基于Web 2.0理念下的實驗室新型溝通機制

周　瓊, 熊興耀, 鄔克彬， 柳　蓉, 廖曉蓮

(1. 湖南農業大學 湖南省作物種質創新與資源利用國家重點實驗室培育基地, 湖南 長沙　410128;2. 中南大學 公共管理學院, 湖南 長沙　410012)

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基于Web 2.0理念下的實驗室新型溝通機制

周瓊1，2, 熊興耀1, 鄔克彬1， 柳蓉1, 廖曉蓮1

(1. 湖南農業大學 湖南省作物種質創新與資源利用國家重點實驗室培育基地, 湖南 長沙410128;2. 中南大學 公共管理學院, 湖南 長沙410012)

建構高效的實驗室溝通機制是提高實驗室服務效率的重要環節,溝通機制的建立是為了更好地實現個人利益和團隊利益之間的協調關系,是增加團隊合作和凝聚力的關鍵。從實驗室的現行溝通機制的閾限分析出發,介紹新型的Web 2.0技術,運用Web 2.0技術中強大的交互能力——即時溝通能力和知識分享能力,實現在新技術下的實驗室新型溝通機制。

溝通機制； Web 2.0； 服務效率

高校實驗室管理的觀念創新是實驗室管理人員在現代管理理論指導下,發揮主觀能動性,突破原有的理念束縛和思維方式[1]。溝通機制的建立是為了更好地實現個人利益和團隊利益之間的協調關系,是增加團隊合作和凝聚力的關鍵。實驗室主要是由工作匯報總結這種正式溝通方式和集體活動這種非正式溝通方式進行溝通,這兩種溝通方式都存在一定的局限性。迫于等級身份的不同和時間、地點的限制,在溝通問題上勢必會造成信息記錄和收集不全,從而難以獲得正確的信息。傳統的溝通機制已經不能滿足日益發展的實驗室管理的需求,必須尋求新的信息交流平臺和工具。利用新型的Web 2.0理念,對實驗室工作當前溝通機制存在的問題進行分析,構建一種基于新理念的實驗室溝通機制,實現團隊內部交流和信息共享,提高實驗室服務工作的效率。

1　Web 2.0網絡信息技術

Web 2.0是一種新型的網絡信息技術,它具有顯著的特點,實現了多人參與,創造了以人為主的互聯網新時代,沖破了以門戶網站為主的信息壟斷,從而使信息多樣化和個性化[2]。它以社交媒體為交流平臺,在實現團隊內部交流和信息共享方面提供了有力的平臺,采用信息共享公開、在線服務與溝通、不限時、不限地的新型溝通模式,打開了新型的溝通模式的新局面。Web 2.0 個性化、人性化的設計被很多國家用于政府和企業管理之中,打破了傳統的交流模式,采用電子技術實現信息開放、共享、溝通和合作等目的。

2　實驗室人員溝通的類型及其局限

科學研究雖然是對于客觀事實的發現與闡釋,但是發現者這一主體對于科學發現的作用也是十分重要的。霍桑實驗打破了工人僅僅是為個人利益驅使的“經濟人”假設,提出了工人之間客觀存在著溝通和合作的社會人理論[3]。從實證研究中,研究者發現,提高工人的生產能力需要提高他們的工作滿意度,而工作滿意度的提高必須采用一種更加開放和參與程度更高的管理方式；而且,從人性的需求來看,底層工作人員參與到管理過程中來能讓他們得到更大的心理滿足和尊嚴[4]。因此,新的管理理念有賴于高效的溝通與合作,提高溝通質量是提高效率的必要條件?，F代組織理論之父切斯特·巴納德認為,共同的目標、協作的意愿和組織成員的溝通是組織存續的關鍵因素。而西蒙認為,沒有信息溝通,組織將無法影響組織內的個人行為。因此,組織的溝通作為組織的要件之一對組織的正常發展有著舉足輕重的作用[5]。

從溝通的類型角度來看,組織溝通可依對象分為內部溝通和外部溝通,也可依據溝通信息的流向分為垂直溝通和水平溝通等。本文從內部溝通和外部溝通的區別出發,聚焦于實驗室組織的內部溝通,適當地通過內部溝通的設計來實現內外溝通的互動,并通過垂直溝通和水平溝通這兩個向度出發考察組織的溝通質量。當前,實驗室人員的溝通主要是基于兩個途徑:正式途徑和非正式途徑。

2.1正式途徑

正式途徑主要是通過領導牽頭,通過定期報告和例會來進行交流和分享信息,或者是通過匯報的形式,由個人獨自總結并向相關領導做單獨交流[6]。

首先,正式溝通途徑過于形式化,而且根據工作中的實際情況還有可能過于繁瑣,容易招致工作人員的不滿。其次,正式途徑往往存在著信息不對稱的缺陷,工作人員與領導之間掌握的信息透明化程度不足,存在著信息鴻溝,因此正式途徑的交流與溝通無法達到理想的效果。第三,領導與工作人員存在著等級的差別,雙方進行此類交流本身就存在著身份差異,導致溝通往往只有“下情上報”,缺少上下互動的機制[7]。

2.2非正式途徑

非正式途徑主要是一些情感方面的聯絡,如集體活動或者小范圍的聯誼等。非正式途徑補充了正式途徑的相對不足,但是這樣一種溝通形式存在著很大的局限性。非正式溝通雖然對正式溝通有著極大的補充,溝通方便,具有很大程度的靈活性且溝通速度快,而且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息,但是其對溝通雙方的約束力不強,對于信息溝通缺乏記錄,容易出現溝通雙方的爭執、遺忘和對責任的推諉。兩種溝通方式的對比見表1。

表1　正式溝通與非正式溝通的對比

因此,傳統的方式對于實驗室的良好溝通的建設貢獻有限,必須要尋求新的技術和新的理念突破傳統溝通機制的閾限,實現更好的溝通效果。

3　Web 2.0下實驗室新型溝通機制的特點

Web 2.0是以社交媒體等傳播媒介為載體的新型信息技術,它自誕生以來迅速風靡全球,不僅僅是一項新興的信息技術,而且作為一種新的理念,迅速改變著人們的思想觀念。Web 2.0技術,包括其所帶來的技術,是一種即時的、高效的和便利的信息溝通機制,通過社交媒體的搭建,聚合著相關團體的成員在其中分享信息和交流信息,并通過這一平臺形成自己的信息聚點和亞信息聚點,從而形成自己的共享文化和亞文化。這一信息平臺也會給成員帶來對新信息的前所未有的關注和興趣。暢通的信息交流體驗會使溝通人員提高對新環境和新狀況的適應能力,而且重要的是,Web 2.0改變了以往的單純發布信息的慣例,真正實現了話語權的下移,解決了因等級制或科層隔閡導致的下層實驗人員的“失語”,因此,實驗室信息的透明度和管理決策的信任感也會得到充分加強。雙向溝通、信息的即時發布、平等的話語權以及信息流的動態性,構成了Web 2.0的主要特點。

3.1將溝通的向度發展為交互、拓撲式結構

傳統溝通渠道與拓撲式結構對比見圖1。從溝通的向度來看,垂直溝通和水平溝通實質上僅僅為十字形的溝通模式,信息的流動存在著技術上的盲區,無法將溝通信息向所有相關個體或者群體進行傳播。而且個體在信息溝通的過程中,一方面需要解決信息溝通路徑中的限制,無法及時尋找到急需交流的主體；另一方面,垂直和水平溝通無法聚合整個群體,形成一個信息分享的社群,不利于信息的交互式流動。

Web 2.0技術很好地解決了這個問題,用Web 2.0標準的點對點、點對面、面對面的無障礙溝通,使得傳統的線性溝通成為了拓撲式的溝通角度,個人可以很好地在系統中完成溝通,提升了溝通的效率[8]。另外,個人在運用Web 2.0技術時突破了傳統的路徑依賴,實現了溝通路徑的多樣性和完備性。

圖1　傳統溝通渠道與拓撲式結構對比

3.2通過構建交互式用戶群體實現即時溝通

Web 2.0的交互式特點,使得信息能夠在節點之間實現交互式交換,破除了以往正式溝通中的報告與反饋的傳統模式。即時溝通減少了以往定時正式溝通的弊端,而且能夠在需要溝通時實現即時溝通,減少了溝通成本[9]。即時溝通能夠更好地反映溝通的真實情況和真實需求。通過“網絡標簽”和共時分析,能夠統計溝通的頻繁程度和溝通亞群體,對組織文化和非正式組織都能掌握更多的信息,便于組織管理者進行決策。

3.3通過分享知識增加成員的決策理解度

Web 2.0技術提供的不僅僅是一個溝通的平臺,實際上,它還具有知識存儲、知識分享和知識管理的功能。實驗室工作不僅僅是技術性的日常工作,而且是一個需要知識浸潤和知識分享的崗位,Web 2.0技術能夠存儲大量的相關知識,而且重要的是對知識的集體學習和分享能夠讓組織成員更好地理解其他成員的行為和決策,增進決策的理解程度。

3.4Web 2.0技術加強了數據挖掘能力

Web 2.0交流平臺和技術會記錄下許多關于組織成員溝通的路徑軌跡和數據,這些資源是了解組織溝通和工作方式的重要資源。因此,必須加強組織內部對于數據挖掘的能力,從交流路徑的頻率和強度著手,并運用共時分析等一系列分析技巧,對交流頻率高的信息節點進行“標簽”化處理,從信息角度發現存在于組織內部的非正式群體,為高層決策者全面了解組織的溝通特性和人群關聯起到重要的參考作用。

3.5以內部溝通平臺為契機實現內外溝通的互通

內部溝通平臺的構建僅僅是為了解決組織內部溝通的問題。實質上,實驗室是一個對外開放的平臺,將內部溝通平臺僅作為一個外部信息接納者對整個系統的功能而言并未很好地發揮其作用。因此,以內部溝通平臺為契機,逐步實現外部信息的內部發布。外部信息流與內部信息流的無障礙溝通,是保障整個實驗室信息系統完整實現的標志,但是,內外溝通系統有賴于獨立的外部溝通系統和內部共同系統的自身良好實現,因此,先建立好內部溝通系統,再將外部信息向內整合,是實現內外信息系統合流的重要前提。

4　Web 2.0技術在實驗室溝通方面的應用

4.1建立基于Web 2.0技術的用戶數字終端系統

要實現Web 2.0技術在實驗室溝通方面的作用，必須首先搭建Web 2.0技術的信息溝通平臺,見圖2。Web 2.0主流技術包括BLOG、BBS和WIKI等幾種主流技術。這幾種主流技術集合在一起主要實現信息發布(BLOG)、信息交流(BBS)和協作信息(WIKI)等功能[10]。實際上,這些功能往往包括了Web 2.0溝通的幾個關鍵部分。基于實驗室信息溝通的現實需要,在早期可以依托于主流的信息交流平臺和手段。以微信為例,可以將實驗室成員加入群聊(BBS),并建立微信公眾號來傳播知識(團體BLOG),并由專人維護(WIKI)。隨著信息交流要求的提高,可專門創立基于智能手機終端的網絡內部交流的APP來實現信息發布、信息交流和信息溝通等目標的實現。

圖2　Web 2.0技術下的信息溝通渠道

4.2設立知識發布、管理平臺,增進學習和分享

在組織中,個人知識是組織知識的基礎,協作知識是組織知識形成的基本形式,而知識交流是組織知識得以存在的動因。因此,組織溝通必須包括組織內知識的交流與傳遞。彼得·圣吉等管理學大師特別強調組織學習的重要性。因此,在實驗室管理中,知識的傳遞和交流必須要有專門的發布和管理平臺,通過平臺的建立,有組織成員不斷地增進知識的存量,并通過溝通不斷修正組織已有知識,實現組織內的知識更新,促進組織內的知識增進[11-12]。重要的是,通過對知識更新和發布的關注,培養組織成員學習的能力和知識儲備,使組織成員間的知識差距縮小,更有利于組織各層級的成員在掌握組織知識的前提下進行決策。

5　結語

通過分析傳統實驗室溝通模式,進而得出實驗室兩種溝通模式,一種為正式溝通,通過正式場合的工作匯報和總結實現,另外一種是非正式溝通,通過集體活動等方式實現。而這兩種溝通方式都存在信息收集不完整、透明度不夠和時間、地點的限制,從而達不到很好的溝通效果。因此,在現行的溝通模式上,通過引進Web 2.0這種新型的信息交流工具,建立新型的網絡溝通模式,打破以往的垂直溝通和水平溝通的盲點,實現實驗室溝通的多樣性和完備性。

References)

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Discussion on new communication mechanism based on Web 2.0

Zhou Qiong1,2, Xiong Xingyao1, Wu Kebin1, Liu Rong1, Liao Xiaolian1

(1. Hunan Provincial State Key Laboratory Breeding Base Crop Germplasm Innovation and Utilization, Hunan Agricultural University, Changsha 410128, China; 2. School of public administration,Central South University, Changsha 410012, China)

To construct efficient laboratory communication mechanism is an important aspect in improving the laboratory services efficiency .The key to establish the communication mechanism which can better realize the individual interests and team coordination between the relationship and increase the team cooperation and cohesion. The new information exchange platform and tools must be seeked, because the traditional communication mechanism cannot satisfy the needs of the developing laboratory management.Based on analysis of the threshold of current communication mechanism, this paper expounds on the instant communication and knowledge sharing ability of Web 2.0 technology. It will improve the efficiency of internal communication and ability by taking application of new technology.

communication mechanism; Web 2.0; services efficiency

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.04.063

2015- 09- 11修改日期：2015- 11- 06

周瓊(1986—),女,湖南永順,碩士,助理實驗師,主要從事實驗室研究與管理

E-mail：zhouqiong86@126.com

熊興耀(1961—),男,湖南桑植,博士,教授,博士生導師,主要從事植物資源利用.

E-mail：xiongyingyao@126.com

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1002-4956(2016)4- 0226- 03