工會檔案信息化管理相關思考

劉暢

摘 要：工會檔案是工會工作的原始記錄，為工會管理提供了有力參考，在工會開展相關活動的過程中發揮了重要的作用。隨著社會的進步、信息技術及網絡技術的興起，傳統工會檔案管理模式已經無法滿足當前工會檔案管理的需要，這促使工會檔案管理朝著信息化方向發展。基于此，本文對工會檔案信息化管理進行了綜合性分析，并結合相關問題，提出了完善策略，以供參考。

關鍵詞：工會檔案；信息化；管理；制度

1 工會檔案信息化管理的必要性

對于工會發展而言，實現工會檔案信息化管理具有一定的必然性。在社會不斷進步、市場經濟不斷發展的情況下，社會組織形式、工作崗位類型也變得愈來愈豐富，這使得工會服務對象、內容、方式等均發生了較大程度的改變[1]。這種改變無疑讓工會檔案信息量變得更大，也讓檔案管理工作變得更加繁瑣，傳統檔案管理模式顯然已經無法應對這種形勢變化。工會的服務對象始終都是職工群眾，所以工會本身具備較強的群眾性與社會性。工會日常運作中除了會涉及到大量檔案資料外，還需要對這些檔案信息進行進一步開發。將信息化技術與工會檔案管理結合起來，可進一步提升檔案管理效率，讓檔案信息開發、歸檔等更加便捷。同時，對工會檔案進行信息化管理有利于檔案信息資源共享，且有利于提升工會工作的開放性與透明度，從而為廣大職工群眾提供更好的服務。

2 工會檔案管理存在的不足之處

目前，我國工會檔案信息化管理還處于發展階段，盡管已經取得了一定成果，但整體水平依然有待提升。在傳統檔案管理模式向信息化檔案管理模式轉變的過程中，部分因素對其產生了阻礙，主要表現為以下幾個方面[2]：（1）工會檔案管理未得到重視。對于工會組織而言，檔案管理工作是其日常運行過程中的重要環節之一，是維持其穩定發展的重要基礎。檔案管理工作若能夠得到充分落實，就有利于工會相關工作順利實施；反之，則會給工會日常工作開展帶來阻礙。當前很多工會對檔案的重要性認識不夠充分，使得實際檔案管理工作受到了制約。在這種情況下，檔案管理依舊保持著傳統模式，工會不愿意投入過多的資源與精力來推進檔案管理信息化，使得檔案管理服務止步不前，無法跟上社會形勢變化。硬件的缺失及思想上的漏洞導致工會檔案管理流于形式，無法充分發揮作用，影響了檔案服務的整體質量。（2）相關人才隊伍有所缺失。工會檔案由傳統管理模式向信息化管理模式升級的過程中，必然離不開人才的支持。然而從整體環境來看，工會檔案信息化管理專業人才有所缺失，使得相關工作受到了制約。很多工會檔案管理人員盡管具備檔案管理知識，但信息化知識水平有所不足，無法將信息化技術與日常檔案管理工作充分關聯起來。甚至部分工會在安排檔案管理崗位時過于隨意，相關人員未得到充分培訓，就允許其上崗。在實際工作中，這部分工作人員業務不熟練，易出現差錯，導致檔案管理質量、效率低下，常出現錯收、漏收等情況。（3）工作程序不夠規范。部分檔案管理人員在實際工作中，未能充分貫徹法律規章，導致工作程序不規范，影響了檔案服務質量。例如，文案收集滯后，導致用戶資料缺損；文件書寫不夠規范，造成用戶資料模糊，無法進行準確查詢；檔案資料收集、歸檔工作不夠主動，使得相關資料不全。上述不規范行為的出現，明顯會對檔案管理產生負面影響，也從側面反映了工會檔案管理制度及執行力有所缺失。

3 優化工會檔案信息化管理的相關舉措

3.1 加強相關制度建設

要促進工會檔案管理由傳統管理模式轉變為信息化管理模式，必然要加強相關制度建設，并深化工會檔案管理意識，肯定工會檔案管理的重要性。只有實現制度化，才能進一步深化工會檔案管理工作。首先，要完善檔案資料保存制度及檔案信息利用制度，促使檔案資料保存及信息利用工作規范化。其次，要充分落實相關責任制度，明確崗位工作人員的職責，并通過獎懲制度督促其全身心投入到檔案管理工作中。還要建立工會檔案信息收集及信息核對制度，以保證檔案信息的真實性、可靠性及準確性。再者，要制定出標準化管理流程，構建出統一化的檔案管理方法。通過嚴格執行標準化管理流程，讓相關工作得以規范實施，進一步控制管理漏洞[3]。另外，要對檔案管理信息化硬件設施及軟件設施加強管理，對軟硬件進行整合，從而為實現檔案信息化高效管理創造條件。把完善的工會檔案管理制度作為導向，可促使相關工作更加精細化，避免工作重疊、責任糾紛，以保證檔案管理的質量與效率。

3.2 加大資金投入

現代化硬件設施及軟件設施是實現檔案管理信息化的重要基礎，要加強相關設備建設，就必然要加大相關資金投入。工會領導應該對工會檔案建設工作給予充分重視，并引導資金投入其中。一方面，要對基礎設施不斷更新，包括交換機、服務器、存儲設施等。在此基礎上，利用數據庫技術及服務器技術建立統一的工會檔案信息化管理平臺，實現檔案信息資源共享，為檔案資料管理提供便捷。另一方面，要對信息化技術進行動態更新，保證信息化平臺發展與實際需求相契合，同時要保證信息化平臺與其他辦公系統之間的兼容性，讓信息資源能夠無縫傳遞。通過利用局域網技術，加強各部分之間的關聯與協作，從而形成一個整體性的檔案信息管理有機體。

3.3 加強人員管理

實現工會檔案信息化管理離不開人才隊伍的支持。工會內部要善于吸收信息化技術人才，并加強內部檔案管理人員培養，讓檔案管理工作與信息化技術充分結合。工會檔案部門可定期組織相關技能培訓，并實施技能考核，甚至可以將考核結果與工作績效關聯起來，起到督促作用[4]。通過綜合性業務技能培訓，讓檔案管理人員能夠對檔案數字信息進行有效識別、收集、整合及開發利用。通過引進信息化專業技術人才，為檔案信息化服務平臺構建、維護等提供人才基礎，保證檔案信息化服務平臺穩定運行。另外，要重視相關人員綜合素質培養，讓檔案管理人員能夠樹立端正的信息化意識、服務意識，通過拓展檔案信息服務內容、創新服務形式、提升服務質量，將工會檔案管理的服務功能充分發揮出來，從而滿足職工群眾的各類需求。

3.4 加強網絡信息安全防范工作

工會在實施檔案信息化管理的過程中，要不斷加強網絡信息安全防范工作，以保證信息資料數據的安全性：（1）定期備份數據。養成定期備份數據的習慣，即便出現突發性事件，對檔案信息系統造成破壞，也能保證信息數據的安全性。同時，檔案工作人員要加強檔案信息資源監控，若發現數據信息異常，要及時采取有效措施進行跟蹤、處理，避免受到外部非法攻擊。（2）建立電子身份認證制度。對無法完成認證的非法來訪者的登陸行為進行嚴格控制，不授予其信息訪問權限[5]。

4 結語

實現工會檔案信息化管理是當前工會檔案發展過程中不可逆的趨勢，應通過加強技術、完善制度、優化管理等措施，為檔案信息化管理提供有力的人員支持、技術支持及內部環境支持，促使工會檔案管理工作高效實施，從而為職工群眾提供可靠的服務。

參考文獻

[1]李楊.淺談工會檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2013（17）：108.

[2]曹務端.人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].才智，2015（34）：265.

[3]魏若鵬.淺談對工會檔案的信息化管理問題[J].赤子（上中旬），2016（03）：152.

[4]王瑩.檔案信息化建設與檔案管理的相關思考[J].辦公室業務，2016（05）：37.

[5]趙喜民.工會檔案的信息化管理研究分析[J].中國新通信，2015（22）：5-6.