與時俱進、迎接檔案工作新曙光

高蓓

摘 要：BRT城市快速公交系統，作為一種新型的交通運輸系統，近幾年在國內大受關注。隨著中國城市公共交通的發展，國內第一條快速公交線路已于2005年12月30日在北京開通運營，并取得了較好的成效。杭州、廈門、烏魯木齊等城市也先后建起了該系統。BRT的優勢也逐步體現出來，緩解城市的擁堵、改善乘車環境、比地鐵更為經濟的建設成本，使得BRT越來越受到各大城市的青睞。

關鍵詞：BRT城市快速公交系統；工程檔案；檔案管理

BRT城市快速公交系統這種新型的工程模式，對于工程的管理提出了新的要求，其中也包括檔案管理。傳承檔案工作以往嚴謹、認真的優秀品質，發揮新一代檔案人與時俱進的工作作風，檔案工作新的曙光已經來臨。

1 了解項目特性、把握工作核心

BRT城市快速公交系統不但投資大、總量多，而且工期緊、社會關注度高。作為在鬧市中施工的大型項目，考慮到對于城市生活干擾，工期往往要求嚴格。很多參建單位在項目建設期，為了趕工期而忽略檔案的管理。以至于因為檔案無法通過驗收影響實體交付，最終影響經濟效益。所以提高認識，正確看待檔案工作，才是做好檔案管理工作的核心。BRT作為新型交通運輸系統備受關注，這也加大了檔案的利用率和曝光率，對檔案的深度、廣度都有了更高的要求。除了傳統意義上的紙質檔案，視頻、圖片、聲訊、實物檔案也是不可缺少的重要組成部分。現在還有很多基于多媒體、互聯網等更為先進便捷的檔案管理方式，值得在大型綜合體項目上運用。所以與時俱進全方位提高檔案服務水平，才是檔案管理工作的根本。

2 合理規劃、雙啟動原則

對于大型項目的的檔案管理，合理的規劃非常重要。

在沒有合理規劃之前，檔案管理是從整理資料裝訂成冊開始。這讓檔案管理工作完全被動，“管理”變成一種負累。因為后期提出的任何存在問題已經沒有改正的可能性，只會讓檔案管理工作和現場管理工作站在對立面，更不利于工作的開展。

BRT項目檔案管理的起點是從項目準備階段開始。實行雙啟動原則，項目什么時候啟動，檔案工作就什么時候啟動。只有在項目啟動初期介入管理，才可能掌握主動權以便之后的工作開展。

3 以人為本、將HR運用于檔案管理

所有工作的核心都是圍繞人，對任務的管理其實就是對人的管理，檔案的管理也不例外。除了在招聘階段，對檔案員的個人素質有要求以外，日常的培訓、組織、激勵也十分重要。將HR合理的運用在檔案管理工作中，是提高工作效率的重要手段。

建立BRT工程檔案管理小組，項目經理為組長，對檔案工作負主要領導責任。建立日常的培訓機制、例會制度、獎懲措施，多方位的激勵檔案工作人員。在目前的項目管理中，檔案員的流動性大，是危害檔案安全的最不利因數。提高檔案人員的薪資水平，是最直接有效的方法。

4 依法制約、檔案管理合同化

建設單位和各參加單位之間并無上下級或者隸屬關系，不可能要求完全的服從，管理工作也要講究方式方法。基于最基本的合同甲乙方關系，平衡關系的“天平”就是合同。

建設單位在招標階段對該項目檔案的最終成果提出明確、具體的要求。其中包括歸檔的范圍、數量、質量、裝訂，歸檔時間的要求。如果甲方單位沒有特別的要求，可以參照《國家重大建設項目文件歸檔及檔案整理規范》，來對項目檔案進行要求。將歸檔要求寫進招標文件，寫進合同，是對檔案工作最終能完成提供的一大保障，是目前非常值得推薦的做法。

5 日常管理、千里之行始于足下

按照檔案學理論、在沒有整理、分類、裝訂、入庫之前的所有資料不應該稱之為“檔案”。在工地現場，我們習慣于稱呼為內業資料。內業資料其實就是工程檔案的雛形，管理好內業資料是歸檔工作最重要的基石。

（一）內業資料巡查日常化，基本每個月聯合安全、質量等相關部門對內業資料進行檢查。開具合理的整改建議單，并要求按時整改，逾期不整改的單位，應該根據合同約定開具罰款單。檢查中特別要注意的是，資料的真實性、時效性。從源頭杜絕檔案弄虛作假，真正的發揮檔案的歷史明鏡作用。

（二）對暫時需要停工、移動辦公場所 、以及人員變動得單位要特別注意內業資料的情況。根據以往經驗，大部分的檔案缺失都是因為這些情況所造成的。建設單位在有能力的情況下，可以暫時接管內業資料，確保資料的安全。

6 化整為零、化零為整

如何化整為零？BRT城市快速公交系統在工程管理方面工程量大、涉及專業廣、合同段多。檔案也面臨同樣的問題，如何面對如此大的工作量，合理分工很重要。首先要進行的是專業分解，BRT作為大型綜合體項目涉及到很多專業。主體：橋梁、隧道、房建（車站和樞紐站）等 附屬：綠化、夜景、自動化等等。每一個專業再細分A＼B＼C組。組內再區分檔案類型：準備階段-施工階段-竣工階段，最終形成最基本的單元任務塊。每一個單元任務塊，由唯一的責任單位負責。按合同約定時間，完成相應任務。

如何化零為整？建設單位作為最終的檔案管理方，起著核心推動力的作用。除了對各參建單位的檔案進行審核以外，還要對檔案進行排序和標號，纂修相關檔案竣工資料。真正的將各部分零件組合成完整的檔案成品，并能發揮其作用。

7 運用市場機制、慎重選用檔案外包公司

檔案外包產業是目前出現的新型產業，毫無疑問它的出現是隨市場而升。檔案外包一定程度上的節約工程成本，讓檔案工作更為專業化，減輕了參建單位工作壓力。但是它也是柄雙刃劍，需要各單位慎重選擇。盡可能通過招投標的形式，確定一家有資質、有能力、有經驗的檔案公司。對整個檔案過程提供咨詢及后期的裝訂服務。這樣會是整個檔案管理工作事半功倍。

8 整合資源、做好協調工作

對于于BRT這種大型的公共設施 ，需要接受各方面的檢查和驗收。對建設方的溝通和協調能力也有更高要求。作為建設方檔案工作人員，除了做好本職的管理工作，檔案專業領域的溝通協助也要積極參與。在項目啟動之前，應該主動向當地的城建檔案館、檔案局報備，以便項目開工之后取得相關部門的支持和督促，更大程度上的做好檔案工作。

對于項目維護單位的管理者，也要積極聽許他們的意見，為日后項目驗收和移交奠定基石

BRT快速公交系統是一項利國利民的民生工程。每一個建設者都應該具備歷史的使命感，運用自己掌握的專業技術為之添磚加瓦。檔案工作更是不能落后，與時俱進，迎接檔案工作新曙光。

參考文獻

[1]《檔案管理學》劉田東

[2]《廈門快速公交BRT建設實踐》-李斯海 何立敏 歐陽永金