事業單位人事檔案管理策略探討

張薊紅

【摘 要】事業單位的人事檔案是選拔人才、考核員工的重要依據，加強對人事檔案的管理是新市場形勢下事業單位發展的需要，同時也能夠有效提升工作效率和質量。本文對事業單位人事檔案的管理策略進行探討。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案；管理；電子檔案

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）08-0261-01

人事檔案管理是對人事檔案進行各種管理的一種工作，從檔案材料收集到保管鑒定再到統計和內容分享等都是人事檔案管理的范圍。目前，事業單位的人事檔案管理中還存在一些不足，如檔案管理未制度化、管理人員不夠專業化等，因此，探索事業單位人事檔案管理的策略具有重要意義。

一、提升領導的重視程度，加強檔案管理

在事業單位的管理中，領導在管理決策中扮演著重要的角色，因此，加強對人事檔案的管理，需要提升領導對檔案工作的重視程度。一方面，從提升領導對人事檔案管理意識的角度來看，需要領導加深對人事檔案管理重要性的了解，并經常到一些在人事檔案管理上做得比較好的單位學習參觀。另一方面，從管理水平的角度來看，首先，管理制度化是提高效率、規范管理的關鍵步驟，加強對人事檔案管理制度化的建設是檔案管理中不可或缺的內容。其次，人事檔案管理人員的能力在檔案管理中的地位也很重要。事業單位的領導在選拔人事檔案管理工作人員時，需要加強對管理者各方面能力的考核。第三，領導還應重視人事檔案管理部門場所、人員的配置，可定期組織檔案管理培訓。

二、加強管理員的選拔、培訓，提升管理能力

人事檔案管理員在整個檔案管理工作中占有重要地位，提升其能力，可從以下兩點著手：首先，從檔案管理員的選拔上來看，領導應嚴格規范檔案管理員的選拔制度，提高選拔要求。如選拔條件中應該有對管理員自身條件的限制，檔案管理員應來自與人事檔案管理相關的專業，并且要具備基礎的檔案管理知識和能力，還要具備相應的法律意識和管理創新意識。其次，從對檔案管理員的管理制度來看，應嚴格要求工作態度和作風，制定工作獎懲制度。另外，要定期對檔案管理員進行培訓，不斷提升材料收集、辨別、整理歸納與利用的管理能力，同時還要加強道德素質的培養，力求打造出高素質的人事檔案管理員隊伍。

三、成立專門的人事檔案管理工作室，配備齊全的檔案管理設備

人事檔案管理的專業化是促進檔案管理不容忽視的工作。所謂專業化，即從檔案工作管理的場所到管理人員及檔案工作制度都應該是適應人事檔案管理工作發展的。首先，專門的人事檔案管理工作室是檔案管理工作的重要場所，不僅能夠更好地整理歸納檔案，還能夠為檔案管理員提供一個良好的工作環境。其次，配備齊全的檔案管理用具，如資料整理電腦設備、檔案歸類架及檔案材料袋等，能夠有效提高檔案管理的工作效率。第三，人事檔案一般都是紙質檔，在保存的過程中具有脆弱性。檔案管理工作室應保持適合紙質檔案保存的條件，如溫度、濕度等；成立專門的人事檔案管理工作室、配備齊全的檔案管理設備能夠為檔案整理、保存和利用提供方便。

四、規范檔案歸檔材料，保證材料的真實性

在一些人事單位，由于領導和檔案管理員對檔案管理工作的不重視，使人事檔案歸檔材料不規范現象頻發。檔案的歸檔材料應該依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》的相關內容，嚴格規范檔案歸檔材料。檔案歸檔材料作為檔案的主要內容，應該保證其真實性和規范性。在事業單位，員工的工作能力很重要，而不論是員工招聘，還是選拔考核，都要以員工的檔案作為參考依據，因此，保證檔案歸檔材料的真實性可以為事業單位選拔人才提供有價值的標準。

除此之外，還應注意的一點是規范檔案紙質，正規的檔案材料用紙應該是16開標準規格的，不應該隨意使用A3、A4或其它規格的紙質。同時，針對紙質檔案保存容易損壞的性質，應增加電子檔案管理。

五、加強對電子檔案的管理，促進檔案的有效利用

利用電腦和網絡技術將檔案資料真實、準確地輸入管理，將文字資料、圖片資料及其它聲音與影像資料加工處理，可為上級領導的考核、查閱提供便利，增強檔案管理的工作效率。電子檔案管理是社會信息化、數據化的需要，也是加強檔案管理的需求。電子檔案是人事檔案管理的又一重要內容。傳統的檔案管理具有高度保密性，使得檔案的資源價值被忽視，而數據網絡的發展給了檔案管理一個共享資源、充分利用資源的機會。電子檔案具有更新及時、可共享的特點，能夠在保證檔案隱私的同時，促進檔案的有效利用。

六、結語

做好事業單位人事檔案的管理工作，能夠提高事業單位的人員素質，促進事業單位的高效運轉，對事業單位的發展具有重要的意義。應提升人事檔案的管理意識，提高能力和水平，加強制度化建設及管理設備的投入，注重檔案的真實性與可利用性，并壯大檔案管理人員隊伍，增強創新意識，利用先進的科技手段大力推進檔案管理工作，使人事檔案管理在事業單位的工作中發揮最大的作用，從而促進社會的發展與進步。

參考文獻：

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