新時期電子檔案對傳統檔案管理的挑戰探究

摘要：本文探究了電子檔案對傳統檔案管理的挑戰。社會經濟的發展和進步使檔案管理逐漸趨于數字化和信息化，同時電子檔案作為當下單位內的主要檔案類型會對傳統檔案產生一定影響，所以需要采取有效的措施更好的適應電子檔案對傳統檔案管理的挑戰。

關鍵詞：電子檔案;傳統檔案;管理

引言：

近幾年信息化網絡技術的推廣使用促使電子檔案成為了單位內的主要檔案形式。傳統紙質檔案與電子檔案之間存在一定的區別，而電子檔案管理方式與傳統檔案管理方式也有著較為顯著的差異。這時不但提升了對檔案信息化建設的要求，還提升了對檔案管理人員信息化要求，需要檔案管理人員樹立信息化意識，實現高效率管理。

一、新時期檔案管理工作的基本概述

新時期下檔案管理方式產生了一定的改變，電子檔案系統屬于較為高效的管理手段，這種管理手段不但可以為單位內部檔案管理提供較為完整的解決方案，還可以自動生成系統，進而建立查詢模塊，為用戶提供相應的便捷。新時期下電子檔案的應用不但提升了單位內部檔案工作效率，還提升了工作質量。但是新時期下對于單位內部檔案管理人員的要求也在逐漸提升，為了迎合新時期下檔案管理工作，需要檔案管理人員進行信息化培養，提升其信息化素養，推動檔案管理工作的穩定進行。

二、新時期電子檔案的主要特征分析

（一）鑒定整理方面

傳統紙質檔案在進行鑒定的時候存在著保管期限，這時需要檔案管理人員及時對其中存在的無意義檔案進行清理，并采取合理的處理手段。在進行檔案鑒定的過程中包含了檔案來源鑒定，內容鑒定，形式鑒定，價值鑒定，效益鑒定等。電子檔案的檔案鑒定過程與傳統檔案鑒定有一定的區別，電子檔案鑒定主要步驟包含了電子文件形式鑒定，文件內容保存價值鑒定，現存技術狀況能否滿足檔案價值需求鑒定，這時不但要開展內容鑒定，還需要實施技術鑒定。

（二）保管利用方面

電子檔案在保管方面與紙質檔案的保管方式不同，電子檔案的技術革新標準比紙質檔案技術革新標準高。紙質檔案的檔案壽命受限于紙質的壽命長短，一些紙質纖維會在特殊條件下出現化學反應降低紙質檔案的保存時間。因此這時就需要檔案管理人員在檔案保護的過程中將一些容易產生化學反應的物質清除，提升對紙質檔案的保護效果，延長紙質檔案的保存壽命。而電子檔案與紙質檔案不同，電子檔案的資料儲存載體屬于磁性物質，磁性物質會在一定時間內消失，這也使電子檔案的實際保存壽命僅限于5-15年。所以，當下想要進一步延長電子檔案的保存時間就需要合理的技術革新。紙質檔案在成型之后具有較好的穩定性，但是電子檔案在記錄數據信息的時候主要是以數據代碼為基礎，這就存在著讀取限制。假若在沒有計算機的時候，那么就無法讀取內部信息。電子檔案對環境溫度有著一定的要求，相關實驗表示，紙質檔案可承受溫度需保持在14-24℃，濕度需保持在45-60%。另外，電子檔案的保存溫度需符合17-20℃，濕度需保持在35-45%。

三、新時期加強電子檔案應用的具體方法

（一）加強檔案管理的信息化建設

想要進一步強化檔案管理信息化建設就需要對信息化制度進行相應的完善，同時還需建立較為規范的檔案信息化管理制度，用來更好的約束電子檔案中的管理環節，從而提升電子檔案的真實性與安全性。首先，檔案管理人員應該建立統一的檔案規范標準，假如檔案機構內部沒有按照統一的規范執行檔案管理，那么就會導致檔案管理工作無從開啟，降低檔案管理質量。檔案管理人員需要創新檔案工作制度，從而形成較為完善的檔案工作標準，細化檔案數字化技術。單位內部檔案管理部門應始終順應檔案管理制度，采用成熟的檔案工作技術。需要不斷對單位內部電子檔案文件管理制度進行優化，基于國家文件管理標準及規定，在制度基礎上促進檔案管理信息化的高效推進。其次，單位內部應該強化信息化建設腳步，促使檔案管理工作信息化水平符合實際需求。對于檔案信息化管理應配備基礎的硬件與軟件，可以通過檔案智能錄入系統的建立實現數據庫及查詢系統，使電子檔案在實際應用中能夠實現信息遠程交流共享。最后，電子檔案的信息化儲存始終伴隨著安全風險，因此這時為了提升電子檔案的安全性，應強化檔案信息安全管理。可以通過完善基礎設施及計算機設備，安裝防火墻基入侵檢測技術，采取硬盤加密，系統加密的方式實現有效的安全防護。

（二）加強檔案管理人員的信息化培養

當下，單位內部信息化檔案管理中管理人員素質相對較低，這也嚴重阻礙了信息化檔案的發展，因此這時需要單位內部采取合理的對策進行檔案管理人員信息化培養，使檔案管理人員能夠滿足單位電子檔案管理要求。首先，單位內部應重視檔案管理人員素質對檔案工作開展的重要性，單位可以采取定期培訓或專家講座等形式進行人員培養。其主要目的就是為了豐富檔案管理人員的信息化處理手段，使其能夠在檔案信息化中靈活運用。其次，單位內部的檔案管理與其他管理工作有著較大的差異，檔案管理對管理人員的要求較高。單位在提升檔案管理人員個人信息化素養的同時，還需要對檔案管理人員進行信息道德培養及信息責任培養。在這種基礎下才能保證檔案管理人員的規范性，建設良好的信息化檔案管理平臺。最后，單位可以通過引進優秀人才輔助開展檔案管理，同時單位應對檔案管理人員進行檔案倫理培訓，為檔案管理的一致性與規范性奠定基礎。

四、結束語

綜上所述，社會進入了信息時代，對于網絡信息化技術的使用越來越廣泛，這時電子檔案數量激增，如果檔案管理人員沒有進行合理的信息化培養就會影響檔案管理質量。因此為了更好的適應檔案事業發展，就需要著眼于未來，結合單位實際情況強化科學管理，使電子檔案可以將其優勢充分發揮出來。

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作者簡介：鄭鳳（1973.10）女，漢族，籍貫：重慶巴南，大學本科，職稱檔案館員，研究方向：負責辦公室檔案管理工作。