淺談對廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理

摘 要：全文以廣播電視工程檔案管理為研究對象，對廣電工程檔案的前期管理與收集歸納進行了系統分析，簡述了廣電網絡工程檔案管理中存在的問題，并在此基礎上，探討了工程檔案工作中應如何進一步提出有效管理的措施。

關鍵詞：廣播電視；工程檔案；收集歸納

伴隨著我國廣播電視事業的飛速發展，廣播電視建設項目逐年增加，如何有效進行工程檔案的有效管理成為成為廣電工作的一項重要內容。在廣電網絡工程檔案的管理是廣電工程中的重要組成部分，真實記錄了施工過程中形成的相關數據和狀況，因此，廣電工程檔案的有效管理具有極其重要的意義。

1 工程檔案的前期管理

1.1 規范的檔案制度

工程檔案前期管理的順利進行離不開規范的檔案制度。就廣播電視工程檔案管理工作而言，其是廣播電視工程檔案的基礎性環節，而這一基礎性環節能否做到嚴格與規范就務必要依托檔案制度，以確保廣電工程管理的順利推進。廣電各部門應在其制度規范下，嚴格按照生產活動的不同類型進行工程檔案信息的分類與整合。同時，在本單位的檔案制度中，應將技術檔案工作納入其中，確保技術檔案工作在整個工程檔案管理中發揮應有的效用，以便工程檔案實現全面收集、系統整理、及時歸納，以便檔案管理人員進行有效整理。由于工程檔案屬于保密性文件，因此，為確保文件的安全性與保密性，應在檔案制度中列入工作人員的相關保密工作規定。

1.2 材料的有序歸納

工程檔案管理前期管理的順利進行也離不開材料文件等的有序歸納。所謂工程檔案就是一項工程在其建設過程中所呈現出來的各項指標，它主要包括項目工程在建設、操作、維修、護理等活動中所形成的各種檔案與數據等，是項目工程進行時一個十分重要的參考指標和工作依據，這些數據多為原始文件形式存在，因此具有相應的法律效應。材料文件的有序歸納一般在一項工程結束或者某一階段結束后進行，檔案管理人員應按照要求進行文檔的認真歸納，并形成較為系統的文件與資料形式，在進行文件整合后將其交由上級進行歸檔工作。值得注意的是，在進行文件或者相關資料的遞交過程中，遞交人員應該嚴格按照辦理交接手續，并進行簽字歸檔，對于那些不符合遞交程序的文件，上級管理者應拒絕進行接收。

2 工程檔案的收集歸納

2.1 分類組卷

在整個檔案管理工作中分類卷組是一項專業性相對較強的工作，這一工作可以有效反映出工作人員的個人業務能力。合格的分類組卷需要進行以下幾個步驟：首先，立項和選項。先提出相對簡單的項目報告與可行性報告，對當地氣候、地理環境等進行調查研究；其次，編制文件。編制文件指的是在工程建設之初所形成的文件與圖紙等資料；再次，整理與歸納。這一環節是所有環節中最具困難性的環節，工作量巨大，信息繁多，包括項目實施前的原始文件、補償協議書、電力供應協議書以及項目許可證等等，這些文件都要進行認真核對、仔細審查；再次，竣工驗收環節。在項目完成之際，對相關的建筑材料進行仔細驗收是其必不可少的環節；再次，調試與試播。在一環節是指設備在進行安裝與調試中所形成的數據；最后，涉外文件。涉外文件就是指廣電進行設備采購中簽定的采購合同與考察記錄等。

2.2 案卷排列與編目

在廣播電視工程檔案管理中，案卷的排列應按照一定時間順序進行統一排列，若工程檔案中文本材料與圖紙材料時間相對，則應遵循文字在前、圖紙在后的原則進行排列。案卷的編目應以阿拉伯數字進行有序編排，頁號以獨立卷為單位。頁號的編寫位置應在頁面的右下角，單面進行書寫的材料頁號亦是如此。案卷內的目錄應與卷盒內的文件保持一一對應。

2.3 工程檔案檢索目錄填寫

通過信息軟件進行工程檔案的檢索目錄可以大大節約工作實踐，實現對工程檔案目錄進行有效管理的目的。工程檔案目錄的填寫大致分為以下幾個環節：案卷目錄的填寫，卷內目錄的填寫，工程照片檔案的管理，聲像檔案的管理。首先，案卷目錄的填寫。工程檔案文件的形成大體上要經歷十個階段，為了確保在檢索目錄中充分體驗文件的形成過程，國家檔案局在原有目錄的基礎上新增了“階段”一環，即整體的目錄包括：順序號、案卷號、階段、案卷題名、分數、頁數、保管期限、備注八大部分；其次，卷內目錄的填寫。在廣播電視工程檔案中，由于檔案的內容分為文件、圖紙、合同等類型，相對較為復雜，為此，在進行卷內目錄內容的填寫時應盡可能做到規范與詳盡，應包括以下幾個方面：文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、階段等內容，以確保檔案更為規范化；再次，工程照片檔案的管理。在這一環節應通過數據管理軟件對照片進行掛接，將照片在硬盤文件夾中進行存儲，表明照片的時間、地點、事由等內容，并建立照片庫進行存儲，做好備份工作；聲像檔案主要是領導的講話材料，會議錄音等，這些聲像資料與照片檔案相同也存貯于數據庫之中。

3 工程檔案收集歸檔的有效管理對策

3.1 建立工程檔案管理長效機制

從我國工程檔案管理機制建立的實際情況來看，我國尚未形成一定的長效機制。盡管廣電的集團化改革不斷完善，但檔案管理機制卻未能跟進改革步伐，加之部分領導對于檔案管理工作重視程度不足，造成檔案管理工作規范性不足，部分地區甚至尚未建立起相應的制度規范。為此，應將建立工程檔案管理長效機制作為廣電管理工作的重要環節，順應新形勢，反映新要求。作為廣電工程檔案管理部分應明確第一責任人制，加強領導者重視程度，對于工程檔案管理流程進行嚴格的規范，加大監督與管理力度，繼而為安全的檔案管理工作提供有效的制度保障。

3.2 健全廣電工程檔案網絡數字平臺

廣電工程檔案較之于其他檔案來說，最主要的區別在與其聲像檔案，這是廣電工程檔案一項重要特點。聲像資料可以更為客觀地記錄政治、經濟、文化事件，成為不可或缺的儲存方式。然而，隨著社會信息資源的不斷融合，廣播電視的信息化進程則趨于滯后，檔案資源不能更好地實現信息共享。為此，應在廣電工程檔案管理中建立健全網絡數字平臺，推動廣電工程檔案管理工作向更高層次發展，推動檔案建設的互動性與功能性，在網絡平臺中開設多種模塊，如在線咨詢、業務答疑等等，實現我國數字化工程檔案的網上查詢、檢索與利用。

3.3 全面提升工程檔案利用率

從實際情況來看，盡管各個單位對于工程檔案均設有專門的檔案室，但其檔案的利用率卻相對不高。這嚴重影響了工程檔案的實際效用，不利于其作用的有效發揮，形成了變相資源浪費。為此，廣電工程檔案管理人員應明確檔案資料的存在目的，確保信息資源得以有效利用，發揮其應有價值。同時，根據當前廣播電視工程檔案管理的新要求，提升管理水平，保證工程檔案的完整性與正確性，積極發揮工作人員的積極性與主動性，采取有效措施提升工程檔案利用率，為廣電發展提供有效推動力量。

4 結束語

總而言之，廣播電視工程檔案的有效管理是一項系統任務，需要各個環節的有序管理與保障。做好工程檔案管理不僅需要嚴格的制度規范，同時，還需要檔案管理人員在資料的收集與歸納中有耐心與責任感，認真做好資料的整合，只有這樣才能為工程的驗收，檔案的有效利用提供更為方便快捷的服務，實現工程檔案的科學利用與有效

保存。

參考文獻

[1]王凱. 淺談對廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理[J]. 廣播電視信息，2011，04：104-105+103.

[2]孫輝. 廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理策略探究[J]. 科技創新與應用，2015，10：262.

作者簡介

邵琬婷（1982-），女，廣東省，漢族，廣州市花都區廣播電視臺，大學本科，助理館員，檔案管理。