利用郵件合并實現水文站流量測驗記載封面的批量生成

顏小華　徐　興　胡承超

利用郵件合并實現水文站流量測驗記載封面的批量生成

顏小華徐興胡承超

一、前言

瓜涇口水文站位于江蘇省吳江市（現蘇州市吳江區），瓜涇港與京杭大運河交匯處，東經120°39′，北緯31° 12′。該站流量測驗為纜道流速儀法，每天施測流量兩次，遇特殊水情時加測；全年實測流量在730次左右。裝訂每月生成的流量報表時，流量測驗記載封面的施測號數、施測時間等信息都是人工統計填制，碰到閏年時容易造成錯誤，從而引起后續月份的連帶錯誤。

郵件合并就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔。借助Word提供的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，可以輕松、準確、快速地完成上述相關信息的填制。

二、操作方法

1.準備數據源

這個數據源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數據庫。一言蔽之，只要能夠被SQL語句操作控制的數據皆可作為數據源，因為郵件合并就是一個數據查詢和顯示的工作。本文以Excel為例。

準備一個Excel數據庫源表，為使數據源更具通用性，同時加入測站位置信息。當需更改站名時，第一次修改數據需變更第二行站名、年份、流域、水系、河名、市、鎮、村幾列數據，其余行都是絕對引用第二行數據。表中2月份天數系采用Excel函數得到。在E3列輸入公式“=DAY（DATE（B3，C3+1，1）-1）”，就能得到某年2月正確的天數。解決了2月天數問題，接下來就是生成開始、結束施測號數。以2月份為例，在F3列輸入公式“=G2+1”，G3列輸入“=G2+E3*2”，2月份填好后，雙擊填充3～12月數據，表1為最終生成的瓜涇口用于郵件合并的數據源表。然后就可以將這12條記錄按照指定的模板打印成流量封面。

表1　江尖水利樞紐管理所管理運行檔案類目設置情況表

2.準備模板

模板文件就是即將輸出的界面模板，這里以Word2010文檔為例。

圖1是一個模板文件“Template”，就是流量測驗記載的封面模板。其中，“流量施測號數”“施測時間”等是需要填數據的地方。

圖1　流量測驗記載封面模板圖

3.郵件合并

（1）打開word模板，切換到“郵件”分組。在“開始郵件合并”分組中單擊“開始郵件合并”按鈕，并在打開的菜單中選擇“郵件合并分步向導”命令。

（2）選擇當前文檔格式為信函，點擊下一步，選擇“使用當前模板”，點擊下一步，選擇第一項“使用現有列表”，再點擊下面的“瀏覽”選取對應的數據源。

（3）點擊打開數據源后，點擊選項，勾選表格、視圖、系統表、同義詞，點確定，完成數據源的選擇。

（4）插入域，將光標放在“瓜涇口”前面，點擊“插入合并域”下拉菜單，選擇“站名”，完成這個域的插入，按同樣方法繼續插入其他域，直到完成這個步驟。

（5）開始郵件合并，點擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”，可以選擇一張張預覽，滿意后直接批量打印。圖2為完成郵件合并操作后的Word文檔（以域代碼顯示）。

圖2　完成郵件合并圖

三、結語

瓜涇口水文站利用郵件合并功能實現了流量測驗記載封面的批量生成，不僅減少了人為操作失誤，還提高了工作的質量和效率。以該站的數據為模板，可推廣應用到其他測流次數相對固定的水文站■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測局蘇州分局 215000江蘇省水文水資源勘測局無錫分局214000江蘇省水文水資源勘測局淮安分局 223001）