加強(qiáng)信息化建設(shè)　建立儀器設(shè)備信息可追溯性管理

王洋洋, 張黎偉, 黃　凱, 周勇義

(北京大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部, 北京　100871)

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加強(qiáng)信息化建設(shè)建立儀器設(shè)備信息可追溯性管理

王洋洋, 張黎偉, 黃凱, 周勇義

(北京大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部, 北京100871)

基于現(xiàn)有信息化系統(tǒng)和儀器設(shè)備管理制度搭建基礎(chǔ)平臺,創(chuàng)新性地將產(chǎn)品質(zhì)量和安全體系中的可追溯性借鑒到儀器設(shè)備管理信息化過程中,實(shí)現(xiàn)了基于數(shù)據(jù)的面向業(yè)務(wù)流程的儀器設(shè)備管理信息化,對規(guī)范儀器設(shè)備管理、提高儀器設(shè)備使用效率具有積極的促進(jìn)作用。

儀器設(shè)備管理； 可追溯性管理； 信息化建設(shè)

儀器設(shè)備是高校教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)工作中不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。隨著國家科教興國戰(zhàn)略的深入推進(jìn),在“211工程”、“985工程”、世界銀行貸款和其他各類科研項(xiàng)目的支持下,高校儀器設(shè)備水平有了顯著的提高,儀器設(shè)備的存量不斷加大,增速逐漸加快。儀器設(shè)備的快速增加,極大地增強(qiáng)了高校人才培養(yǎng)與科技創(chuàng)新的條件與能力,同時也對高校儀器設(shè)備管理提出了越來越高的要求[2-3]。儀器設(shè)備管理不僅要保證國有資產(chǎn)安全,更要注重管理效率和儀器設(shè)備的使用效率,儀器設(shè)備管理水平的高低將直接影響到學(xué)校各項(xiàng)工作能否順利開展。通過信息化建設(shè)支持、規(guī)范管理業(yè)務(wù)流程是一種行之有效的管理方法[4-7]。

以多年管理實(shí)踐為基礎(chǔ),北京大學(xué)近年來著力加強(qiáng)了儀器設(shè)備信息化管理相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè),已成功搭建實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)、“985工程”、“211工程”經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)、大型儀器開放測試基金系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)等若干個信息管理系統(tǒng),這些系統(tǒng)的開發(fā)完成和應(yīng)用有力推動了我校在儀器設(shè)備管理工作中行政成本的減少和工作效率的提高,更加充分、有效地實(shí)現(xiàn)信息共享,在我校創(chuàng)建世界一流大學(xué)的進(jìn)程中發(fā)揮重要的支撐保障作用。

目前,成熟的信息化系統(tǒng)協(xié)助設(shè)備管理人員高效地完成設(shè)備采購和經(jīng)費(fèi)使用、設(shè)備建賬和處置、大型儀器開放共享等方面的管理工作,但這些系統(tǒng)在創(chuàng)建之初著重針對各自業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行設(shè)計(jì),系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通相對薄弱,存在數(shù)據(jù)信息獨(dú)享的問題。比如,對于大型儀器開放測試基金系統(tǒng)的一臺大型儀器,開放測試基金系統(tǒng)僅維護(hù)該儀器的基本屬性信息和開放使用情況信息,該儀器的論證、采購、使用情況等信息在開放測試基金系統(tǒng)中是不可見的,而論證、采購信息是北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)中的核心信息；同樣,儀器及同類儀器的使用情況信息是實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)的關(guān)鍵信息，然而使用情況信息對于其他的信息化系統(tǒng)是不可見的。因此,通過在這些系統(tǒng)中建立橋梁,使各系統(tǒng)中儀器信息互為可用,建立儀器設(shè)備的可追溯性管理,對評估開放測試基金的儀器使用效益、為大型儀器論證和采購提供數(shù)據(jù)保障、為購買、使用大型儀器提供數(shù)據(jù)支持、完善儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程等方面將起到重要作用。

1　可追溯性

“可追溯性”概念的提出源于對產(chǎn)品質(zhì)量和安全的要求,在ISO 8402《質(zhì)量管理和質(zhì)量保證—術(shù)語》[6]中做了如下定義:根據(jù)記載的標(biāo)識,追蹤實(shí)體的歷史、應(yīng)用情況和所處場所的能力。從廣義上看,追溯分為前向追溯和后向追溯[7]。前向追溯即順著供應(yīng)鏈方向,跟蹤每一個關(guān)鍵點(diǎn),找到某批次產(chǎn)品的準(zhǔn)確位置,預(yù)測可能出現(xiàn)的質(zhì)量隱患。通常用于確定問題產(chǎn)品在供應(yīng)鏈中所處的位置,以便及時追回不合格品,盡可能減小損失。后向追溯即從客戶端往后回溯,跟蹤供應(yīng)鏈的每一個關(guān)鍵點(diǎn)。在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、制造、銷售等過程中,“可追溯性”作為安全質(zhì)量的一個重要控制要素,有助于產(chǎn)品質(zhì)量事故原因的查找、分析和處置,也有利于避免潛在問題的發(fā)生[8-9]。通過建立儀器設(shè)備信息的可追溯性管理,形成儀器設(shè)備管理流程的無縫連接,有助于在從前向追溯和后向追溯中獲取儀器設(shè)備管理各階段的數(shù)據(jù)信息,從而規(guī)范、優(yōu)化儀器設(shè)備管理流程。

2　儀器設(shè)備相關(guān)信息系統(tǒng)

北京大學(xué)自1996年開始使用和推廣實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng),該系統(tǒng)在設(shè)備信息采集和信息共享、設(shè)備建賬和處置業(yè)務(wù)工作流中發(fā)揮了重要作用。1996年實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)開始在校級管理部門使用,1999年推廣到化學(xué)學(xué)院、物理學(xué)院、生命科學(xué)學(xué)院等幾個理科大院,2000年在全校推廣。該系統(tǒng)上線長達(dá)17年之久,為學(xué)校儀器設(shè)備管理工作信息化、規(guī)范化做出了重要貢獻(xiàn)[10]。隨著設(shè)備采購規(guī)模的擴(kuò)大(從1999年當(dāng)年采購近2 000臺設(shè)備到2014年當(dāng)年采購18 000多臺設(shè)備)和設(shè)備種類日益豐富,設(shè)備管理難度大幅提升。為適應(yīng)新的管理需求,實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理信息系統(tǒng)在2013年進(jìn)行全面升級,優(yōu)化了建賬管理模式,突破了系統(tǒng)使用用戶界限,用戶范圍從原來的院系級和校級兩級設(shè)備管理員共計(jì)約200人擴(kuò)大到全校教職員工共計(jì)約40 000人,大幅提高了建賬流程準(zhǔn)確性和及時性。同時,該系統(tǒng)與人事數(shù)據(jù)相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)實(shí)名認(rèn)證和儀器設(shè)備實(shí)名確認(rèn),確保每一臺儀器設(shè)備管理責(zé)任到人,使國有資產(chǎn)管理更完善、更規(guī)范。

2006年,隨著國家對教育事業(yè)的投入大幅度增加,特別是“985工程”、“211工程”的經(jīng)費(fèi)支持,為了加強(qiáng)對設(shè)備購置經(jīng)費(fèi)的規(guī)范管理,北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。設(shè)備采購是儀器設(shè)備進(jìn)入高校的主要途徑,是儀器設(shè)備全生命周期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)涉及設(shè)備采購業(yè)務(wù)的全流程信息,包括用戶購置設(shè)備的“211工程”和“985工程”經(jīng)費(fèi)管理、設(shè)備論證管理、招標(biāo)管理、免稅報(bào)關(guān)管理、到貨驗(yàn)收以及退貨處理等,并且在采購的前期和執(zhí)行中提供項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)控制功能,實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的動態(tài)管理、設(shè)備采購流程管理和數(shù)據(jù)資源共享[11-12]。北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)不僅滿足進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的校級工作人員的使用需求,同時開放Web查詢服務(wù)子系統(tǒng)面向校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)和各級項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,使學(xué)校各級部門的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員實(shí)時地了解設(shè)備經(jīng)費(fèi)的使用情況和設(shè)備采購的進(jìn)展情況。該系統(tǒng)的使用使設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程更規(guī)范、更高效,同時使“211工程”、“985工程”等設(shè)備經(jīng)費(fèi)的使用更合理、更透明。

為了促進(jìn)和鼓勵大型儀器設(shè)備的資源共享、開放共享、提高使用效益,北京大學(xué)設(shè)立了大型儀器開放測試基金,隨著開放基金規(guī)模的擴(kuò)大:開放經(jīng)費(fèi)從最初的幾十萬元增加到幾百萬元,開放儀器設(shè)備的數(shù)量從最初的30 多臺增加到幾百臺,基金的使用者從數(shù)十人增加到千余人,開放測試基金管理面臨巨大挑戰(zhàn)。為提高開放測試基金的管理水平,2006年大型儀器開放測試基金系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)完成并投入使用,該系統(tǒng)由面向全校師生的信息服務(wù)與管理子系統(tǒng)與校級信息管理子系統(tǒng)組成。該系統(tǒng)上線后,開放測試基金的申報(bào)、評審、使用、統(tǒng)計(jì)、結(jié)算等實(shí)現(xiàn)了信息化管理,增加了基金管理的透明度,在評審專家和申請者之間、在使用者與機(jī)組之間、在使用者及機(jī)組與管理者之間搭起了溝通的橋梁,方便了廣大師生、機(jī)組人員和管理人員,提高了工作效率。

2014年,為提高儀器設(shè)備共享程度,使儀器設(shè)備信息面向全社會公開,北京大學(xué)設(shè)計(jì)并發(fā)布了實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)。該系統(tǒng)分為實(shí)驗(yàn)室信息、實(shí)驗(yàn)室人員、實(shí)驗(yàn)室教學(xué)項(xiàng)目、全部儀器設(shè)備、共享儀器、40萬元以上儀器、200萬元以上儀器、本單位儀器8個模塊,將我校的實(shí)驗(yàn)室信息與共享儀器信息及時、準(zhǔn)確、全面地發(fā)布到公共網(wǎng)絡(luò),網(wǎng)絡(luò)用戶通過該系統(tǒng)查詢學(xué)校各實(shí)驗(yàn)室的基本信息,共享儀器的名稱、型號、規(guī)格、安放地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人電話和負(fù)責(zé)人郵箱等相關(guān)信息。實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)為儀器設(shè)備提供了對外展示、服務(wù)的窗口,為有儀器設(shè)備使用需求的科研工作人員提供了獲取信息的通道,有利于我校儀器設(shè)備共享和使用。

3　儀器設(shè)備信息可追溯性管理

在上述儀器設(shè)備相關(guān)信息化系統(tǒng)中,與采購相關(guān)的信息存儲和維護(hù)在設(shè)備采購系統(tǒng)中,與建賬相關(guān)的基本信息存儲和維護(hù)在設(shè)備管理信息系統(tǒng)中,開放共享信息分別存儲并維護(hù)在共享信息系統(tǒng)和開放測試基金系統(tǒng)中。通過在現(xiàn)有各儀器設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)部之間建立信息通道,保證信息實(shí)時同步更新,從而有效確保了信息的正確性、完整性、一致性,實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備信息的可追溯性管理。

我們以進(jìn)口設(shè)備為例,通過建立采購管理系統(tǒng)、設(shè)備管理信息系統(tǒng)、共享查詢系統(tǒng)、開放測試基金系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通,形成進(jìn)口設(shè)備論證、招標(biāo)、采購、建賬、使用、開放、共享、處置的完整信息鏈路,保障進(jìn)口設(shè)備論證招標(biāo)、合同簽訂、海關(guān)監(jiān)管等相關(guān)信息在設(shè)備管理期間的有效性、準(zhǔn)確性和可追溯性,促進(jìn)儀器設(shè)備管理流程規(guī)范化，如圖1所示。

圖1　儀器設(shè)備相關(guān)信息化系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)是進(jìn)行儀器設(shè)備論證、招標(biāo)、采購等業(yè)務(wù)流程管理的信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)內(nèi)部已建立了論證到招標(biāo)、招標(biāo)到采購的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),即:每當(dāng)有論證完成,系統(tǒng)自動給負(fù)責(zé)招標(biāo)的管理人員發(fā)送郵件提醒,負(fù)責(zé)招標(biāo)的管理人員將論證信息與招標(biāo)信息關(guān)聯(lián)起來；每當(dāng)有招標(biāo)完成,系統(tǒng)也自動給負(fù)責(zé)采購的管理人員發(fā)送個郵件提醒,負(fù)責(zé)采購的管理人員將招標(biāo)信息與采購信息管理起來。在整個過程中,論證、招標(biāo)、采購的信息形成一條連貫的信息鏈,有助于業(yè)務(wù)流程后端的管理人員完整、快捷、準(zhǔn)確地獲得前端信息,如圖2所示。

圖2　采購管理系統(tǒng)與設(shè)備管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程說明

為了保障建賬信息的準(zhǔn)確性,我們建立了采購管理系統(tǒng)與設(shè)備管理信息系統(tǒng)之間的信息通路。采購?fù)瓿珊?采購系統(tǒng)將部分關(guān)鍵的設(shè)備信息共享到設(shè)備管理系統(tǒng),如設(shè)備名稱、型號、設(shè)備單價(jià)、進(jìn)口設(shè)備監(jiān)管日期、發(fā)票號等,同時發(fā)送建賬郵件給儀器負(fù)責(zé)人,由儀器負(fù)責(zé)人補(bǔ)充功能特色、存放地點(diǎn)等信息并完成建賬。設(shè)備管理信息系統(tǒng)將已建賬標(biāo)識寫回到采購管理系統(tǒng),這樣儀器設(shè)備管理人員可以方便地獲取已采購設(shè)備的建賬進(jìn)程信息,便于提醒未完成建賬手續(xù)的儀器負(fù)責(zé)人盡快登記建賬,確保賬物相符。對于老師來說,通過信息追溯,儀器設(shè)備建賬的時候減少了較多數(shù)據(jù)項(xiàng)的填寫工作,節(jié)省了時間和精力。同時,通過數(shù)據(jù)的抓取和聯(lián)通,有效避免了因?yàn)殇浫脲e誤引起的修改、刪除等操作,提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,降低了數(shù)據(jù)維護(hù)的行政成本。對于業(yè)務(wù)管理來說,建賬設(shè)備的信息可以追溯到論證、招標(biāo)、采購過程中,同樣,論證、招標(biāo)、采購的信息可以追溯到建賬設(shè)備信息中,通過信息的連接形成管理流程的無縫結(jié)合。

開放共享信息是開放測試基金系統(tǒng)與共享查詢系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù),是儀器設(shè)備對校內(nèi)、校外提供共享服務(wù)的重要橋梁。開放共享信息與設(shè)備建賬系統(tǒng)建立連接之前,作為獨(dú)立的信息庫,常常面臨數(shù)據(jù)更新不及時、各系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不一致等問題。為保障開放、共享信息的及時性、有效性,我們建立了設(shè)備建賬系統(tǒng)與共享查詢系統(tǒng)、開放測試基金系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接,統(tǒng)一數(shù)據(jù)名稱、數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)內(nèi)容,使用“儀器編號”作為唯一標(biāo)識符,每天定時從設(shè)備建賬系統(tǒng)中將開放共享儀器設(shè)備信息更新到共享查詢系統(tǒng)和開放測試基金系統(tǒng),從而保障設(shè)備管理信息系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備共享查詢系統(tǒng)、開放測試基金系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)的一致性、有效性和實(shí)時性。

作為大型儀器設(shè)備使用效益的重要評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),大型儀器使用情況調(diào)查數(shù)據(jù)信息每學(xué)年度收集并上報(bào)給教育部、科技部和北京市教委等上級主管部門,主要內(nèi)容包括:儀器設(shè)備使用機(jī)時、發(fā)表文章、人才培養(yǎng)、承擔(dān)項(xiàng)目、獲獎、申請專利等。這些數(shù)據(jù)信息的收集、整理、匯總、分析,有助于我們了解大型儀器設(shè)備的狀態(tài)、實(shí)際使用情況和科研產(chǎn)出等相關(guān)信息。此外,為了充分利用所掌握的信息加強(qiáng)對儀器設(shè)備開放使用的管理,在設(shè)備購置前的論證環(huán)節(jié),我們要求申請儀器設(shè)備論證的老師提交承諾儀器設(shè)備購買后對外服務(wù)的使用機(jī)時,通過與大型儀器使用情況調(diào)查所獲取的開放機(jī)時信息進(jìn)行比較,對實(shí)際使用機(jī)時大大少于承諾機(jī)時的儀器設(shè)備重點(diǎn)檢查,與儀器設(shè)備管理人員共同查找問題,提出建議解決方案。

4　可追溯性建立的安全保障

儀器設(shè)備信息可追溯性的建立基于各儀器設(shè)備管理相關(guān)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通,相比于單個信息化系統(tǒng),該系統(tǒng)對數(shù)據(jù)安全性的要求更高,以下列舉儀器設(shè)備信息可追溯性建立的安全保障:

(1) 統(tǒng)一認(rèn)證和授權(quán)管理。將信息錄入系統(tǒng)前需要通過統(tǒng)一身份認(rèn)證管理和授權(quán)管理2個模塊的驗(yàn)證,只有通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證且在系統(tǒng)中獲得功能授權(quán)的用戶才可以成功登錄并將特定信息錄入系統(tǒng)中。從而保證使用系統(tǒng)的用戶身份是有效且可追溯的,并為用戶授予與身份匹配的最小權(quán)限集合。

(2) 標(biāo)記功能。對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時會標(biāo)記修改人使用的IP,修改人名字和修改時間,從時間、地點(diǎn)、使用人三個方面去標(biāo)記數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)修改的合理性。

(3) 日志功能。將數(shù)據(jù)修改記錄在系統(tǒng)日志中,有利于掌握系統(tǒng)數(shù)據(jù)變化情況,作為與修改數(shù)據(jù)核對的依據(jù),確保數(shù)據(jù)變化的可追溯性；

(4) IP安全配置。系統(tǒng)與系統(tǒng)的信息交互建立在防火墻IP配置與數(shù)據(jù)庫安全配置的前提下,只有指定IP,指定授權(quán)用戶才可以完成信息交互,從信息化系統(tǒng)角度確保數(shù)據(jù)共享的安全性。

(5) 數(shù)據(jù)備份。每一個信息系統(tǒng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,從硬件方面保證數(shù)據(jù)安全。

5　結(jié)語

信息化建設(shè)是落實(shí)規(guī)章制度、完善工作流程、共享數(shù)據(jù)資源、降低人力負(fù)擔(dān)、提高工作效率的有效方式。本文創(chuàng)新性地將產(chǎn)品質(zhì)量和安全體系中的可追溯性借鑒到儀器設(shè)備管理信息化過程中,從面向業(yè)務(wù)流程的儀器設(shè)備管理信息化轉(zhuǎn)換到面向數(shù)據(jù)的儀器設(shè)備管理信息化,利用信息化系統(tǒng)收集、整理儀器設(shè)備從購置論證、招標(biāo)采購、建賬建檔、使用管理、效益評價(jià)到報(bào)廢銷賬的全生命周期的數(shù)據(jù)信息,形成儀器設(shè)備完整的動態(tài)可追溯信息鏈,對規(guī)范儀器設(shè)備管理、提高儀器設(shè)備使用效率具有積極的促進(jìn)作用。

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[12] 權(quán)利寧,陳光,鄧昌明.北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2009,48(增刊1):144-146.

Strengthening informatization construction to establish traceability management of instruments and equipment information

Wang Yangyang, Zhang Liwei, Huang Kai, Zhou Yongyi

(Office of Laboratory and Equipment Management, Peking University, Beijing 100871, China)

Based on the existing informationization systems and management system of instruments and equipment, the traceability in the product quality and safety system is used as a reference for equipment management informationization system. The realizaiton of data based and business process oriented equipment management Informatization improves the efficiency of instruments and euqipment management effectively.

instruments and equipment management; traceability management; informatization construction

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.04.067

2015- 08- 01

北京大學(xué)教育發(fā)展中心“北大研究”項(xiàng)目

王洋洋(1986—)，女，黑龍江，助理研究員，碩士，研究方向?yàn)樵O(shè)備管理信息化.

E-mail：Wangyangyang@pku.edu.cn

TP319

B

1002-4956(2016)4- 0239- 04