京滬高速鐵路建設項目竣工檔案編制工作的體會

李林信（中國水利水電第十工程局有限公司，四川　成都　610072

京滬高速鐵路建設項目竣工檔案編制工作的體會

李林信
（中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都610072

對于施工單位來說，檔案管理工作是項目管理的一項重要而最關鍵的內容。筆者親自參與京滬高速鐵路項目竣工檔案的收集、分類、編目、組卷和排架等竣工檔案的編制工作。現將在竣工檔案編制工作中的幾點體會與心得進行總結，為以后項目科技檔案管理相關人員參考。

京滬高速鐵路 竣工檔案編制 管理體會

隨著科學技術的不斷進步，項目管理工作的不斷提升，檔案管理工作已趨于信息化、系統化、統一化和規范化。對于京滬高速鐵路是我國第一條具有世界先進水平的高速鐵路，是世界上一次建成線路最長、標準最高的高速鐵路，也是我國建國以來繼三峽工程之后的又一次投資規模最大的建設項目。項目竣工檔案管理的編制與管理工作更是要求具有完整性、系統性、準確性、及時性，竣工檔案不僅僅是項目在建設過程中的真實記錄，而且是項目施工進度過程控制、技術管理、質量管理、成本控制、安全文明施工及合同管理等部分的重要依據和指導，是項目施工的直接成果之一，因而提高竣工檔案編制工作已成為工程項目檔案管理工作中一個值得重視的重要部分。

1　項目竣工檔案特點

1.1竣工檔案編制依據

1.1.1依據國家相關規范

為實現檔案實體管理的規范化、標準化、科學化和現代化，使檔案資源和檔案信息管理工作適應現代企業制度，并更加有效地為項目“建設、生產、經營三位一體”管理服務，根據項目職能活動特點和檔案構成實際，依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國有企業文件材料歸檔辦法》【2004】4號、《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》（辦檔 【2002】8號）、《鐵路客運專線竣工驗收暫行辦法》（鐵建設 【2007】183號）、《鐵路建設項目竣工驗收交接辦法》（鐵建設 ［2001］117號）、《鐵路歸檔文件整理細則》（辦檔 【2003】14號）、《鐵路建設項目資料管理規程》（TB10443-2010）及其他有關規定。

1.1.2結合項目文件構成實際情況

京滬高速鐵路項目竣工檔案編制工作除了參照國家相關規范，主要依據業主單位編制的“關于印發《京滬高速鐵路股份有限公司竣工文件編制立卷歸檔管理辦法》（暫行）的通知【2010】19號”和施工單位編制的“京滬高速鐵路項目管理文件制度”。

1.2項目竣工檔案編制要求

項目竣工檔案有其自身的特殊性，一方面必須如實反映項目施工的整個過程，不能有任何增加、減少、遺漏和更改；同事又要對其進行精心組織，規范歸檔制度，科學分類，以便于今后工程使用過程中查詢、檢索和編研。因此，對于項目竣工檔案編制工作總體目標要求是應保證項目竣工檔案的“內在質量，注重提高外在品質”，進而進行集中統一管理。

京滬高速鐵路項目文件在歸檔方式上采用物理歸檔，在歸檔時間上采用定期歸檔和實時歸檔相結合。京滬高速鐵路項目竣工檔案編制工作中的竣工檔案指的是科技檔案部分，形成由“業主單位、設計單位、監理單位、施工單位”四位一體的領導責任制，整個竣工檔案形成及監管過程如圖1所示：

圖1　檔案形成及監管過程

2　提高項目竣工檔案編制質量和效益的幾點體會

2.1強化項目施工單位竣工檔案編制工作的管理

1）建立、健全項目檔案管理機構，分工明確、責任落實到個人，杜絕重建輕管或者是只建不管的普遍思想。根據京滬高速鐵路項目現場施工情況需要，項目部將部門分為工程部、質量部、安全環保部、計劃合同部、實驗室、測量隊。這些部門統一由項目總工程師領導，由項目總工程師負責提出檔案竣工編制總體計劃、總體要求，并指導、監督和定期按照目標結點進行檢查等，從領導層開始重視起來。根據以上分工，各部門目標清晰、分工明確、責任到人。要求相關人員按時按量完成施工任務，及時填報相關報表，通過驗收和返回的資料應及時完整地交質量部歸檔管理。項目部還專門設置一名專業檔案管理人員，及時將資料進行分類，統一歸檔。

（2）各部門間相互溝通，相互協作。這里各部門溝通除了指項目施工單位內部溝通，還指與業主、監理、設計相關單位對口部門的溝通。各部門間加強技術協作的同時，應加強相互間的監督與檢查力度，制定相關制度，以求達到最佳效果。完成的資料通過質量部檢查后，及時填報質檢報表，并交工程部核查，以確保竣工檔案準確真實反映施工情況，最后由質檢部上報監理驗收。

（3）加強資料的過程控制管理。

（1）提高竣工檔案資料形成過程的完整性。不完整的檔案會導致片面性，不能系統、全面的反映單位工程的實際狀況。京滬高速鐵路項目由項目領導牽頭開展了所有相關人員的檔案管理專題會議，編制項目檔案管理制度文件，明確責任分工。并嚴格項目收發文登記制度等，使施工資料管理工作做到“收發文有存檔，檢查有根據”。同時，建立了相應的借閱制度。

（2）確保竣工檔案資料形成過程的真實性、及時性。檔案資料的真實性和及時性，就是要求及時收集施工過程中的一手資料，在工程一開始就要從原材料、構件、半成品、成品和施工過程中的各個施工環節收集資料。比如：進出場設備記錄、原材料檢驗記錄、半成品檢驗記錄、成品檢驗記錄、單元工程工序驗收資料、隱蔽工程驗收記錄和試驗記錄、工程技術核定單、設計修改通知單、工作聯系單等，做到邊施工、邊驗收、邊收集歸檔，把握好過程中的各個環節，確保竣工檔案資料的真實性，有效避免以“回憶錄”形成收集資料。

2.2建立、健全歸檔制度、明確收集范圍，科學分類，統一集中保管

竣工檔案編制整個過程中，各項管理制度健全，各參建單位職責、歸檔制度及收集范圍明確，分類存放。京滬高速鐵路在項目竣工前期的資料收集過程中，就嚴格按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與政府、業主、設計、監理等相關單位的來往函件雖在施工過程中不歸檔，但在日常業務中業務中也要進行分類整理，最后工程竣工驗收時再進行統一歸檔；對于用于施工中的各種表格根據監理單位提供的劃分標準分單位工程、按編號放好。便于迅速、準確使用，再根據單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

2.3重視竣工檔案編制人員的業務素質

竣工檔案編制工作是檔案管理工作中一項復雜的項目，從事此項工作的人員必須具備綜合業務能力，只有在了解工程結構的組成及作用之后，才能有條不絮地進行整理，并且能及時發現資料中存在的問題，便于及時查找、補齊。同時竣工檔案的編制人員，還要了解工程資料歸檔的規范和業務的特殊要求，才能按工程資料歸檔要求做好竣工資料的目錄編制和裝訂。京滬高速鐵路項目在監理的牽頭下定期對檔案員進行檔案業務培訓和考核，項目部還外派技術骨干進行業務再學習，開展以老帶新、示范幫助活動，全面提高檔案員業務素質，提升檔案員日常管理水平。

3　提高竣工檔案編制工作質量與效率還需要注意的事項

3.1建立檢查、約束的自我監督機制

從績效考核制度和激勵機制入手，將竣工檔案編制工作納入基建工程目標管理，并將其作為工程相關部門的職能范圍和總工程師、技術人員的崗位責任制，是項目管理工作的重要組成部分。項目明確責任指標，嚴格考核，并將竣工編制工作列為先進評比的條件，不斷強化相關部門收集原始資料的意識。

3.2匯總、審核竣工檔案

在竣工檔案即將形成時，及時檢查清點報驗資料中有無保漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點數匯總并計算填寫工序質量評定匯總表、分部質量評定表、單位工程質量評定表，所有工序、分部和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監理及業主方的簽字蓋章手續。將所有施工技術、質量保證、評定資料和竣工圖按相關規范統一的檔案清單順序整理、匯總到一起。同時，在建立資料的過程中由對口部門的人員進行審核，即當施工過程在某一階段時應由項目負責人進行審核，竣工驗收之前根據檔案類目由業主、監理的對口部門進行審核。

3.3加強竣工檔案文件數字管理

隨著人類社會進入信息化以來，信息化浪潮不斷沖擊人們生活方方面面，當然也給檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。在計算機環境下，把數據錄入、鑒定、數字化加工、整理、數字化歸檔等形成一條流水線。檔案數字化沖破了檔案實體管理的瓶頸，使檔案竣工編制工作更加完善。當然，竣工檔案文件后期進行的電子文檔備案是一項竣工檔案數字化工作重點，目的是避免出現因計算機問題造成重要文件丟失。

3.4提高項目聲像檔案管理質量

雖然很多項目對聲像檔案都有或多或少不同程度的記錄，但對聲像資料的形成、收集、制作、保管都不太重視，造成聲像檔案流失，致使竣工檔案不完整。竣工檔案材料有文字、圖表、計算機、聲像等不同形式的載體記錄，但聲像是最富有形象、生動特殊載體材料，特別是在隱蔽工程中突顯出來的作用更加明顯。因而，從工程開工至完工過程中的各個階段形象面貌及節點目標面貌進行及時拍攝記錄。

3.5保證竣工檔案編制人員穩定性

施工單位人員流動性大，很多項目自始至終往往不能由一人主要負責一個項目的檔案管理工作。人員變動時，資料交接不清楚，不齊全，資料失散嚴重，使資料的準確性，完整性得不到保證。因此，施工企業在成立項目部之初，應組建竣工檔案編制小組，并確保人員組成穩定。如有特殊情況需要工作調動，必須將其所負責的全部資料移交清楚，并辦理交接手續。

4　結語

針對鐵路工程規模龐大、路線長、工期緊、參建單位多、人員更換頻繁的特點，做好檔案管理工作，需要我們實行竣工檔案管理“三同步”的管理制度：即工程開工與竣工檔案收集同步，工程施工過程與竣工檔案形成同步，工程完工驗收與合同竣工檔案驗收同步，做好“人、財、物、環境”幾方面的和諧共進。

［1］王傳宇.科技檔案管理學第三版.中國人民大學出版社.2009.

［2］金小紅.朱立波.淺談竣工資料編制的管理和建議.科技創新導報.2012.

F530.1