檔案工作信息化建設的思考

何灝濤

新時代的檔案工作面臨著信息社會發展的全面挑戰，檔案工作正處于從傳統模式向信息化模式轉換的十字路口，檔案信息化建設工作正在全國范圍內全面展開。目前對于檔案信息化的一個重要課題就是通過有效的統籌和資源共享與整合來推進全國的檔案信息化工作，避免電子政務建設中出現的重復建設。從目前的檔案信息化實踐來看，筆者認為應在以下幾方面加強檔案信息化過程中的建設資源共享與整合：

一、設立專業的檔案信息化工作專門機構

目前，各級檔案機構都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設的領導機構，如各地的檔案信息化建設領導小組或檔案信息化項目建設領導小組等，但僅靠這樣的領導機構還不能適應檔案信息化的長遠發展要求。檔案信息化應該成為整個檔案業務工作體系的一個有機組成部分，因此也應該與業務指導、編研、檔案法制等業務領域一樣有相應的常設機構來具體負責此項工作。

筆者建議，在國家檔案局層面設立常設的專門行政機構來加強對全國檔案信息化工作的領導和管理，這一機構更多承擔的是檔案信息化建設的領導和管理職責而不是從事技術性工作；在地方各級檔案局也應設立專門的常設機構來負責檔案信息化工作，目前有些地方已經成立了信息化處、技術與信息化科等機構來負責這一工作并取得了很好的工作效果。通過成立專業的檔案信息化常設行政機構，一方面可以將檔案信息化納入日常工作，強化對檔案信息化工作具體實施的管理；另一方面也可以為檔案信息化建設集聚專業人才，適應檔案信息化工作乃至檔案事業發展的長期要求。

二、強力推行全國統一的檔案信息化標準體系

檔案信息化標準體系包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范三個方面。近年來國家檔案局針對檔案信息化建設中的各種問題陸續頒布實施了很多標準，與此同時，各省乃至基層檔案部門也制訂了大量地方標準，其中很多地方標準與國家檔案局的標準都是重復的。筆者認為，多層標準的存在不僅完全沒有必要，甚至會對系統建設的統一推進產生阻礙，為此國家檔案局應該采取有力措施，盡快出臺有關政策，統一安排各類信息化標準的制訂工作，逐步在全國范圍內建立和執行統一的檔案信息化標準體系。

同時，國家檔案局要加強相關檔案信息化標準的宣傳和落實，對于新出臺的信息化標準要加強在檔案系統和機關企事業檔案部門的推廣，使相關標準能夠切實指導檔案信息化實踐，避免在檔案信息化實踐過程中的盲目性，減少物質資源浪費和人力資源浪費，也讓信息化實踐能夠充分利用前人和國際國內通行的規范，提升檔案信息化的規范性和質量。

三、建立全國檔案信息化項目協調與交流平臺

目前檔案信息化建設正處于起步階段，為了在全國范圍內統籌信息化建設工作，國家檔案局和各省檔案局應該及時掌握各地檔案信息化項目的狀況與進展，協調各地在新的信息化領域中的工作，避免各地在短時間內向同一新領域投入過多資源。為加強各地在信息化項目上的協調與交流，筆者建議：

（一）實行檔案信息化項目備案制度

國家檔案局負責省級項目的備案，各省檔案局負責本省項目的備案，通過這種方式及時了解各地的檔案信息化進展情況，為優化建設資源提供基本決策依據。除了備案制度的建立，這一備案體系還應該由網絡平臺來支撐運行，即備案通過網絡進行，以此來保證信息的及時性。

（二）建立全國性檔案信息化交流的內部網絡平臺

通過這一平臺，各地檔案部門都可以及時了解其他地方檔案信息化的狀況，交流經驗，共享技術資源，進行跨地區的信息化建設合作，與傳統的通過會議、發文、考察等進行交流的方式相比，基于網絡平臺的交流將更加及時、經濟和有效。

（三）加強檔案信息化項目的試點與推廣工作

作為行業性信息化建設項目，各地檔案信息化工作有著極大的相似性和可移植性。因此，國家檔案局可以選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點并提供相應的資金和技術資源支持，在此基礎之上充分總結并摸索出一套信息化建設的規律和可行的實施方案，并將這些經驗和方案向全國推廣，指導各地的檔案信息化建設，避免檔案信息化建設的無序和雜亂現象。通過國家檔案局的統一指導和統一規劃，信息化建設將更加的有序和規范，從而結束。各地各自為政、閉門造車的局面。

四、充分利用原有檔案信息化基礎和電子政務建設的成果

檔案信息化工作并不是一項全新的工作，這項工作的開展不是推倒所有的一切重新開始，而是在原有基礎之上進行的一項創新工作。除了利用電子政務建設的成果之外，檔案信息化還應充分利用原有的信息化基礎。計算機在檔案行業中的應用在90年代已經開始，從檔案計算機管理系統到現在的檔案信息化建設，計算機的應用由淺入深，大大地改變了檔案的管理和利用方式。在檔案信息化過程中，要充分利用檔案計算機管理系統中已有的成果，包括檔案著錄信息、已經掃描的檔案、案卷目錄、卷內文件目錄等，避免重復性工作，減少不必要的浪費。相關單位在進行檔案信息化時，要預先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎上規劃和開展檔案信息化建設。

檔案信息化建設是電子政務建設的一個有機部分，要利用有限的資源高效推進檔案信息化，將檔案信息化建設放在電子政務建設的大平臺中來考慮。多年的電子政務建設已經建立起了較為完善的硬件設施和管理制度，并摸索出了一套經驗，這些都為檔案信息化建設提供了良好的基礎，一方面，檔案部門可以充分利用本地的電子政務基礎設施，如網絡基礎設施、安全基礎設施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鑒其他部門的經驗和教訓。為此，各地檔案部門應該積極參與當地的電子政務建設，成為當地信息化工作或電子政務建設領導小組成員單位，進入信息化規劃建設決策層，通過為政府提供有效的文檔服務來獲得當地政府的支持，爭取更多的資源來開展檔案信息化建設；同時檔案部門要深入了解本地電子政務建設現狀，摸清可供利用的各類建設資源現狀，要堅持一個基本原則，即凡是可以利用現有電子政務基礎設施完成的工作就不要再進行重復投入。