信息化背景下學校檔案管理規范化創新路徑研究

王春梅

（山東省聊城第三中學，山東 聊城 252000）

引言

檔案的規范化管理就是把厚厚的紙質檔案資料或者新時代的信息化數字檔案資料利用一種規范化的模式形成統一管理。傳統的學校檔案管理制度存在諸多的弊端，例如人工使用較多費時、費力，檔案資料保存不當或者在保存過程中需使用大量的保存成本，在查閱時很難找到相關資料。規范化管理則是針對這些現象進行改進，通過形成規范統一的制度，促使檔案管理能夠融合進信息化管理手段中，大大便捷了查閱的過程，甚至足不出戶。這就順應了新時代的發展需求，為學校檔案管理的科學化提供了保障。

一、檔案規范化管理現狀

1.文檔存儲對于文檔的載體要求較高

隨著檔案規范化的高速發展，對其存儲載體也提出了更高的要求。檔案數量較比原來大大增加，存儲的媒介還是原來的光盤庫、磁帶庫等，這就使得介質的更新迭代進度并不能滿足大量增長的檔案信息數量的需要。并且存儲形式的更新也較慢，受到以往成熟技術的影響，存儲形式依舊維持著原來的方式，讓存儲的檔案在讀取和查閱時產生困難。因此，電子檔案要想長期永久保存仍然任重道遠[1]。

2.網絡安全

信息技術的普及意味著信息化時代的到來，隨著新時代的到來，時代所產生的弊端也融入了學校檔案管理工作中。大量的數據傳輸使得網絡黑客以及其他不法分子有機可乘，在檔案傳輸的過程中實施非法入侵或者種植電腦病毒，會極大地造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前對規范化檔案傳輸和保存的加密手段仍存在不足。例如，電子編碼技術是非規范化轉為規范化檔案的一種技術，由于檔案在聯網傳輸過程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會產生一定的問題，給檔案規范化管理增加了難度。

二、檔案規范化管理的意義

1.能夠推動學校檔案管理水平的提升

規范化學校檔案管理在新時代是大勢所趨，相較于傳統的學校檔案管理制度這種新的管理手段在對檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大的提升。對于傳統檔案保存的方法十分復雜，而且保存時間不長，因為原本的保存媒介大多是紙，紙在保存過程中容易受潮，容易起火，而且在長時間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過程中容易出現信息泄露等問題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現的那樣，一噸重的紙質文件或許在一張輕薄的軟盤中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據的空間巨大，而且保存和轉換介質和信息傳輸中都需要大量的人工來完成，而規范化的學校檔案管理就不需要這么多的人力，但是因為需要轉換介質等原因，對學校檔案管理人員的專業性提出了新的要求[2]。

2.符合時代潮流

先進的學校檔案管理設備和先進的技術使用都順應了時代的發展潮流。時代要求信息電子化，而規范化的學校檔案管理正符合這一要求，并且當代人們對于信息技術的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此，這種新的管理模式必須被大范圍應用。對于檔案的開發、利用以及舊檔案介質轉化等一系列的問題和挑戰，相關技術人員也應符合新時代的要求加以解決。

3.提升工作服務質量

檔案的重要作用之一就是被查詢，因此，規范化學校檔案管理應該方便用戶進行搜索和查詢。提升服務的手段可以是對檔案標記關鍵詞，讓用戶能夠通過關鍵詞進行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對檔案的工作服務質量提出了更高的要求，因此，在檔案信息資源庫的使用上相關的管理人員應該注重數字存儲設備的保養以及網絡的流暢性等，使學校檔案管理和服務質量都能夠得到提升，這對學校檔案管理人員的能力和素質都是一項巨大挑戰[3]。

4.促進學校檔案管理的穩定發展

在新時代的社會建設中，科學技術水平已經得到了很大的提升，信息化規范化的建設水平更是突飛猛進，受到這方面的影響，檔案信息的數量有了極大的增加，并且對于信息的收集、分析和處理查詢過程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是學校檔案管理向著現代化邁進的標志，提升學校檔案管理的規范化水平就是推進我國學校檔案管理的現代化建設途徑[4]。

三、檔案規范化管理中存在的問題

1.學校檔案管理工作的重視程度不足

我國一些學校并沒有給予學校檔案管理工作足夠的重視，并沒有意識到學校檔案管理是一項利國利民的工作，并且在管理服務中提供的有價值服務有限。這主要源自學校檔案管理工作存在一定的復雜性。例如，在信息化規范化的時代，學校檔案管理工作也向著規范化的方向發展，這就使得原本已經存在一定復雜性的學校檔案管理工作更加的復雜化，不僅需要在學校檔案管理的過程中投入大量的人力、物力，同時也需要相關的管理人員從傳統的管理觀念中走出來，向著新時代的規范化管理邁進，應用規范化的管理手段雖然使得管理的水平極大的提高，但是給學校檔案管理工作者帶來的壓力也是不言而喻的。這就導致很多學校檔案管理工作者的工作興致不高，對這項工作產生厭倦，在處理一些規范化的檔案時敷衍了事，缺乏有效的管理，這就使得學校檔案管理工作的質量很難得到保證。

2.管理制度存在缺陷

我國的學校檔案管理制度整體的發展相對緩慢，尤其是在信息化規范化的時代背景下，互聯網的規范化技術已經影響到了我們生活的方方面面，但是學校檔案管理方面的工作在思想上和制度上仍然遵循傳統的方式，這就使得管理稍顯落后，沒有充分地利用規范化的資源進行管理，并且傳統的學校檔案管理制度中存在的一些弊端也沒有得到解決，這就使得學校檔案管理的質量和效率達不到理想的狀態[5]。

3.缺乏綜合性的學校檔案管理人才

學校檔案管理工作不僅需要專業的技能和專業的素質，在新時代的要求下還需要將傳統的管理技能和現代化規范化的管理手段相結合。當下的學校檔案管理人員普遍綜合素質偏低，一方面，由于高等院校并沒有開設學校檔案管理相關的專業，使得學校檔案管理相關的人才緊缺；另一方面，對現有的學校檔案管理人員來說，學習新的技術和新的管理技巧略顯困難，并且從社會上招聘來的學校檔案管理人員的素質也很難達到要求，這就會使得管理的水平難以得到提升。

四、檔案規范化管理策略

1.強化學校領導和教師的檔案意識

在實際的檔案規范化管理形成之前，首先，需要加強學校領導以及廣大教職員工的檔案意識，能夠讓這部分人清楚地認識到檔案管理的重要性，并能夠了解一些關于檔案管理的技術技能，使得他們能夠更好地投入到學校檔案管理工作實踐中。學校可以根據實際的檔案管理需求設置一些檔案管理的規則，并建立起目標檔案規范化管理責任制度，形成相對應的考核機制，以此來督促全校的教職員工能夠在考核制度以及規范化管理的建設中被正確評價和監督。

其次，需要做好學校檔案管理的布置，并對檔案管理的成效進行總結和檢查。檔案管理相關人員想要實現規范化的檔案管理，對檔案管理效果進行總結，并不斷檢查是非常必要的，通過檔案管理相關的機械設備，例如計算機等，對檔案管理需要的人員和經費做好統籌配置。

學校還應該指定檔案管理的歸口部門，這是形成學校檔案管理規范化、統一化的最終途徑。學校需要配備專、兼職檔案管理人員負責學校的檔案管理工作，并實現對學校檔案管理的整體統籌。具體措施是將學校檔案資料輸入進信息化檔案管理系統，并注明需要填寫的封面內容，各項基礎信息應該一應俱全，然后對材料內容也應該確定其輸入格式，保證檔案內容的完整性和規范性，然后將檔案的內部資料和外部資料按照檔案管理相關規定進行一致編排，從而確保檔案信息的一致性。這樣就能夠方便教師以及其他需要提取檔案資料的人利用檢索手段進行檔案提取。

2.建立健全的規范化管理制度

從規范化檔案的服務需求和信息安全等方面入手，注重檔案存儲媒介的存儲手段，制定完整的、健全的管理制度架構。新的制度要求對檔案的高保密性，并且在檔案的信息搜集過程中，要保證其完整性和高效性。對規范化管理檔案的工作方式和工作人員也應該破舊立新，使整體的學校檔案管理完整有序的進行。同時，提升用戶滿意度，只有更加到位的服務觀念和技術手段，才能夠對檔案規范化管理的整理、歸納、存儲、分類和數據傳輸進行有效的提升。

3.加強檔案的安全管理

由于網絡本身的固有屬性，信息極容易泄露，因此，對于檔案的安全管理不容忽視。這要求學校檔案管理人員不僅要懂得學校檔案管理的相關處理流程，還要對相關技術有極深的了解。例如，如何對存儲進行加密，對訪問者進行身份辨析和控制，對電子傳輸過程中進行安全性檢查等。這些工作都能夠提升檔案被查詢時的安全性。

4.認識到學校檔案管理規范化的重要性

檔案規范化管理人員應該有自己專業性的責任感和使命感，自覺地對檔案的內容進行守護，并且應該有較強的服務意識，從而構建起檔案規范化管理的基石。

學校學生的檔案記錄了學生關于學習生活的所有資料以及個人信息，因此，實施學校檔案規范化管理能夠加強對學生學習生活以及個人習慣的規范和約束，檔案管理規范化對于學校的教學管理工作意義重大，不僅能夠協調學校和學生之間的教學管理，還能夠促使學校更好地為學生服務，讓學校的育人環境更為良好。

學校檔案管理規范化意味著學生能夠通過檔案記錄查詢到自己在學校的學習表現和生活表現，從而對自己的行為產生大致了解，對自身行為形成約束，并對自己的不足查缺補漏，找到在學習和生活方面的不足。因此，學校檔案規范化管理也是促進學生全面發展的重要途徑。

5.轉變傳統的學校檔案管理思想

要對傳統的學校檔案管理的科學性進行提升，主要就是從源頭上摒棄傳統的管理思想和管理理念，并且要借鑒傳統管理方式中的優點進行突破性的創造，并且充分地認識到這種管理方式轉變的重要性，樹立科學合理的學校檔案管理思想，從而提升學校檔案管理的規范化水平。因此，在進行學校檔案管理的過程中可以應用現代化規范化的理念進行管理，并且重視在管理軟件和硬件上的投入，使得學校檔案管理向著規范化，信息化和規范化的方向邁進。

6.注重學校檔案管理人才培養

在信息化的時代背景下，學校檔案管理工作也變得更加復雜，因此，對于學校檔案管理相關人員的綜合素質是一項極大的挑戰，對于學校檔案管理相關人才的培養也勢在必行。檔案信息管理的復雜化在無形之中加重了學校檔案管理人員的工作壓力，并且學校檔案管理人員的綜合素質也會嚴重地影響到學校檔案管理的規范化水平。檔案的管理人員管理水平欠缺會使得所管轄的檔案雜亂無章，尤其是在規范化信息化的背景下，這種混亂的檔案更加無從查起，這就使得學校檔案管理工作變得沒有意義，同時也會增加檔案查閱人員的檢索難度。

目前對于學校檔案管理人員來說，很多管理人員缺乏現代化的相關技能，這些人員的年齡普遍偏大，對于傳統的學校檔案管理模式較為精通，但是在信息化的背景下對于更為龐大且復雜的管理工作而言就顯得力不從心，這部分人對于信息技術以及一些其他的規范化技術了解得不夠全面，因此，使得整個學校檔案管理工作都處于不規范的狀態。

因此，應該通過加強學校檔案管理相關的人才培養來解決這種問題，通過培訓教育或者高校的專業教育來推動學校檔案管理人才的能力提升，這是源頭上的一種解決措施。也可以從招聘的環節入手，挑選對于學校檔案管理工作有一定經驗的人員，并且這些人最好對現代化規范化的管理手段比較熟悉，對招聘條件的提升能夠使得相關管理人員的水平得到提升。要制定相應的合理培訓，并制定出完善的考核和獎評機制，從而提升學校檔案管理人員工作的積極性。

7.完善學校檔案管理責任制

要從實際的角度出發，并根據學校檔案管理的實際需求對學校檔案管理工作的責任制進行完善，并且還要保證學校檔案管理歸口內部的管理工作落實到個人。在進行學校檔案管理工作的過程中，學校領導要對每一個相關工作人員進行任務分配，從而保證管理責任的明確性，確保管理工作符合相關條例的規定，使得學校檔案管理能夠遵守法律法規政策。檔案管理的責任人要嚴格貫徹執行學校檔案管理制度，推動學校檔案管理工作順利開展，提高學校檔案管理工作的規范化水平。

結語

綜上所述，新時代檔案的規范化管理需要相關工作人員的共同努力，從思想意識和技術手段上下手，著重現代電子信息技術在學校檔案管理上的應用，摒除傳統學校檔案管理中存在的弊端，建設新時代的信息化學校檔案管理方案，全面提升學校檔案管理的標準化、規范化、信息化水平。