淺談突發公共衛生事件檔案的收集與利用

李萍（南京市第二醫院、江蘇省傳染病醫院，江蘇南京，210003）

淺談突發公共衛生事件檔案的收集與利用

李萍
（南京市第二醫院、江蘇省傳染病醫院，江蘇南京，210003）

突發公共衛生事件是指發生急驟的對社會大眾的安全健康構成嚴重威脅的重大衛生安全事件，這個概念一般寬泛，包括重大傳染病或疫情、重大食物及職業中毒、集體性原因不明疾病以及其它嚴重損害大眾健康的衛生事件［1］，如引起巨大恐慌的2003年“非典”事件便是一個典型的例子。而就突發公共衛生事件檔案而言，其“突發”二字就決定了收集工作的非程序化性，往往是常規工作模式所不能完成的［2］。因此，積極思考突發公共衛生事件檔案收集工作的策略，重視對突發公共衛生事件檔案的研究與利用，具有深刻的現實意義。

一、突發公共衛生事件檔案收集的重要性

近些年來我國經濟騰飛，而隨之帶來的環境污染也日趨嚴重，突發公共衛生事件發生次數漸趨頻繁，這也為檔案管理工作新增了門類。作為新興檔案門類之一，突發公共衛生事件檔案無論就其管理理論還是管理方法，都值得逐步深入探究。其重要性主要體現在如下幾點：

1.為預警預測突發公共衛生事件提供全面的信息。通過檔案記載回顧突發公共衛生事件歷史，為突發公共衛生事件的發生、預案及防治提供參考依據，尋找突發公共衛生事件疫情發生的聯系規律，以得出科學性的認識，進而加強突發公共衛生事件的應對工作［3］。

2.為衛生政策的咨詢決策提供有效依據。通過文字、圖像、聲音等多種載體真實地記敘突發公共衛生事件的發生過程，生成具有重要利用價值的檔案材料，累積經驗，為今后突發公共衛生事件的決策及應對，以及為各級政府制定衛生政策提供規律性、科學性的依據，同時還可便利于衛生行政部門為社會健康提供咨詢服務。

3.以史為鑒，開展突發公共衛生事件教育。近些年突發公共衛生事件可謂漸趨頻繁，突發公共衛生事件檔案受到了社會各方的高度重視，以利于后事借鑒［4］，并且促使公共衛生危機事件教育能夠在社會大眾中廣泛開展起來，促進大眾對公共衛生危機事件的科學防范意識的提高。

二、突發公共衛生事件檔案的管理方法

南京市第二醫院作為江蘇省傳染病醫院，經歷了2003年的“非典”（SARS）、2005年的“人感染高致病性禽流感”、2009年的“甲型H1N1流感”、2013年的“人感染H7N9禽流感”等多次重大突發公共衛生事件救治，檔案部門采取主動上門收集、跟蹤收集相結合的方法，以保證突發公共衛生事件檔案收集齊全，保留了圖片、音頻資料、會議記錄等大量的重要管理資料，同時還保留了很多詳盡的病例資料，極大豐富了醫院檔案的內涵。對于這些重要的信息，我院根據實物檔案、聲像檔案、文書檔案等各類檔案的分類原則進行收集管理。具體方法為：

1.實物檔案的管理。按照實物檔案的特點與種類分門別類，主要從下面幾點入手：（1）分類登記；（2）分別立卷，執行一物一卷的原則［5］；（3）對錦旗等軟物品卷盒存放，保護原件的完整性；（4）對獎杯、獎牌等重件實物檔案在登記表上編寫同一檔號，并注明具體的數量；（5）所有實物檔案要完整加蓋檔號章，對加蓋不方便的實物檔案，先于不明顯處粘貼不粘膠紙再加蓋檔號章；（6）對于信件檔案，以地區為單位進行組卷，并對卷與件進行序號編寫，按照順序號排放整齊，歸入文書檔案保存；（7）按實物檔案登記表明確錄入各項相關數據。

2.聲像檔案的管理。主要指的是在突發公共衛生事件發生時，黨和國家領導人以及上級部門發布的各項命令與指示、視察工作的圖片、音像等資料的收集。如對“非典”期間所形成的檔案，我們將有價值的照片根據內容及種類逐一歸檔：（1）將重要會議、上級領導視察工作以及重大的學術交流等照片與光盤進行專題整理，逐一編碼后存檔保管。（2）將體現政府以及社會各方予以支持的檔案進行分類整理。如在歷次重大突發公共衛生事件中，上級領導親自接見了奮力抗戰在一線的醫護工作人員以及專家，聽取了匯報并作了重要部署工作。2015年，組建了以南京市第二醫院為主體的第四批援塞抗疫醫療隊，承擔援塞拉利昂埃博拉出血熱醫療任務，二院榮獲國家埃博拉出血熱疫情防控先進集體，并得到國務院副總理劉延東的親切接見等等。我院對這類珍貴照片、音頻資料進行了專門整理歸檔。（3）積極聯絡攝影師配合完成單位的各種大事記，并對照片作了特別的編寫說明。（4）按照事件發生的時間順序以及照片資料的重要程度進行歸檔。（5）對照片進行統一編號，并對照片的底片進行整理歸檔。

3.文書檔案的管理。（1）鑒定收集來的文書，分出永久保存、長期保存以及短期保存。（2）根據永久保存檔案的性質進行分類，主要包括突發公共衛生事件應急機構的編制、臨時黨委組成、人員名冊、人員任命、職責要求、人員調遣等，對于各項重要會議的記錄、紀要以及其他電子文件，要按照實際的問題按件整理。（3）對黨中央、各級政府、各級衛生部門發布的與突發公共衛生事件相關的文件長期保存，進行分門別類后歸入文書檔案。（4）對本單位在突發公共衛生事件期間所生成的文書檔案，如應急處置、組織保障、醫療救治、護理工作、感染控制、實驗室安全、全員培訓、模范人物事跡等文件進行了分類保存。

4.病案檔案的管理。病案檔案不僅是一種重要的憑據，同時還存在極高的參考意義。就拿SARS患者來講，其病案檔案能夠幫助流行病學調查人員分析、掌握SARS的起病時間、病情發展情況，同時還可及時將與潛伏期內SARS患者有過接觸的人員進行隔離觀察，進而更及時、有效地切斷傳染源。在對這類重大疫情病例檔案進行整理時，要將患者的姓名、性別、發病時間、發病地點以及潛伏期內接觸人群等信息完整地裝訂成冊，并且根據地區以及時間進行分類編碼，存檔保存。

對這些真實記錄突發公共衛生事件的珍貴檔案，我們在整理過程中懷著高度負責的態度，遵循“寧寬勿嚴，寧多勿少”的原則［6］，認真對其進行了分類整理，以使突發公共衛生事件的“歷史”能夠最大化地完整保存下來。

三、突發公共衛生事件檔案的利用

檔案部門應積極開展突發公共衛生事件檔案征集工作，而非僅限于傳統的被動接受模式；應從實際的工作需要出發，分清主次，充分挖掘突發公共衛生事件檔案的潛在價值，具有針對性地開展編研工作，以滿足利用者的不同需要。

在檔案編研工作中，要不斷加強編研質量，實事求是地精選編研主題，把握檔案利用需求的趨向。在制訂年度編研計劃之前，檔案人員應主動深入到科室，與相關人員展開廣泛有效的交流，掌握科室的具體工作職能，熟悉業務流程，摸清科室人員的利用需求，在保證編研選題的專業性的同時，也要與實際的業務需求相適應。

檔案管理人員既要通過多途徑、多形式為相關科室提供周到的服務，積極主動地開展專題檔案展覽，同時又要將整理的檔案資料最大程度地利用起來，為流行病學的分析與決策提供真實可靠的依據［7］。可以說，掌握到如何有效利用突發公共衛生事件檔案的方法，對于提高檔案管理人員的業務水平及處理能力具有積極的影響。

綜上所述，切實做好突發公共衛生事件檔案的收集與利用工作，對進一步豐富突發公共衛生事件檔案管理的內涵，推進我國檔案事業的全面發展具有積極意義。

［1］潘紅梅，鞏建廠.突發公共衛生事件檔案收集工作的意義與方法［J］.社區醫學雜志，2012（18）：62-63.

［2］張華紅.突發公共衛生事件檔案編研工作的實踐與思考［J］.科技檔案，2011（4）：9-11.

［3］范敏，冉朝陽，宋慧蓉.論重大突發事件檔案收集的困境與策略［J］.檔案管理，2015（4）：52-53.

［4］韓俊鋒.安陽市學校傳染病突發公共衛生事件預防控制研究［D］.中國疾病預防控制中心，2010.

［5］張曉麗.我國公共衛生事件檔案的管理與利用淺議［J］.蘭臺世界，2014 （5）：12-13.

［6］韓光春.我國公共衛生事件檔案的管理與利用淺議［J］.辦公室業務，2015（18）：66-67.

［7］王小雨.醫院突發公共衛生事件檔案的特點與管理初探［J］.現代醫院管理，2009（1）：58-60.