大型制造企業(yè)物資戰(zhàn)略協(xié)同問題的研究

文/鄭皆峰

大型制造企業(yè)物資戰(zhàn)略協(xié)同問題的研究

文/鄭皆峰

大型制造企業(yè)的物資管理分散在不同的部門，采購、合同、倉儲之類的相關(guān)部門各自制定各自的戰(zhàn)略，彼此在戰(zhàn)略上缺乏良好的配合。本文在把握原則的基礎(chǔ)上，以物資為主線，對各個(gè)部門的戰(zhàn)略方向進(jìn)行整合與協(xié)同，讓物資管理的相關(guān)部門能夠更好地配合，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來良好的外部效果與內(nèi)部效果。

物資管理；戰(zhàn)略協(xié)同；采購管理

1.引言

企業(yè)戰(zhàn)略既包括決定整個(gè)企業(yè)方向的發(fā)展戰(zhàn)略，也包括細(xì)化到各個(gè)部門的職能戰(zhàn)略。對于大型制造企業(yè)來說，整個(gè)采購供應(yīng)流程的工作量巨大，每一項(xiàng)物資都需要通過標(biāo)準(zhǔn)化流水線的操作來完成。在此過程中，各個(gè)職能部門之間各司其職，在功能上互相配合，但是由于每個(gè)部門的關(guān)注重點(diǎn)不一樣，導(dǎo)致很多采購過程不能按照最有效、最科學(xué)的流程來進(jìn)行。如果各部門之間的戰(zhàn)略不能做到有效協(xié)同，就可能出現(xiàn)不同部門互相制約，增加溝通成本。對內(nèi)部情況及外部環(huán)境的戰(zhàn)略協(xié)同必要性分析，既能夠梳理目前情況，又能夠反應(yīng)關(guān)鍵問題，也能夠讓企業(yè)更加清楚地認(rèn)識到戰(zhàn)略協(xié)同的必要性和緊迫性。

2.物資戰(zhàn)略協(xié)同的必要性

2.1企業(yè)物資管理戰(zhàn)略現(xiàn)狀

某制造企業(yè)的物資管理主要由需求計(jì)劃部門、采購部門、合同部門及倉儲管理部門組成，該制造企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模在行業(yè)中處于龍頭地位，物資需求量巨大，各相關(guān)部門業(yè)務(wù)量大且繁雜，工作人員較多，溝通和處理主要按照現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)化流程，缺乏彈性與靈活性。雖然該制造企業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)的處理流程，但具體的業(yè)務(wù)處理由各個(gè)部門按照各自的部門戰(zhàn)略制定實(shí)施方案。戰(zhàn)略制定過程中存在的問題直接反應(yīng)在日常的業(yè)務(wù)銜接中。因?yàn)楦鞑块T戰(zhàn)略的差異，經(jīng)常會導(dǎo)致一項(xiàng)物資供應(yīng)在各個(gè)部門的優(yōu)先級別各不相同，各個(gè)部門互相掣肘。由于木桶原理，這些問題直接導(dǎo)致整個(gè)流程的速度和效率大打折扣。

對目前各部門之間的戰(zhàn)略實(shí)施的內(nèi)部效果與外部效果進(jìn)行梳理，可以更加清晰地反映目前進(jìn)行戰(zhàn)略協(xié)同的必要性。

2.2內(nèi)部情況分析

需求計(jì)劃部門以降低庫存、快速響應(yīng)為主要目標(biāo)，主要關(guān)注滿足需求的及時(shí)性，以保證生產(chǎn)、降低缺貨風(fēng)險(xiǎn)為主要戰(zhàn)略目標(biāo)。但招標(biāo)采購環(huán)節(jié)以保證物資質(zhì)量，降低采購成本為戰(zhàn)略目標(biāo)，按照這個(gè)指導(dǎo)方向，優(yōu)先選擇的供應(yīng)商并不一定是能最快速度響應(yīng)需求的供應(yīng)商。兩個(gè)部門戰(zhàn)略方向的差別，導(dǎo)致了對采購過程中的關(guān)注重點(diǎn)各不相同，甚至背道而馳，從而使得部門之間的配合存在障礙。

2.3外部效果分析

各部門之間的戰(zhàn)略差異也導(dǎo)致了企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施的效果大打折扣。以企業(yè)的供應(yīng)商為例，目前與供應(yīng)商直接接觸的部門有供應(yīng)商管理部門、合同管理部門，最合理的情況應(yīng)該是重點(diǎn)物資得到重點(diǎn)關(guān)注，對于風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)流程、效率、需求滿足程度等都給予較高的關(guān)注。

但是現(xiàn)實(shí)情況卻有所差異。供應(yīng)商管理部門對供應(yīng)商的分類是通過采購物資的ABC分類與供應(yīng)商績效為導(dǎo)向，對采購A類物資的供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)管理，面對績效評價(jià)較高的供應(yīng)商優(yōu)先采購。但是在合同管理部門，對供應(yīng)商的重視程度主要是以合同標(biāo)的額以及供應(yīng)商的公司規(guī)模等為導(dǎo)向，而且合同管理部門的戰(zhàn)略方向是嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。這就導(dǎo)致一些供應(yīng)商在兩個(gè)部門的評價(jià)體系里面定位相差較遠(yuǎn)，供應(yīng)重點(diǎn)物資、績效優(yōu)秀的供應(yīng)商在合同環(huán)節(jié)反而不能得到重視，不能優(yōu)先處置，導(dǎo)致整個(gè)采購供應(yīng)流程的效率整體降低。

同時(shí)，這種現(xiàn)狀也給企業(yè)帶來了非常不好的外部效果，各個(gè)部門之間的配合不良，造成了企業(yè)對戰(zhàn)略合作伙伴、戰(zhàn)略供應(yīng)商的關(guān)系維護(hù)出現(xiàn)問題，供應(yīng)商管理部門經(jīng)常會接到合作伙伴對于企業(yè)其他部門業(yè)務(wù)問題的投訴，如合同簽訂時(shí)間過長、需求響應(yīng)時(shí)間太短等。戰(zhàn)略協(xié)同的缺乏降低了企業(yè)的形象，影響了合作的效果。

究其原因，主要是因?yàn)楦鱾€(gè)部門的戰(zhàn)略在出發(fā)點(diǎn)和基本方向上均未能統(tǒng)一協(xié)調(diào)，職能部門各自強(qiáng)調(diào)本部門的業(yè)務(wù)效果，忽略了整體的績效。如果能夠統(tǒng)一以物資的重要程度為主要參考對象，那么重點(diǎn)物資的采購流程就能得到更多的重視，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商也能夠更好地與企業(yè)合作，提高管理效率，降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

3.物資戰(zhàn)略協(xié)同基本原則

大型制造企業(yè)物資戰(zhàn)略協(xié)同的基本原則與發(fā)展方向可結(jié)合戰(zhàn)略管理的六大基本原則來進(jìn)行把握。

3.1適應(yīng)環(huán)境原則

產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)量、生產(chǎn)效率是制造企業(yè)的生存之本。各職能部門共同的目標(biāo)主要是保證物資供應(yīng)的質(zhì)量與速度，保證生產(chǎn)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。企業(yè)與重點(diǎn)物資供應(yīng)商之間也應(yīng)保持良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系。無論對于哪個(gè)職能部門來講，能夠讓企業(yè)在外部競爭中保持優(yōu)勢，都應(yīng)該是主要的戰(zhàn)略目標(biāo)。

3.2全程管理原則

對于物資管理的相關(guān)環(huán)節(jié)，應(yīng)主要以物資作為關(guān)注的重點(diǎn)進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整，各部門以統(tǒng)一的物資分類作為指導(dǎo)方向，重點(diǎn)物資重點(diǎn)處理，常規(guī)物資管理以簡化管理流程為主。提高物資管理效率，抓住管理重點(diǎn)，統(tǒng)一戰(zhàn)略思想。

3.3整體最優(yōu)原則

戰(zhàn)略管理要有全局性，追求戰(zhàn)略整體的效益最大化，以此為目標(biāo)來對各個(gè)職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。整體的最優(yōu)意味著一些職能部門要做出一定的妥協(xié)，例如需求計(jì)劃部門應(yīng)更加注重與后續(xù)采購流程的配合，而非單純地追求降低庫存、降低缺貨風(fēng)險(xiǎn)，這樣反而縮短了可用的響應(yīng)時(shí)間，往往讓不是特別重要的物資成為最為緊迫的采購任務(wù)。而合同管理部門也需要更加關(guān)注溝通和協(xié)調(diào)，承擔(dān)主動與其他部門溝通的職責(zé)，在整個(gè)過程中都關(guān)注對風(fēng)險(xiǎn)的把控，研究更加適合企業(yè)實(shí)際情況的合作模式與合同條款，而非一味地在現(xiàn)有基礎(chǔ)上要求嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)果成為效率瓶頸。

3.4全員參與原則

在戰(zhàn)略協(xié)同的過程中要注意全員參與的原則，一方面要注重在制定過程中全員參與，聽取多方意見。另一方面在實(shí)施的過程中全員參與，將戰(zhàn)略落實(shí)到日常工作中去。

3.5反饋修正原則

戰(zhàn)略實(shí)施是一個(gè)長期的過程，需要不斷反饋實(shí)施情況，對戰(zhàn)略的方向進(jìn)行修正。其實(shí)戰(zhàn)略協(xié)同的步驟本身就是一個(gè)對原有戰(zhàn)略進(jìn)行修正的過程。

3.6從外往里原則

與企業(yè)戰(zhàn)略一樣，物資戰(zhàn)略的協(xié)同也應(yīng)該綜合考慮外部因素，從外往里制定戰(zhàn)略協(xié)同的目標(biāo)及落實(shí)方案。這樣才能夠讓戰(zhàn)略協(xié)同的效果真正體現(xiàn)在企業(yè)的核心競爭力上，讓企業(yè)能夠塑造出良好的整體形象。

4.物資戰(zhàn)略協(xié)同方案

物資管理主要涉及需求、采購、合同、倉儲四個(gè)部門，如圖1。他們的共同之處就在于都是為物資管理提供流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，物資管理相關(guān)部門的戰(zhàn)略協(xié)同也應(yīng)該以此為共同基礎(chǔ)。物資管理戰(zhàn)略協(xié)同的整體目標(biāo)應(yīng)定位在如何能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更良好的物資供應(yīng)，不僅包括內(nèi)部配合，而且包含實(shí)施過程的外部效果。

4.1需求管理：探索創(chuàng)新，科學(xué)管理

需求管理部門的主要工作內(nèi)容是綜合未來生產(chǎn)的物資需求和各項(xiàng)物資的庫存狀況、平均供貨時(shí)間，提出需求計(jì)劃，提交給采購部門。需求管理部門的一般戰(zhàn)略目標(biāo)是保障生產(chǎn)，服務(wù)生產(chǎn)。同時(shí)也應(yīng)該看到，需求部門不僅是生產(chǎn)的重要保證，也是整個(gè)采購供應(yīng)管理流程的起點(diǎn)。需求計(jì)劃的提報(bào)如果十分隨意，僅僅反映了目前的需求狀況，很難起到讓物資供應(yīng)流程提高效率、保證效果的作用。

圖1　企業(yè)物資戰(zhàn)略協(xié)同的框架

需求管理部門應(yīng)更加注重科學(xué)管理，在現(xiàn)有的流程上不斷探索、創(chuàng)新，通過對以往需求情況的梳理，提前預(yù)判，分類整理。對于需求較有規(guī)律的常規(guī)物資，可以定期打包提報(bào)需求，方便采購招標(biāo)的工作；對于供應(yīng)周期較長的物資，應(yīng)提前預(yù)判，提報(bào)需求計(jì)劃，給后續(xù)環(huán)節(jié)留下充足的響應(yīng)時(shí)間。需求計(jì)劃的科學(xué)管理能夠有效帶動整個(gè)流程的效率提升，為各個(gè)部門的良好配合打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.2采購管理：提升雙向反饋功能

采購管理部門是物資供應(yīng)的前臺，也是溝通企業(yè)內(nèi)部與外部的關(guān)鍵部門。在以往的戰(zhàn)略中，采購管理主要關(guān)注降本增效，對于溝通的問題關(guān)注不夠，通常都是在接到供應(yīng)商投訴之后，再去被動地溝通，尋找解決方案。雖然采購部門對主要的供應(yīng)商非常熟悉，但是對于其他部門來說，只能了解供應(yīng)商的供應(yīng)周期、供應(yīng)品類等有限信息。

采購管理部門應(yīng)更加注重雙向反饋的功能，一方面，與需求管理部門配合，向戰(zhàn)略合作的供應(yīng)商提供一些能夠預(yù)測的物資需求計(jì)劃，方便供應(yīng)商安排供應(yīng)計(jì)劃，另一方面，也需要將供應(yīng)商的投訴與反饋進(jìn)行分類、整理，與相應(yīng)的部門共同商討解決方案，而不是每次出了問題再臨時(shí)尋找解決方案。雙向反饋功能能夠溝通采購與供應(yīng)雙方，增進(jìn)理解，促進(jìn)溝通效率，也能為采購創(chuàng)造有利條件，促進(jìn)與供應(yīng)商的長遠(yuǎn)合作。

4.3合同管理：主動溝通，提高效率

合同管理在嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，還要注重效率的提升。提升效率的關(guān)鍵點(diǎn)在于要注重與其他環(huán)節(jié)的相互配合。按部就班的合同管理很難與采購、需求等環(huán)節(jié)的差異化管理互相匹配，良好的溝通就成了合同管理提高效率的關(guān)鍵。例如對常規(guī)性、批量性采購的物資，可以在與采購部門溝通的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，提高供應(yīng)效率。而對于重點(diǎn)物資、高值物資則可以簽訂戰(zhàn)略協(xié)議，降低供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

4.4倉儲管理：提升服務(wù)意識

倉儲管理與物資供應(yīng)環(huán)節(jié)的銜接并不多，但是倉儲管理的驗(yàn)貨接收環(huán)節(jié)是供應(yīng)商評價(jià)的關(guān)鍵指標(biāo)，倉儲量情況是需求計(jì)劃提報(bào)的主要依據(jù)。倉儲部門不能僅滿足于被動的、常規(guī)化的為物資管理提供數(shù)據(jù)支撐，更應(yīng)該提升服務(wù)意識。

對于異常倉儲情況主動提示，對于常規(guī)消耗物資設(shè)立預(yù)警指標(biāo)，能夠更好地與需求計(jì)劃部門配合；對于檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品不僅要及時(shí)反饋給供應(yīng)商管理部門，更應(yīng)及時(shí)通知需求管理部門，決定是否重新提報(bào)需求計(jì)劃。良好的服務(wù)意識和主動溝通的工作方法能夠帶動整個(gè)流程的良性運(yùn)行。

5.結(jié)論與建議

傳統(tǒng)的戰(zhàn)略管理主要以被動地完成部門工作為主要目標(biāo)，關(guān)注部門的效果，忽視了整體的效益。戰(zhàn)略協(xié)同一方面要注重良好的外部效果，另一方面也要強(qiáng)調(diào)各個(gè)部門之間的銜接與配合。以物資管理為主線的戰(zhàn)略協(xié)同方案制定，能夠使得各個(gè)部門的關(guān)注重點(diǎn)均以物資為出發(fā)點(diǎn)，避免了由于定位不同造成優(yōu)先級的差異，導(dǎo)致整體的效率降低。在戰(zhàn)略協(xié)同的實(shí)施過程中，仍要堅(jiān)守戰(zhàn)略管理的六大基本原則，提升主動服務(wù)意識，加強(qiáng)溝通，保證戰(zhàn)略順利實(shí)施。

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