蘇北林業系統關于美國白蛾防控檔案管理的實踐與思考

劉國華（連云港市海州區農林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業系統關于美國白蛾防控檔案管理的實踐與思考

劉國華
（連云港市海州區農林水利局，江蘇連云港，22200122001）

蘇北林業系統在美國白蛾防控工作中已形成了一整套的檔案，這些檔案的形成既是美國白蛾防控的重要成果和歷史記錄，同時也為林業系統進一步開展美國白蛾防控工作提供了強有力的科學依據。

一、蘇北林業系統美國白蛾防控檔案工作的實踐

1.防控檔案的收集

連云港市地處蘇北地區最北端，自2010年8月連云港首次發現美國白蛾，幾年間疫情迅速蔓延，疫情林木成倍增長，加強管理美國白蛾防控產生的各種檔案資料就顯得尤為重要。現已形成了包括文字、圖表、監測數據、圖片、音像在內的1326卷冊防控檔案。內容涉及：中央、省、市的相關文件；美國白蛾防控責任狀；防控方案；監測預警開展情況；疫情監測日報表、月報表、年報表、總結分析；防控簡報；音像；蟲體標本；重災區防控進度及質量報告；防控經費落實；藥劑藥械購置與發放記錄；飛機防治記錄；流入流出苗木出圃檢疫單；越冬基數調查統計表等。這些檔案對跟蹤疫情的發展，對美國白蛾防控工作有著至關重要的作用。

2.防控檔案的整理

美國白蛾防控檔案內容繁雜、數量眾多，林業系統對白蛾防控檔案進行了專題案卷式整理。我們對防控檔案材料進行認真分析，尋找出它們之間的緊密聯系，將文件材料進行實體分類，做到檔案歸檔科目清晰。同時還編制了美國白蛾防控檔案材料總目錄，下列多個子目錄，如組織體系、防控技術材料、數據監測、政策法規、蟲體標本等。

3.防控檔案數字化的實施

為更好地利用美國白蛾防控檔案，我們將所有整理歸檔的紙質文件進行掃描，統一錄入到文檔一體化系統中，自動完成各類檔案文件材料的統計工作，減少對實體檔案的利用頻次。還定期將美國白蛾發生面積、防治面積以及用藥等情況上報省森林病蟲害防治信息系統，為美國白蛾實現有效防控提供基礎數據。工作中為了確保檔案實體和載體的安全，歸檔電子文件與歸檔紙質文件采用“雙軌制”整理方法，并定期做好數據備份工作。

二、蘇北林業系統美國白蛾防控檔案管理工作中存在的不足

1.美國白蛾防控檔案整理不規范。目前，對于美國白蛾防控檔案國家尚無專門的管理辦法，檔案整理缺乏政策性引導和建議。工作中產生的監測、預報、普查等有價值的文件材料不能及時規范地收集整理歸檔，甚至出現材料損毀、丟失現象，這嚴重影響了美國白蛾防控檔案的完整性，也致使林業系統難以對美國白蛾疫情發生情況和發展規律進行準確的判斷和掌控。

2.美國白蛾防控檔案信息化處理能力不高。隨著數字林業的開展，傳統的檔案管理模式越來越不適應現代林業事業的發展進程，加快檔案數字化步伐已顯得十分迫切。但是目前美國白蛾防控檔案的信息化還存在諸多問題，特別是大多檔案管理員未經過系統化的培訓，文檔錄入操作不夠熟練，尚未做到全文數字化，這嚴重制約著檔案信息化發展。

3.檔案管理專業能力欠缺

基層單位的檔案管理人員一般都是兼職較多，業務水平不高，對于處理林業系統業務性強的檔案更是有難度。檔案管理人員林業專業知識、歸檔材料鑒別能力的欠缺，造成了檔案材料分類不清，影響到美國白蛾防控檔案的建設。

4.防控檔案開發利用受限制

工作中對檔案材料的開發利用缺乏主動性。對于美國白蛾防控檔案的特殊性認識不夠，收集的重點監測數據材料不能及時與防治專家交流分析，檔案材料得不到充分利用。對檔案信息未能進行有效撐握，防控知識得不到及時傳播、交流，造成社會熟知度低，防控參與意識淡薄。

市領導督查美國白蛾防治工作

三、加強美國白蛾防控檔案工作的幾點建議

針對目前美國白蛾防控檔案工作的現狀與不足，我們要立足當前，貼近林業工作實際，以防控工作的需求為導向，不斷提升檔案的利用服務水平。

1.完善防控檔案管理制度

美國白蛾防控檔案管理是林業工作的重要組成部分，為了不斷完善美國白蛾防控檔案的管理，針對美國白蛾防控檔案自身的特點，我們制定了《連云港林業系統美國白蛾防控檔案管理制度》《檔案管理人員職責》和《美國白蛾防控檔案立卷歸檔制度》等，通過這些制度的建立，確保防控檔案工作步入制度化、規范化的軌道。同時堅持日報告制度，按照“監測及時、預報準確”的總體要求，提高監測數據的科學性和預報的準確性，形成規范的蟲情監測檔案，為美國白蛾防控提供準確的信息和依據。在實際工作中既要有制度又要有監督，要定期、不定期地抽查基層單位材料歸檔情況，不斷提高防控檔案管理規范化水平。

2.規范防控檔案的收集歸檔

美國白蛾防控檔案的收集工作必須貫徹集中統一管理的原則，遵照歸檔范圍分類收集，確保歸檔材料的真實性、完整性、系統性。按照檔案的相關操作規程與要求進行數字化處理，將紙質文件與采集的電子文件對照，查漏補缺，在系統中生成件號、分類號、保管期限、頁號等信息，打印出歸檔文件目錄，按目錄類別編制便捷的檢索工具，完成實體檔案的專題案卷式整理工作。并且要設置檔案專柜，安排專人管理，嚴格履行借閱登記手續。

3.提高防控檔案信息化水平

隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展與普及，基層單位對檔案資源進行數字化、信息化管理具備了現實可行性。而加強檔案管理人員的培訓，使其熟練掌握檔案的數字化處理技能，是提升檔案信息化建設水平的關鍵。在檔案信息資源利用和共享過程中，要重視信息安全問題，做好光盤備份和異地備份工作。

4.加強防控檔案開發與利用

一是加強檔案評價，提高資料分析科學性。檔案人員要定期將收集整理的文件材料與防控中心人員進行交流，并就監測性數據、疫情預報、普查報表等專業性強的材料進行篩選，有價值的留存歸檔。二是尋求專業支持，與技術部門深度合作。為更好地發揮防控檔案作用，檔案部門應與防控中心一起，對收集的檔案材料進行數據整理與分析，借助專業的力量，對疫情發展趨勢進行預報，以使林業系統提前做好防范。三是主動提供利用，多措并舉，注重實效?？梢愿鶕绹锥暌咔榈募竟澬蕴攸c，通過專題講座、經驗介紹、業務論壇等形式進行線上線下交流。還可以利用防控檔案資料制作宣傳畫和光盤，免費發放給學校、機關、社區，提高民眾的防范參與度。

在蘇北地區的美國白蛾防控工作中，檔案信息在不斷積累和豐富的同時，也發揮了不可替代的重要作用，得到了有關專家和機構的高度肯定。美國白蛾的防控是一項長期性任務，我們將與廣大蘇北地區的同行就防控檔案的規范化管理與深度利用進行廣泛交流，進一步加強防控檔案信息共享，努力建立一個更為科學有效的防控檔案體系。