在經濟社會中的作用和重視程度不斷提升，檔案管理工作面臨著更多的挑戰。因此，作為檔案管理人員，需提高檔案工作科學管理的能力，逐步為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。檔案管理工作是可以讓單位高層管理人員及時獲得準確依據的支持性證據的基礎，但是，往往人們對檔案管理工作的有著不正確的理解，對檔案管理工作可有可無。相反，檔案管理工作是單位管理工作的重要部分，是提高單位工作質量與保護歷史真實面貌的一項重要工作。

1 我國事業單位檔案管理中存在的問題

1對檔案管理的重視程度不足

長期以來，相當一部分人員對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是簡單保管的事務性工作，不能給單位創造經濟效益，只要不丟失，不泄密就行了。輕視檔案工作的思想導致檔案工作無法適應現在管理的需要。

2管理力量薄弱

管理手段落后導致檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員對檔案工作精力投入不足，日常事務往往沒有及時整理歸檔，造成歸檔的材料還不夠真實和準確。

3檔案管理人員的業務水平不高

一些檔案工作者業務水平低，不具備信息收集和管理的能力，組織協調能力差，滿足于工作現狀，缺少創新意識，綜合素質差，跟不上時代的腳步。

4檔案管理硬件環境設施老化

由于檔案管理必備的設施老化陳舊，導致很多檔案霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 提高事業檔案管理工作的措施

1更新管理觀念

對于檔案管理必須優化檔案管理觀念，對于檔案管理而言，必須優化檔案管理制度，完善資料歸檔、信息保密和處罰機制。檔案管理上執行多層次運行機制，采取集中式管理模式。

2強化管理

2.1做好安全防范工作。在信息化社會，利用信息化水平是時代發展的必然需求。現代化技術的發展提高了檔案工作現代化水平，利用各種數字設備能使信息處理效率明顯提升。隨著檔案信息化建設的拓展，維護檔案安全的難度越來越重。任何事物都有它的兩面性。新時期，電子檔案依賴技術多種化導致利用工作的復雜化。電子檔案利用起來更方便、更快捷，但是資源的的優化向我們提出了一系列的管理難題，一些原始性、唯一性的核心信息資源容易丟失和損毀，將給企業帶來難以估量的損失。隨著法制的深入以及信息公開的深化，事業單位在管理中對檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場。在推進檔案信息化建設領域，管理部門要從建立制度、制定標準、落實技術措施等方面入手對企業檔案進行有效管理。針對非法訪問、黑客入侵等現象采取與系統安全和保密等級要求有關的防范對策。制訂網絡數據安全保證機制，采取身份識別方法等為檔案的安全服務。

2.2提高人事檔案管理的現代化水平

根據我國的國情，無論如何，一些紙質檔案的作用都是不可替代的。隨著我國人才流動深度的發展，單一的紙質檔案給人事檔案的利用帶來了較大的局限性。將先進科技運用于檔案管理工作之中不但提高了工作效率，而且也延長其壽命。實現檔案管理現代化是檔案信息適應日漸增強的社會客觀需要，需要人事檔案管理部門充分利用計算機把文字、圖片、聲像等資料存于電腦。由此，數據并存的方式有利于實現人事檔案信息資源的有效共享

3 提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作者要具備一定的信息能力，才能夠適應信息資源檔案管理工作的需要。一是檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發揮檔案工作人員的創造性，努力提高檔案人員的管理能力。現代社會處于不斷的發展變化中，檔案工作者要做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，也要分析和綜合發掘信息，通過細致周密的縝密判斷，從紛繁復雜的表象中透過現象看本質，從檔案信息資源中發掘帶有參考和指導意義的信息；二是調查研究能力，檔案工作者必須掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地深入實際調查研究，不斷提高調查研究能力，這樣才能滿足社會和人們不斷增長的信息要求；三是組織能力和協調能力，檔案工作者需要進行檔案信息資源建設的管理，需要檔案工作者學習掌握組織和協調的有關原理，通過自己的努力建立起互相理解、相互支持、相互協作、相互配合的關系；四是信息技術的應用能力，檔案工作者要熟悉文件檔案管理系統的基本要求，熟練地運用信息技術解決信息資源管理中的問題。

4完善檔案管理的基礎設施

此外，長期以來，檔案的保密技術和裝備陳舊落后于形勢發展需要，無法適應網絡時代的要求，因此，加強檔案現代化管理基礎設施勢在必行。企業要有計劃地配備確保檔案安全保管和科學保護的先進設備，以必要的實用技術使檔案管理手段和方式適應保密要求，消除每一個隱患把保密工作要求落到實處。

總之，事業檔案信息是科技、文化、知識的積淀，它在管理中的作用是無可替代的。面對信息化時代帶來的挑戰，檔案工作者必須積極探索新的管理方法，更新管理理念，使檔案工作與單位的創新保持同步，不斷提高事業檔案管理工作的含金量，從而實現檔案的價值最大化。

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