地勘單位檔案編研存在的問題和對策

摘 要：本文結合地勘單位實際，詳細分析了地勘單位檔案編研中存在的主要問題，并就如何做好地勘單位的編研工作提出了解決問題的對策和建議。

關鍵詞：地勘單位 地質檔案；地勘文化；檔案編研；問題；對策

檔案編研工作是開發檔案信息資源、提高檔案利用水平，最大限度發揮檔案作用的重要途徑。地勘單位的檔案編研工作作為檔案信息開發利用的一種重要形式，體現了單位的檔案管理水平，為單位的經營管理提供了深層次的檔案信息服務。在知識經濟和信息化的新形勢下，大力開展檔案編研工作，成為當前檔案工作的重要任務。筆者從地勘單位檔案編研工作實踐出發，就地勘單位當前檔案編研工作存在的問題和對策談一些看法。

1 地勘單位檔案編研工作中存在的問題及原因分析

1.1思想重視不足。當前，地勘單位檔案管理工作重點仍然是抓基礎工作、搞開放服務，對編研工作缺少投入和研究。原因在于，領導和檔案人員認為做好歸檔和保管（檔案基礎）、借閱（檔案服務）就基本上實現了檔案管理，對檔案編研工作重要性在思想認識上十分欠缺，直接影響了檔案檔案管理體系。

1.2綜合投入不足。編研人員應具有極強的自身修養和檔案專業知識，而一些單位配備的編研人員在數量、學歷、專業技能、年齡等不夠合理，導致編研人員文化程度及業務水平都不夠高，缺乏檔案編研基礎知識，所編研的材料難以到達要求。同時，配套方面投入也不足，如計算機配備數量和性能不足，很少配備專用檔案軟件，編研人員培訓不到位等。

1.3編研水平不足。這是地勘單位編研工作存在的主要問題也是核心問題。主要體現在：內容涉及面窄，一些地勘單位只對地質資料進行編研，而對量多質優的文書檔案視而不見。形式單一，只對文本文件進行編研，對聲像、電子文件、實物地質檔案甚少觸及。題材老舊，常規類型多，開拓創新少，尤其在信息化方面建樹少。編研水平低，編多研少。

1.4宣傳力度不足。對編研的選題沒有在廣大職工中或在社會中公開調研，互動性不足。地質資料一般會涉及國家秘密，一些地勘單位在處理保密和利用關系上，過于注重保密，沒有及時向社會公布編研成果相關信息，甚至在本行業、本單位也沒有進行有效宣傳，導致檔案編研成果知名度和利用率都很低，也就難以發揮實際價值[1]。

2 做好地勘單位檔案編研工作的對策

地勘單位由于事業單位身份、公益性質、科研攻關和經濟效益需要等多方面因素，檔案的綜合利用率高，作用大，因此，做好編研工作更是形勢所趨。針對以上地勘單位檔案編研存在的問題，筆者認為可以從四個方面加以突破解決。

2.1從健全檔案管理體系入手，完善檔案編研工作配套。檔案編研工作在檔案管理中的必要性和作用是顯而易見的，我國有許多檔案關于檔案工作的法律法規幾乎都有開展編研工作的要求。總之，檔案編研工作作為檔案室、檔案館的一項重要工作是不容忽視的。通過編研，可以使檔案服務從被動到主動，從零散提供到系統提供。地勘單位領導要重視檔案編研工作，建立健全檔案編研隊伍建設。編研人員應該是一個團隊，一個群體，除了是檔案專業專職人員，還應該有編研項目、課題相關的專業技術人員、分管領導，及各類知識層次的人員，這樣才能從專業角度、業務需求、資料齊全、時間充足等方面給予保障。健全檔案編研管理制度，做好編制人員的培訓教育。制定不同期限的工作規劃，使編研工作成為系統工程。同時加大軟硬件投入，確保編研工作順利開展。

2.2從滿足檔案利用需求入手，擴大檔案編研工作范疇。地勘單位檔案利用主要有三個方面的需要：一是社會經濟發展需要；二是地勘文化建設需要；三是為職工謀福利需要。

2.2.1為服務社會經濟發展開展的編研。主要是做好地質資料深層次、多維度的開發，地質資料包括本單位地質生產實踐中產生的成果地質資料、原始地質資料和實物地質資料，及相關參考資料。地質工作特點決定了編研成果的多樣性，主要類型有：地質工作年鑒、年報（數據統計）、地質圖文集、地質專題匯編和著述、地質工作科技史[2]。

2.2.2為地勘文化構建開展的編研。地勘文化是地勘單位在長期實踐中形成的優良傳統和獨特文化內涵，具有樸素作風、科技情懷、匠人精神和甘于奉獻等特征，是激勵后人獻身地質事業、地勘單位安身立命的有力法寶，需要不斷傳承發揚。檔案編研應該系統展現地勘文化，內容包括野外地質工作情景、單位不同時期面貌、地質人工作風采、礦區情況等，由于這類資料多用于展示，因此，編研因側重于相片資料、實物等。

2.2.3為職工謀取福利開展的編研。主要是為職工晉級（職）、退休等服務，地勘單位為艱苦行業，一些特殊工種（如鉆探、物探）享受國家相關優惠待遇，且一般都是事業單位，因此在職工晉級（職）、退休等需要上級或社保局等提供詳實證明。證明不僅包括職工檔案，有些還需提供野外地質工作記錄，因此查找工作量十分大，且曠日持久。因此，檔案編研工作要從職工利益出發，開展有針對性的編研工作，以便提供詳實資料。

2.3從推進現代化建設入手，提高檔案編研工作水平。檔案編研工作應以計算機技術和網絡技術的廣泛應用為基礎，向科學化、數字化的管理軌道上不斷邁進[3] 。計算機網絡技術讓檔案編研工作找到了一條突破的新途徑，從基礎的、繁重的“編”中解放出來，可以集中精力開展“研”， 開展深層、多元綜合性的開發編研，將檔案承載的信息從紙質靜態轉化為數字動態[1]。通過編制電子檔案目錄、全宗索引等查找工具，縮短用戶分散式查找時間。通過在網絡上征集編研專題內容，收集資料，甚至組建團隊，從而開創編研新的形式、類型 。

2.4從轉變檔案服務方式入手，做好編研成果宣傳。要變被動服務為主動服務，從內部服務走向外部服務。建設宣傳平臺，對外可以借助報紙、雜志、網站、展覽和論壇等傳媒，大力宣傳編研成果和檔案利用實例；對內，可以借助OA、微信、QQ、宣傳欄等征集專題、發布編研成果，提高編研成果的知名度和利用率。

3 地勘單位檔案編研工作原則

3.1高效原則。地勘單位檔案量大、內容廣、種類多，利用檔案需要查閱大量案卷，必然花費許多寶貴時間，有時還無功而返。檔案編研可以通過一個主題進行系統收集，編撰出數字準確、內容齊全、信息全面的專題，有效滿足利用目的[2]。

3.2長遠原則。地勘單位一般成立時間較長，傳統悠久。在管理上歷史遺留問題也不少，職工退休、單位編制、地勘文化構建等都需要歷史資料證明；在發展上，技術的開拓創新，業務的突破拓展，需要原始資料的深挖掘，因此檔案編研工作要立足于庫藏檔案，著眼于長遠發展和需要。

3.3實事求是原則。檔案資料的單位長期工作的真實寫照，編研工作要求真務實，如不真實偏離實際資料也就失去了利用的意義[2]。

參考文獻

[1] 刑毅峰.論企業檔案編研工作存在的問題和對策[J].中國商界（上半月），2009（6）.

[2] 程永平.淺談地質科技檔案編研工作[J].蘭臺世界，2007（5）.

[3] 李雪.新形勢下電力檔案編研利用工作的思考[J].中國電力教育，2013（9）.

作者簡介

鄧春秀（1975-），女，福建省建甌市人，檔案專職管理員，館員（中級），大學本科。研究方向：檔案管理工作。