事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理

張淑君

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已成為我們生活工作不可或缺的重要部分。檔案管理系統(tǒng)更是如此，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案數(shù)字化已是發(fā)展趨勢(shì)。本文主要對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化檔案；檔案管理

1 事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

1.1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

相對(duì)大部分的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)依舊薄弱。有些單位雖然已經(jīng)建立了切實(shí)可行的檔案的管理制度，但得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，無(wú)法真正去落實(shí)監(jiān)督，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作不規(guī)范、組卷混亂等，甚至有的單位在沒(méi)有開(kāi)展檔案鑒定工作或沒(méi)有按照法定的程序擅自的刪除銷(xiāo)毀本應(yīng)該保存、歸檔的文件及材料。還有就是檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，許多事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理有著很?chē)?yán)重的錯(cuò)誤理解，只注重對(duì)于檔案的收集、整理和保存工作，錯(cuò)誤的認(rèn)為不將檔案弄丟，保證檔案的完好無(wú)缺就夠了，完全的忽視了對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，檔案的信息資源對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位乃至國(guó)家的重要性是無(wú)比巨大的，本應(yīng)該盡可能的對(duì)此開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案資源最大限度的作用，不應(yīng)該這樣本末倒置。而事業(yè)單位的檔案管理工作所出現(xiàn)的最重大問(wèn)題就是檔案管理人員的缺乏，目前，優(yōu)秀的檔案管理人員依然是我國(guó)最稀缺的人才，許多的事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)人或許已經(jīng)清楚的知道檔案管理的重要性，但無(wú)法找到一個(gè)合適的、優(yōu)秀的檔案管理人才又變成了另一個(gè)難以解決的問(wèn)題。因?yàn)榇蠖鄶?shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的不重視，致使檔案管理專(zhuān)業(yè)也變得相對(duì)而言的冷門(mén)，更多的人更愿意在學(xué)習(xí)階段去學(xué)習(xí)一些更為熱門(mén)的專(zhuān)業(yè)而放棄檔案管理專(zhuān)業(yè)。檔案管理人員需要具備比較高的素養(yǎng)，但專(zhuān)業(yè)的知識(shí)也是必不可少的。

1.2 檔案數(shù)字化的作用

伴隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的越來(lái)越迅速，我國(guó)的各個(gè)事業(yè)單位的信息儲(chǔ)存量也變得越來(lái)越大，對(duì)于以前，信息只能記錄在紙面上，既不方便查閱，也很容易會(huì)收到損壞，不利于存儲(chǔ)，而檔案的數(shù)字化能一定程度上的完美解決這些問(wèn)題，將檔案中的信息都存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在想要查閱時(shí)，有非常方便的檢索系統(tǒng)，可以讓你在最短的時(shí)間內(nèi)查找到你希望找到的資料，而且將檔案中的信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，然后上傳到云端上，即使計(jì)算機(jī)被破壞掉，依然可以從其他的計(jì)算機(jī)上將檔案下載下來(lái)。

1.3 檔案數(shù)字化的必要性

隨著我國(guó)科技的迅速發(fā)展，科技化、數(shù)字化已經(jīng)漸漸蔓延到了生活、工作的各個(gè)方面，事業(yè)單位檔案的數(shù)字化也成為了一個(gè)不可避免的趨勢(shì)。檔案的數(shù)字化不僅可以完美的避免檔案中信息的丟失，還為查閱檔案中的資料提供了無(wú)比的便利。除此之外，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以在短時(shí)間內(nèi)將資料進(jìn)行歸納、存儲(chǔ)及提取。就我國(guó)的各個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的人員入職、調(diào)動(dòng)、退休等時(shí)有發(fā)生，在以前，必須一樣一樣的分別記錄在紙張上，不僅難以記錄，而且占用了很大的空間，在以后需要查找該方面的資料時(shí)，也不容易查找，但在將檔案數(shù)字化之后，只需要在計(jì)算機(jī)上為每一個(gè)員工都建立一個(gè)檔案庫(kù)，就可以清晰的記錄每一個(gè)員工的每一項(xiàng)數(shù)據(jù)，而且當(dāng)未來(lái)需要查找某一個(gè)員工的資料時(shí)，很輕易的就能找到。這樣能極大的縮短辦公人員的時(shí)間，極大的提升了工作效率，還能解決事業(yè)單位人手不夠的尷尬，對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的重要性不言而喻。

2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的有效措施

2.1 好的硬件設(shè)施

與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)在于能存儲(chǔ)的資料多、檢索方便、資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠迅速的流動(dòng)，另一方面，相比于傳統(tǒng)的檔案管理只需要一支筆、一些紙張就可以記錄，檔案的數(shù)字化的硬件要求就高的多。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人員的流動(dòng)及各種數(shù)據(jù)的流量特別的大，因此，對(duì)于好的硬件設(shè)施要求極為巨大。

2.2 制定制度并注重對(duì)于人才的培養(yǎng)

對(duì)于不同的事業(yè)單位，對(duì)于檔案的需求不同，因此在對(duì)于不同的事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，建立能夠貼合事業(yè)單位特點(diǎn)的檔案數(shù)字化管理制度，要從實(shí)際情況出發(fā)。想要能夠?qū)τ谫N合不同單位的實(shí)際情況來(lái)制定好的管理方案，一個(gè)由優(yōu)秀的管理人員組成的團(tuán)隊(duì)是無(wú)比必要的。檔案管理作為技術(shù)性要求很高的職業(yè)，對(duì)管理人員的能力與水平的要求是很高的。因此，單位應(yīng)該采取必要的措施去盡可能的提升本單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)化水平。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也不能放松對(duì)新人的培養(yǎng)，培養(yǎng)時(shí)要注意應(yīng)當(dāng)全面的培養(yǎng)，不光要提升他們專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，還要將專(zhuān)業(yè)性知識(shí)與事業(yè)單位的具體工作相結(jié)合，讓他們學(xué)會(huì)如何將檔案管理與數(shù)字化相結(jié)合，將他們培養(yǎng)成為在該事業(yè)單位檔案管理方面優(yōu)秀的人才，來(lái)為事業(yè)單位做出更多的建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息的安全保管

紙質(zhì)檔案容易丟失、損壞，也很容易會(huì)被別有用心的人盜取到重要的信息和資料，而檔案在數(shù)字化之后，雖然相較于紙質(zhì)檔案，不容易丟失或損壞，但也不是完全不會(huì)損壞，因此，在錄入檔案之后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的將檔案中的各種資料上傳至云端，以防止計(jì)算機(jī)的故障等原因?qū)е聶n案的丟失。除此之外，檔案中資料的保密性也應(yīng)當(dāng)是極高的。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，單位的檔案中存儲(chǔ)著許許多多重要的信息，一旦被某些不法分子或其他不懷好意的人取得，將會(huì)對(duì)單位乃至國(guó)家造成難以想象的災(zāi)難，因此，對(duì)于檔案中資料的加密工作應(yīng)該加大重視。

3 結(jié)束語(yǔ)

在科技越來(lái)越發(fā)達(dá)的今天，事業(yè)單位的檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為了不可避免的趨勢(shì)，檔案的數(shù)字化既能為各單位節(jié)省大量的人力物力，也對(duì)事業(yè)單位檔案的存儲(chǔ)、查詢(xún)起到了無(wú)比巨大的助力，更使得事業(yè)單位的各種資料能夠處在更為安全、更為隱蔽的地方，對(duì)于一個(gè)單位的重要性是不言而喻的，如何盡快的進(jìn)行檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)被更多的事業(yè)單位提上章程。

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