淺談對(duì)廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理

摘 要：全文以廣播電視工程檔案管理為研究對(duì)象，對(duì)廣電工程檔案的前期管理與收集歸納進(jìn)行了系統(tǒng)分析，簡(jiǎn)述了廣電網(wǎng)絡(luò)工程檔案管理中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上，探討了工程檔案工作中應(yīng)如何進(jìn)一步提出有效管理的措施。

關(guān)鍵詞：廣播電視；工程檔案；收集歸納

伴隨著我國(guó)廣播電視事業(yè)的飛速發(fā)展，廣播電視建設(shè)項(xiàng)目逐年增加，如何有效進(jìn)行工程檔案的有效管理成為成為廣電工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在廣電網(wǎng)絡(luò)工程檔案的管理是廣電工程中的重要組成部分，真實(shí)記錄了施工過(guò)程中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)和狀況，因此，廣電工程檔案的有效管理具有極其重要的意義。

1 工程檔案的前期管理

1.1 規(guī)范的檔案制度

工程檔案前期管理的順利進(jìn)行離不開(kāi)規(guī)范的檔案制度。就廣播電視工程檔案管理工作而言，其是廣播電視工程檔案的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，而這一基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)能否做到嚴(yán)格與規(guī)范就務(wù)必要依托檔案制度，以確保廣電工程管理的順利推進(jìn)。廣電各部門(mén)應(yīng)在其制度規(guī)范下，嚴(yán)格按照生產(chǎn)活動(dòng)的不同類(lèi)型進(jìn)行工程檔案信息的分類(lèi)與整合。同時(shí)，在本單位的檔案制度中，應(yīng)將技術(shù)檔案工作納入其中，確保技術(shù)檔案工作在整個(gè)工程檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的效用，以便工程檔案實(shí)現(xiàn)全面收集、系統(tǒng)整理、及時(shí)歸納，以便檔案管理人員進(jìn)行有效整理。由于工程檔案屬于保密性文件，因此，為確保文件的安全性與保密性，應(yīng)在檔案制度中列入工作人員的相關(guān)保密工作規(guī)定。

1.2 材料的有序歸納

工程檔案管理前期管理的順利進(jìn)行也離不開(kāi)材料文件等的有序歸納。所謂工程檔案就是一項(xiàng)工程在其建設(shè)過(guò)程中所呈現(xiàn)出來(lái)的各項(xiàng)指標(biāo)，它主要包括項(xiàng)目工程在建設(shè)、操作、維修、護(hù)理等活動(dòng)中所形成的各種檔案與數(shù)據(jù)等，是項(xiàng)目工程進(jìn)行時(shí)一個(gè)十分重要的參考指標(biāo)和工作依據(jù)，這些數(shù)據(jù)多為原始文件形式存在，因此具有相應(yīng)的法律效應(yīng)。材料文件的有序歸納一般在一項(xiàng)工程結(jié)束或者某一階段結(jié)束后進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)按照要求進(jìn)行文檔的認(rèn)真歸納，并形成較為系統(tǒng)的文件與資料形式，在進(jìn)行文件整合后將其交由上級(jí)進(jìn)行歸檔工作。值得注意的是，在進(jìn)行文件或者相關(guān)資料的遞交過(guò)程中，遞交人員應(yīng)該嚴(yán)格按照辦理交接手續(xù)，并進(jìn)行簽字歸檔，對(duì)于那些不符合遞交程序的文件，上級(jí)管理者應(yīng)拒絕進(jìn)行接收。

2 工程檔案的收集歸納

2.1 分類(lèi)組卷

在整個(gè)檔案管理工作中分類(lèi)卷組是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)的工作，這一工作可以有效反映出工作人員的個(gè)人業(yè)務(wù)能力。合格的分類(lèi)組卷需要進(jìn)行以下幾個(gè)步驟：首先，立項(xiàng)和選項(xiàng)。先提出相對(duì)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目報(bào)告與可行性報(bào)告，對(duì)當(dāng)?shù)貧夂颉⒌乩憝h(huán)境等進(jìn)行調(diào)查研究；其次，編制文件。編制文件指的是在工程建設(shè)之初所形成的文件與圖紙等資料；再次，整理與歸納。這一環(huán)節(jié)是所有環(huán)節(jié)中最具困難性的環(huán)節(jié)，工作量巨大，信息繁多，包括項(xiàng)目實(shí)施前的原始文件、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)、電力供應(yīng)協(xié)議書(shū)以及項(xiàng)目許可證等等，這些文件都要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、仔細(xì)審查；再次，竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目完成之際，對(duì)相關(guān)的建筑材料進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收是其必不可少的環(huán)節(jié)；再次，調(diào)試與試播。在一環(huán)節(jié)是指設(shè)備在進(jìn)行安裝與調(diào)試中所形成的數(shù)據(jù)；最后，涉外文件。涉外文件就是指廣電進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)中簽定的采購(gòu)合同與考察記錄等。

2.2 案卷排列與編目

在廣播電視工程檔案管理中，案卷的排列應(yīng)按照一定時(shí)間順序進(jìn)行統(tǒng)一排列，若工程檔案中文本材料與圖紙材料時(shí)間相對(duì)，則應(yīng)遵循文字在前、圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t進(jìn)行排列。案卷的編目應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行有序編排，頁(yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位。頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)位置應(yīng)在頁(yè)面的右下角，單面進(jìn)行書(shū)寫(xiě)的材料頁(yè)號(hào)亦是如此。案卷內(nèi)的目錄應(yīng)與卷盒內(nèi)的文件保持一一對(duì)應(yīng)。

2.3 工程檔案檢索目錄填寫(xiě)

通過(guò)信息軟件進(jìn)行工程檔案的檢索目錄可以大大節(jié)約工作實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案目錄進(jìn)行有效管理的目的。工程檔案目錄的填寫(xiě)大致分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：案卷目錄的填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)，工程照片檔案的管理，聲像檔案的管理。首先，案卷目錄的填寫(xiě)。工程檔案文件的形成大體上要經(jīng)歷十個(gè)階段，為了確保在檢索目錄中充分體驗(yàn)文件的形成過(guò)程，國(guó)家檔案局在原有目錄的基礎(chǔ)上新增了“階段”一環(huán)，即整體的目錄包括：順序號(hào)、案卷號(hào)、階段、案卷題名、分?jǐn)?shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注八大部分；其次，卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)。在廣播電視工程檔案中，由于檔案的內(nèi)容分為文件、圖紙、合同等類(lèi)型，相對(duì)較為復(fù)雜，為此，在進(jìn)行卷內(nèi)目錄內(nèi)容的填寫(xiě)時(shí)應(yīng)盡可能做到規(guī)范與詳盡，應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次、階段等內(nèi)容，以確保檔案更為規(guī)范化；再次，工程照片檔案的管理。在這一環(huán)節(jié)應(yīng)通過(guò)數(shù)據(jù)管理軟件對(duì)照片進(jìn)行掛接，將照片在硬盤(pán)文件夾中進(jìn)行存儲(chǔ)，表明照片的時(shí)間、地點(diǎn)、事由等內(nèi)容，并建立照片庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，做好備份工作；聲像檔案主要是領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)材料，會(huì)議錄音等，這些聲像資料與照片檔案相同也存貯于數(shù)據(jù)庫(kù)之中。

3 工程檔案收集歸檔的有效管理對(duì)策

3.1 建立工程檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

從我國(guó)工程檔案管理機(jī)制建立的實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)尚未形成一定的長(zhǎng)效機(jī)制。盡管廣電的集團(tuán)化改革不斷完善，但檔案管理機(jī)制卻未能跟進(jìn)改革步伐，加之部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，造成檔案管理工作規(guī)范性不足，部分地區(qū)甚至尚未建立起相應(yīng)的制度規(guī)范。為此，應(yīng)將建立工程檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制作為廣電管理工作的重要環(huán)節(jié)，順應(yīng)新形勢(shì)，反映新要求。作為廣電工程檔案管理部分應(yīng)明確第一責(zé)任人制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者重視程度，對(duì)于工程檔案管理流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，加大監(jiān)督與管理力度，繼而為安全的檔案管理工作提供有效的制度保障。

3.2 健全廣電工程檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái)

廣電工程檔案較之于其他檔案來(lái)說(shuō)，最主要的區(qū)別在與其聲像檔案，這是廣電工程檔案一項(xiàng)重要特點(diǎn)。聲像資料可以更為客觀地記錄政治、經(jīng)濟(jì)、文化事件，成為不可或缺的儲(chǔ)存方式。然而，隨著社會(huì)信息資源的不斷融合，廣播電視的信息化進(jìn)程則趨于滯后，檔案資源不能更好地實(shí)現(xiàn)信息共享。為此，應(yīng)在廣電工程檔案管理中建立健全網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái)，推動(dòng)廣電工程檔案管理工作向更高層次發(fā)展，推動(dòng)檔案建設(shè)的互動(dòng)性與功能性，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中開(kāi)設(shè)多種模塊，如在線(xiàn)咨詢(xún)、業(yè)務(wù)答疑等等，實(shí)現(xiàn)我國(guó)數(shù)字化工程檔案的網(wǎng)上查詢(xún)、檢索與利用。

3.3 全面提升工程檔案利用率

從實(shí)際情況來(lái)看，盡管各個(gè)單位對(duì)于工程檔案均設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，但其檔案的利用率卻相對(duì)不高。這嚴(yán)重影響了工程檔案的實(shí)際效用，不利于其作用的有效發(fā)揮，形成了變相資源浪費(fèi)。為此，廣電工程檔案管理人員應(yīng)明確檔案資料的存在目的，確保信息資源得以有效利用，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。同時(shí)，根據(jù)當(dāng)前廣播電視工程檔案管理的新要求，提升管理水平，保證工程檔案的完整性與正確性，積極發(fā)揮工作人員的積極性與主動(dòng)性，采取有效措施提升工程檔案利用率，為廣電發(fā)展提供有效推動(dòng)力量。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，廣播電視工程檔案的有效管理是一項(xiàng)系統(tǒng)任務(wù)，需要各個(gè)環(huán)節(jié)的有序管理與保障。做好工程檔案管理不僅需要嚴(yán)格的制度規(guī)范，同時(shí)，還需要檔案管理人員在資料的收集與歸納中有耐心與責(zé)任感，認(rèn)真做好資料的整合，只有這樣才能為工程的驗(yàn)收，檔案的有效利用提供更為方便快捷的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的科學(xué)利用與有效

保存。

參考文獻(xiàn)

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[2]孫輝. 廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理策略探究[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015，10：262.

作者簡(jiǎn)介

邵琬婷（1982-），女，廣東省，漢族，廣州市花都區(qū)廣播電視臺(tái)，大學(xué)本科，助理館員，檔案管理。