淺談高等院校檔案信息化管理的現狀及對策

王冬梅

摘 要：本文就高等院校檔案信息化管理的現狀及對策論題，闡明了高等院校檔案信息化管理的意義；分析了高等院校檔案信息化管理的現狀；論述了高等院校檔案信息化管理的對策。

關鍵詞：高等院校檔案信息化管理意義現狀對策

一、高等院校檔案信息化管理的意義

高等院校檔案信息化管理對提高檔案管理工作的水平是十分有利的。高等院校檔案實施了信息化管理，檔案的管理工作的時效性得到了大大的增強。高等院校檔案實行信息化管理的過程中，檔案管理人員利用網絡技術能夠快速的錄入檢索和使用檔案，經過加工和整理檔案的信息，十分有效縮短了對二次文獻的整理的時間，達到了事半功倍的效果。高等院校檔案信息化管理能夠達到檔案資源共享。在高等院校檔案管理過程中實施信息化管理，其宗旨就是實現資源共享，最終是通過利用信息技術以提高檔案管理的標準，更好的達到檔案信息的資源共享的目的。高等院校利用信息化進行檔案管理后，檔案信息的利用率得到了提高，對也檔案的使用范圍也擴大不小，方便教職員工對檔案信息的有效利用，也大大拓寬了檔案信息的資源利用范圍。

二、高等院校檔案信息化管理的現狀

2002年，國家檔案局作為國家級檔案行政管理部門制定了檔案信息化建設的文件《全國檔案信息化建設實施綱要》對全國檔案信息化建設作了進一步部署，明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，開展公眾檔案信息網上服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設。

（一）高等院校檔案管理體制不夠健全，管理人員有的是濫竽充數，談不上有檔案管理水平。我國現行高等院校檔案管理部門不能實施統一歸口，“各行其道”“各自為政”。檔案館也好、組織或人事部門也好、就是學工處、招畢辦以及各系部都有檔案管理機構。除單位的專門檔案館外，其他部門的檔案工作沒有專人負責管理。 高等院校檔案管理水平不高，更談不上管理上臺階了。這種狀況嚴重不適應高等院校教育教學發展的要求。目前有些高等院校檔案管理部門的管理方式還是在用手工進行整理，即使利用了計算機來進行輔助管理，也只停留在檢索查詢學生信息的層面上，沒能體現計算機管理優越之處，沒有完全實現無紙化電子檔案，這種管理模式徹底難以適應高等教育的發展步伐。

（二）學生檔案不能按規范化歸檔，所建檔的內容少甚至必要的材料也沒整理進檔。因為高等院校學生檔案管理沒有官方部署，也沒有明文規定歸檔的大體范圍與總體要求，使得全面體現學生綜合素質的有關資料不能迅速分類整理，按要求歸檔，學生的檔案中無非是大學生高考錄取時提到的材料、畢業考試成績表，他們在高中時的有關檔案資料、操行評語，受過何等獎懲，沒有一套完整的檔案，在校期間不利于因材施教，對學生的教育和管理。畢業后也不利于用人單位全方位的掌握學生的狀況

（三）高等院校的檔案管理人員和領導，對現代檔案信息化管理沒有引起足夠的重視。有些檔案管理人員對現代的檔案信息化管理的方法不愿意接受，墨守成規，還是沿用手工整理檔案和原始管理檔案的措施，對檔案信息開發利用不去作深刻的研究。對于相當一部分檔案管理者來說，檔案的管理還是原來的一套：剪裁、裝訂、歸入檔案，不泄密、不丟失就是把檔案管理到位了。對于高等院校領導來說，對待檔案的觀念更是落后至極，更本不重視檔案管理的重要性，對檔案管理的員工的工作要求不去做具體的要求，過得去就了事。有不少高等院校對檔案管理這塊投入不足，很明顯出現檔案信息獲得的渠道狹窄。

三、高等院校檔案信息化管理的對策

（一）加大檔案信息化建設的投入。信息化建設的投入是完善高等院校信息化基礎設施的重要條件，只有充分做好信息化建設的投入，我們才能夠在硬件和軟件上為信息化建設做好準備。高等院校的信息化技術設施不健全的關鍵性因素便是高等院校在這方面的經費投入力度較小，因此，加大信息化建設的投入是實現檔案信息化管理的首要條件。此外，還要加大在技術支持和管理系統上的經費投入，這樣才能保障檔案信息擁有一個安全的網絡環境和有條不紊的流程。

（二）加強檔案信息化的重視。服務性是檔案工作的重要特點之一，高等院校建立樹立正確的服務理念，把立足點放在為師生提供及時有效的服務之上。進而得到校領導的高度重視和支持，也要得到全校師生的認可。加強高等院校檔案館的建設，領導要拿出長遠計劃，進一步完善檔案的信息化建設，為高等院校的檔案館的信息化建設打下堅實的基礎，以此更有利的推動高等院校的檔案信息化建設向前邁進。

（三）嚴格規范檔案信息的收集及其整理工作，做到建檔及時、歸檔迅速。高等院校的學生檔案管理人員要十分主動地與具體學生檔案材料管理的職能部門取得聯系、協調、迅速收集各部門形成的學生檔案材料。

高等院校的檔案信息是學校歷史發展的原始記錄，檔案信息化的建設是新時期形勢向前發展的必然趨勢。因此，高等院校要從根本上認識到建設檔案信息化的重要性。要嚴肅對待檔案信息的系統性和復雜性，要不失時機的為檔案管理創造有力的環境和優越的條件，采取得力的措施來推進檔案信息管理的建設向前發展。

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