信息時代高校檔案管理新方略

曾援

摘 要：隨著計算機網絡技術的快速發展和自媒體時代的到來，高校師生對檔案服務的職能提出了更高的要求。傳統檔案服務缺少共享與互動，已經難以適應和滿足當下師生用戶的體驗需求，且檔案信息的保存與傳遞風險也阻礙了其長期發展，借助信息建設來完善檔案管理，已經成為時下檔案事業發展的必然趨勢。本文以高校檔案管理現狀為切入點，分析了信息時代下高校檔案管理新方向和新措施，以期為檔案管理事業發展提供有益參考。

關鍵詞：信息化；高校；檔案管理；措施

1 高校檔案管理現狀概述

從字面定義上看，“檔案管理”是指對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關的各類型服務的工作總稱；而從其具體工作流程來看，主要指收集、整理、保管、編目和歸檔、檢索與研究等工作；對廣大管理者而言，每天工作的重心，即圍繞混亂無序的檔案資料展開，將分散質雜的內容進行統一整合，按照統一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。當前社會科技發展呈現出一種必然趨勢——信息化、數字化、智能化，這些趨勢在各行各業明顯可見，憑借其快捷性、系統性和科學化的管理模式及服務特點，深受使用者重視。檔案管理工作與高校教研事業的長遠發展之間存在直接關聯，在社會經濟不斷發展，師生生活方式和服務需求不斷變更的當下，高校檔案管理人員更應該加快檔案創新與改革的步伐，不斷提高檔案使用效能、使其成為助推高校發展的核心力量。

2 高校檔案管理存在的不足

第一，資源投入有所不足。此處所謂“資源”并不限于各種計算機、網絡、服務器等硬件設施，還涵蓋了與檔案工作相關的各工作人員。正由于上述資源匱乏，所以部分高校檔案管理工作在質量、效率以及專業性方面都出現了不同程度的缺陷，不僅影響了檔案的正常使用，還對高校教研活動的有序開展造成了負面影響。

第二，檔案利用率普遍較低。相關調查數據顯示，目前我國大多數高校對于檔案管理的認知，僅是重視其中的調查、收集、歸檔等，對于檔案資源的開發與利用則鮮有關注。針對這一現狀，從側面解讀，檔案只有被利用才能真正凸顯其價值所在，否則，即是毫無用處的展品，難以真正實現資源價值。

第三，管理制度不完善。部分高校在檔案管理實踐中，經常出現檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露等現象，制度執行率低，不僅對檔案管理工作本身造成了惡劣影響，同時連累了檔案所有人、資料項目利益人，甚至導致高校整體承受損失。

3 信息時代高校檔案管理新方向

自2012年開始，“大數據”一詞被越來越頻繁地提及，通常被用作描述海量的信息和數據。立足于大數據時代，海量的數據為高校檔案館提供了更為豐富的信息資源和館藏資源，沖破了傳統檔案管理中信息資源缺乏、服務范圍有限、服務能力有限的瓶頸。不僅如此，大數據技術還使高校檔案館的館藏信息和資源具有了廣泛的外延，能夠吸收互聯網中的數據的同時，還可以吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產生的數據。多個途徑的信息來源，豐富多樣的信息，加快了高校檔案館館藏信息的更新速度，也為檔案管理帯來了豐富信息資源的良好機遇，為廣大師生用戶享受更加全面的檔案信息服務創造了條件。

通過檔案信息的開發，滿足用戶對檔案信息的需求，是實現檔案服務職能的重要內容。在以往的高校檔案服務模式中，用戶的信息需求內容和需求目的比較單一，而隨著社會的發展和網絡的普及，信息需求者與信息提供者的交互性逐漸提高，越來越多的師生用戶對檔案信息的需求數量和需求目的逐漸走向多元化、個性化，不再局限于檔案信息的單項獲取。以用戶體驗為例，作為被服務者對服務者的客觀反映，用戶體驗強調信息使用者在接受檔案信息的過程中對服務水平的主觀感受，這就要求高校檔案信息提供者要以客戶為中心來提供檔案信息服務，完善信息平臺，借助于各類新媒體技術的優勢加快信息平臺建設。

4 信息時代高校檔案管理新措施

從工作內容看，高校檔案管理的具體工作范圍涵蓋了對檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務等；從工作性質看，高校檔案管理工作強度較大、任務較為繁雜。隨著信息技術時代的到來，高校檔案管理工作將迎來全新的挑戰與發展機遇。

（一）統一備份，實現檔案資源整合的標準化。信息時代所帶來的大數據技術能夠實現對海量數據的存儲與高速處理，因此，對于當前高校檔案管理工作而言，應對既有的檔案資源進行系統化整合與備份處理，還應充分考慮到檔案的安全問題。通常，檔案資源的備份模式是對紙質檔案進行電子化處理，但大數據技術得到廣泛應用之后，單獨的電子檔案的使用效度過低，因此，應推動校際合作，創設大規模數據庫，以實現地域抑或是區域覆蓋；同時，統一技術標準，實現檔案信息資源標識、描述、存儲、傳輸、查詢、管理、使用、檢索等各個方面標準與規范的統一，進而為高校檔案信息資源的開發、使用和管理提供可遵循的依據。

（二）重視人才，實現檔案管理的專業化。對于高校檔案管理工作而言，人才就是工作發展的基礎，缺乏人才支撐便將喪失發展的動力。相較于其他領域，檔案管理工作過于枯燥、繁瑣，缺乏發展空間，因而對優秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經成為檔案人才隊伍建設必須面對的現實問題。檔案管理人員不僅需要具備扎實的業務能力，較好的語言文字能力、歷史文化知識和外語知識，還要更新觀念，能夠及時適應檔案管理模式的轉變，熟練掌握網絡信息操作技術，具備運用數字化手段進行檔案管理軟件開發、設計維護網站以及建設數字檔案館等方面的能力。對此，高校應加大檔案管理隊伍的建設力度，將其作為一項戰略性工作，力求打造一支高素質、高標準的檔案工作隊伍，為高校檔案管理工作的優質、高效開展提供強有力的支持。

（三）完善制度，增強檔案信息管理安保力度。高校檔案信息管理制度通常分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲以及檔案級別調整等多個方面在不同的檔案管理階段發揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環節，管理人員需要對高校檔案的各項內容進行仔細查看，確保檔案信息的完整性；在檔案借閱環節，需要根據管理制度確定的權限，有序開展借閱活動，并對檔案進行跟蹤，以確保檔案的完整性和內容的保密性；而在檔案存儲環節，則需要做到分類擺放，定期查看，避免檔案出現毀損，失去保存價值?？梢姍n案日常安全維護十分復雜與艱難。為此，高校必須提高對安全內涵、安全意識的重視度，并結合實踐操作，加強對檔案管理人員基本業務技能以及計算機技術、云端處理、大數據操作等能力的培訓，以切實提高檔案管理人員專業技能水平。

5 總結

信息數據浪潮已席卷各行業領域，在新模式的沖擊下，傳統的檔案管理方式已逐漸凸顯出對檔案開發利用不適應的跡象。因此，高校檔案管理人員應積極運用信息數據，抓住其中發展機遇，學習和應用新的預測工具和方法，以積極應對社會發展和用戶需求變化，將高校檔案承載的歷史“信息化”，深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，促進信息化檔案管理建設發展，以更好地發揮高校檔案信息的功能和作用。

參考文獻

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