ERP環境下會計信息系統的業務控制點分析

馬艷潔

[摘要]ERP系統的有效實施大大提高了企業的生產效率。但也帶來了業務流程操作風險、數據質量不便統一控制等問題。本文從ERP環境下，研究企業供應鏈上各種業務控制節點，分析了會計信息系統的內部控制問題。

[關鍵詞]ERP 會計信息系統 業務控制點

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業資源計劃的簡稱，它不僅將企業內部資源優化組合在一起，并且與外部市場要素有機結合，實現對企業的物資資源（物流）、人力資源（人流）、財務資源（現金流）和信息資源（信息流）等資源進行一體化管理（即“四流一體化”或“四流合一”）。

ERP的核心在于通過計算機網絡實現企業供應鏈的有效管理，提高企業的配置和資源的使用效率，形成共享體系。ERP系統的有效實施給企業內部帶來了新的業務流程處理，將企業內部的業務流程深入整合，降低生產成本，并大大提高了生產效率。但也應當注意到，ERP的應用和實施也帶來了業務流程操作風險、數據質量不便統一控制的風險等問題。以前的研究者大多研究的是ERP的實施對內控環境、內控風險、控制活動、內部信息溝通和內部監督的影響等問題。本文從ERP環境下，企業供應鏈條上各種業務控制節點出發，分析會計信息系統的內部控制問題。

二、會計信息系統的業務控制點分析

在ERP環境下，與企業會計信息系統緊密相關的其他子系統的控制點主要包括以下方面：

（一）供應鏈環節控制

在對供應鏈環節的控制上，是以企業的物流環節相關業務作為主要干線，包括如下方面：

1.采購業務：控制從采購貨物到付出款項等一系列關鍵環節。如各種材料的預算編制、采購運輸、收貨入庫、付款等業務。

2.銷售業務：在銷售貨物訂單處理中，控制的重點應當是對客戶信息的詳細記錄，包括客戶信用等級有無變化，壞賬率的情況等；銷售訂單的詳細信息和開具發票環節的基本信息在錄入會計信息系統時，要重點關注數據的準確性。加強相關工作人員的權限和監督控制，防止舞弊。

3.存貨環節控制分為：存貨保管控制和存貨盤點控制兩部分。存貨保管控制主要是對出、入庫存貨的數量及時登記人會計信息系統，并對存貨的分類等信息嚴格進行編碼管理。存貨的盤點控制主要是要定期對庫存物資進行盤點，檢查存貨毀損報廢情況，并及時記錄在會計信息系統內。

（二）生產環節控制

生產管理是制造業的主體業務，也是供應鏈鏈條上至關重要的環節。生產環節控制點主要有：生產過程中相關工作人員的權限要嚴格控制，做到相互制約；產品生產的實施計劃、進度安排、質量監控、機器設備運轉時間等信息要做到數據登記的及時、準確、完整。

（三）往來業務款項控制

企業往來業務是指銷售業務與客戶和采購業務與供應商之間發生的貨款支付與回收。往來業務款項控制主要是收付款流程的控制，如企業業務復雜，金額龐大，應設置多級管理，利用不同崗位的權限控制收、付款環節，確保數據正確。并且做到相關信息完全錄入系統的統一數據庫。

（四）成本核算控制

成本核算系統主要是核算產品成本中歸集、分配的直接費用和間接費用。對企業成本核算控制的主要是直接費用和間接費用的劃分標準，直接費用又通過直接材料、直接人工、制造費用歸集和分配，相關成本數據是從其他系統中獲取的數據。在進行分配時，應按照企業統一標準，不得隨意更改。

（五）總賬業務的控制

總賬業務是會計信息系統的核心模塊，是各業務數據的主要入口，也是對外報告信息的出口，企業發生的所有經濟業務均匯總在這個環節進行。因此，對總賬業務的控制需從數據的輸入、處理和輸出三方面進行。

1.數據輸入環節的控制：（1）所有由原始憑證人工填制的記賬憑證，需對重要的數據項目做進一步核實，做到憑證編號連續且不能修改。會計科目正確，且存在于系統內，記賬憑證的借貸雙方平衡、相關金額計算無邏輯錯誤等，并要求會計主管審核簽章。

（2）系統內其他業務處理轉入的憑證在轉入時要自動標注出處，并有第一責任人的簽章署名。

2.數據處理環節的控制：（1）數據修改控制：為避免數據被隨意篡改，在數據修正時做到，第一責任人進行修改，即該數據誰填寫的誰負責。

（2）記賬、結賬控制：總賬憑證的記賬、結賬功能應按照系統預先設定好的流程操作。數據的處理環節主要由計算機自動完成，人員只發出指令，因此記賬前應著重控制憑證的審核，確保數據的正確。記賬、結賬完畢后，嚴格控制逆向操作，不得隨意恢復至記賬、結賬前狀態，防止數據的隨意篡改。

3.數據輸出環節的控制：（1）對輸出的會計報表進行分析檢驗，確保報表數據準確。

（2）對于報送的信息要由會計主管核準簽章，并登記在冊，確保數據流向明確。

（3）對于會計數據存儲，應采用軟備份和硬備份兩種方式同時進行，軟備份的電子數據分年度分期妥善保存。硬備份的打印檔案也應該嚴格按照檔案管理要求保存。

三、ERP環境下會計信息系統業務控制點的優化

一是重組原有的業務流程。通過對原有業務流程、職能部門進行進一步細分，可將企業業務流程做標準化處理，操作更加規范。

二是各業務系統的功能模塊可細分，根據相應的業務設置崗位，將崗位權限和崗位職責預先分配設定完善，以程序的方式編入到會計信息系統中，即可以制度管理和權限管理加強控制。

三是在數據處理的各環節中添加內部控制體系的自動校正功能、執行并完成數據傳輸的反饋工作。

四、總結